Mục lục
Bàn giao hướng dẫn viên là buổi điều hành giao cho hướng dẫn viên đủ giấy tờ, thông tin và tiền để đại diện công ty trên đường đi. Trong tour, mọi khoản hướng dẫn viên thu hộ của khách hay chi hộ cho công ty đều ghi lại ngay; sau tour, hướng dẫn viên nộp chứng từ và hoàn ứng để số tiền đang giữ về 0.
Bộ hồ sơ gồm văn bản phân công và chương trình tour (Luật Du lịch yêu cầu mang theo), phiếu điều tour ghi từng dịch vụ đã đặt và khoản nào trả tại chỗ, danh sách đoàn và rooming list bản cuối, số liên hệ khẩn cấp, và tiền tạm ứng có phiếu ký nhận.
Bài viết dành cho điều hành, kế toán và hướng dẫn viên. Bàn giao là bước 6 trong quy trình điều hành tour từ A–Z; bài này đi sâu vào bước đó. Các ví dụ dùng số giả định.
Lưu ý: Đây là thông tin tổng hợp để tham khảo. Hãy hỏi thêm ý kiến bộ phận chuyên môn (kế toán, thuế, pháp lý) của doanh nghiệp. Nội dung này không phải khuyến nghị làm theo ngay.
Luật Du lịch yêu cầu hướng dẫn viên mang theo gì
Ba điều của Luật Du lịch 2017 (Luật số 09/2017/QH14) liên quan trực tiếp đến buổi bàn giao:
- Điều 58, khoản 3 điểm c: để hành nghề, hướng dẫn viên phải có hợp đồng hướng dẫn với doanh nghiệp lữ hành hoặc văn bản phân công hướng dẫn theo chương trình du lịch.
- Điều 65, khoản 2: hướng dẫn viên phải đeo thẻ hướng dẫn viên khi hành nghề, mang theo văn bản phân công nhiệm vụ và chương trình du lịch bằng tiếng Việt; dẫn khách quốc tế thì mang thêm chương trình bằng tiếng nước ngoài. Khi khách yêu cầu đổi chương trình, hướng dẫn viên báo người phụ trách của doanh nghiệp để quyết định.
- Điều 37, khoản 1 điểm e (khoản 3 điểm b với tour đưa khách ra nước ngoài): doanh nghiệp lữ hành chịu trách nhiệm về hoạt động của hướng dẫn viên trong thời gian hướng dẫn khách theo hợp đồng.
Vì vậy bàn giao không chỉ là đưa tiền và danh sách. Thiếu văn bản phân công hay chương trình tour là thiếu giấy tờ luật yêu cầu, và công ty cũng chịu trách nhiệm về những gì hướng dẫn viên làm trên đường.
Bộ hồ sơ bàn giao gồm những gì
Giấy tờ | Nội dung | Vì sao cần |
|---|---|---|
Hợp đồng hướng dẫn hoặc văn bản phân công | Tên hướng dẫn viên, đoàn, thời gian | Luật Du lịch yêu cầu; căn cứ trả công |
Chương trình tour | Lịch trình từng ngày, bằng tiếng Việt (và tiếng nước ngoài với khách quốc tế) | Luật Du lịch yêu cầu mang theo; khách hỏi gì cũng trả lời theo đó |
Phiếu điều tour | Từng dịch vụ đã đặt, nhà cung cấp, người liên hệ, mã xác nhận, khoản nào đã trả, khoản nào trả tại chỗ | Hướng dẫn viên biết đến đâu gặp ai, trả gì |
Danh sách đoàn và rooming list bản cuối | Tên khách theo giấy tờ, số điện thoại, ghi chú ăn uống, sức khỏe, xếp phòng | Điểm danh, làm thủ tục khách sạn; xem cách lập rooming list và danh sách đoàn |
Vé, voucher, xác nhận đặt chỗ | Vé máy bay, tàu, vé tham quan đã mua trước | Tránh bị đòi trả lại tại chỗ |
Thông tin bảo hiểm | Đơn vị bảo hiểm, số đơn, số điện thoại bồi thường | Khi khách ốm, tai nạn |
Danh bạ khẩn cấp | Điều hành trực, sale phụ trách, trưởng đoàn, cơ sở y tế gần các điểm | Xử lý sự cố ngoài giờ |
Phiếu tạm ứng | Số tiền, các khoản dự kiến chi, chữ ký nhận | Căn cứ hoàn ứng sau tour |
Bảng kê chi trống | Mẫu ghi từng khoản chi, thu trong tour | Ghi ngay trên đường, không đợi về mới nhớ |
Buổi bàn giao nên làm trước ngày khởi hành một đến hai ngày, gặp trực tiếp hoặc gọi video. Điều hành đi qua từng ngày của chương trình, chỉ những điểm dễ phát sinh (bữa ăn chưa có hợp đồng, điểm phải mua vé tại cổng, khách có ghi chú sức khỏe), rồi hướng dẫn viên ký nhận hồ sơ và tiền.
Tạm ứng bao nhiêu là đủ
Tạm ứng là tiền công ty giao hướng dẫn viên để trả những khoản chỉ trả được tại chỗ. Cách tính: liệt kê từng khoản trên phiếu điều tour có ghi "trả tại chỗ", cộng lại, thêm một khoản dự phòng nhỏ.
Khoản lớn nên để công ty chuyển khoản trước. Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 khoản 1 điểm c), khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Hướng dẫn viên trả tiền mặt cả bữa ăn của đoàn tại nhà hàng là khoản dễ vướng mốc này. Nếu công ty vẫn cần hướng dẫn viên trả thay, hãy hỏi bộ phận thuế về quy chế ủy quyền thanh toán và cách trả (chuyển khoản, thẻ) cho đúng.
Ví dụ: đoàn 35 khách, 3 ngày 2 đêm (số giả định)
Khoản | Số tiền | Cách trả |
|---|---|---|
Bữa trưa ngày 1, nhà hàng chưa ký hợp đồng: 35 × 180.000 | 6.300.000 | Công ty chuyển khoản trước theo xác nhận số suất |
Vé thuyền tham quan: 35 × 250.000 | 8.750.000 | Công ty chuyển khoản trước theo danh sách đoàn |
Nước uống, khăn lạnh: 35 khách × 3 ngày × 20.000 | 2.100.000 | Tạm ứng |
Vé điểm tham quan nhỏ mua tại cổng: 35 × 100.000 | 3.500.000 | Tạm ứng |
Dự phòng | 1.500.000 | Tạm ứng |
Tổng tạm ứng | 7.100.000 | Hướng dẫn viên ký nhận ngày T-1 |
Hai khoản lớn đã chuyển khoản trước thì ghi rõ trên phiếu điều tour là "đã thanh toán", để hướng dẫn viên không bị nhà hàng, bến thuyền đòi trả lần nữa.
Nếu hướng dẫn viên là cộng tác viên (không phải nhân viên công ty), kế toán theo dõi khoản ứng ở tài khoản phù hợp theo hướng dẫn của kế toán trưởng; tài khoản tạm ứng (141) theo Thông tư 99/2025/TT-BTC dành cho người trong doanh nghiệp.
Thu hộ, chi hộ trong tour
- Thu hộ: hướng dẫn viên nhận tiền của khách thay công ty. Ví dụ khách đóng nốt tiền tour, phụ thu phòng đơn, khách mua thêm dịch vụ.
- Chi hộ: hướng dẫn viên trả thay công ty một khoản không có trong tạm ứng, bằng tiền thu hộ hoặc tiền túi.
Tiền thu hộ là tiền của công ty đang nằm trong tay hướng dẫn viên. Năm quy tắc giữ cho số tiền này rõ ràng:
- Sale lập sẵn phiếu thu hộ trước ngày đi cho khoản đã biết (khách còn nợ bao nhiêu), để hướng dẫn viên thu đúng số, đúng người.
- Ưu tiên khách chuyển khoản thẳng về tài khoản công ty, hướng dẫn viên chỉ xác nhận đã nhận.
- Thu tiền mặt thì đưa khách biên nhận, ghi vào bảng kê ngay.
- Báo kế toán trong ngày. Khoản khách trả ghi giảm công nợ của đơn, và kế toán cần biết ngày thu để xử lý hóa đơn, xem bài khi nào công ty lữ hành phải xuất hóa đơn.
- Phát sinh công ty chịu phải có người duyệt: hướng dẫn viên nhắn điều hành, điều hành đồng ý bằng tin nhắn có lưu, ghi lý do.
Tiếp ví dụ: ba phát sinh trong tour
- Một khách xin ở phòng đơn từ đêm thứ hai, phụ thu 1.200.000 đ, trả tiền mặt cho hướng dẫn viên (thu hộ). Tiền phòng thêm khách sạn tính vào công nợ nhà cung cấp của đoàn, không chi từ tạm ứng.
- Mười khách mua thêm vé xem biểu diễn buổi tối, 10 × 300.000 = 3.000.000 đ. Hướng dẫn viên thu của khách (thu hộ) rồi trả đơn vị biểu diễn (chi hộ), lấy hóa đơn mang tên công ty.
- Xe đón thêm một chuyến do khách lạc đoàn, 800.000 đ. Điều hành đồng ý qua tin nhắn, công ty chịu (chi hộ).
Hoàn ứng sau tour
Công thức giống bài quyết toán tour:
Số hướng dẫn viên phải nộp lại = Tạm ứng + Tiền thu hộ − Các khoản đã chi (có chứng từ)
Tiếp ví dụ trên:
Dòng | Số tiền |
|---|---|
Tạm ứng | 7.100.000 |
Thu hộ: phụ thu phòng đơn + vé biểu diễn | 4.200.000 |
Tổng đang giữ | 11.300.000 |
Đã chi: nước uống, khăn lạnh | 2.100.000 |
Đã chi: vé điểm tham quan (34 khách, 1 khách ốm ở lại khách sạn) | 3.400.000 |
Đã chi: vé biểu diễn | 3.000.000 |
Đã chi: xe đón thêm | 800.000 |
Tổng đã chi | 9.300.000 |
Phải nộp lại | 2.000.000 |
Kết quả dương thì hướng dẫn viên nộp lại phần thừa, kế toán lập phiếu thu. Kết quả âm thì hướng dẫn viên đã ứng tiền túi, công ty lập phiếu chi trả bổ sung. Số tiền hướng dẫn viên đang giữ phải về 0 trước khi khóa sổ đoàn.
Mốc nên dùng, tính từ ngày đoàn về: nộp chứng từ trong 3 ngày, hoàn ứng và quyết toán trong 7 ngày. Chứng từ hợp lệ là hóa đơn ghi đúng tên, mã số thuế công ty, vé, biên nhận; khoản nào không có hóa đơn thì hỏi kế toán cách lập chứng từ thay thế.
Checklist bàn giao hướng dẫn viên
Trước buổi bàn giao (điều hành)
- Văn bản phân công hoặc hợp đồng hướng dẫn đã ký.
- Chương trình tour bản cuối, tiếng Việt (và tiếng nước ngoài nếu là khách quốc tế).
- Phiếu điều tour: đủ dịch vụ, người liên hệ, mã xác nhận, ghi rõ khoản đã thanh toán và khoản trả tại chỗ.
- Danh sách đoàn và rooming list bản cuối, có số phiên bản.
- Vé, voucher, xác nhận đặt chỗ.
- Thông tin bảo hiểm của đoàn.
- Khoản từ 5 triệu đồng đã chuyển khoản trước cho nhà cung cấp.
- Phiếu tạm ứng đã duyệt; phiếu thu hộ sale lập sẵn (nếu có).
Trong buổi bàn giao
- Đi qua từng ngày của chương trình và các điểm dễ phát sinh.
- Đi qua từng khách có ghi chú ăn uống, sức khỏe.
- Cách báo phát sinh và người duyệt ngoài giờ.
- Hướng dẫn viên kiểm đếm tiền tạm ứng và ký nhận hồ sơ, tiền.
- Nhắc mang thẻ hướng dẫn viên.
Trong tour (hướng dẫn viên)
- Ghi bảng kê ngay sau mỗi khoản thu, chi; giữ hóa đơn, vé, biên nhận.
- Đưa biên nhận cho khách khi thu tiền mặt.
- Báo điều hành mỗi khoản phát sinh và khoản thu thêm trong ngày.
Sau tour
- Nộp chứng từ và bảng kê trong 3 ngày.
- Hoàn ứng: nộp lại phần thừa hoặc nhận phần ứng thêm.
- Ghi nhận xét về từng nhà cung cấp cho điều hành.
Những lỗi hay gặp
- Chuyển khoản tạm ứng mà không có phiếu ký nhận, đến lúc hoàn ứng mỗi bên nhớ một số.
- Phiếu điều tour không ghi khoản nào đã trả, nhà cung cấp đòi, hướng dẫn viên trả lần hai.
- Giao hướng dẫn viên trả tiền mặt cả bữa ăn của đoàn, khoản này vướng mốc 5 triệu đồng.
- Phát sinh chỉ nằm trong tin nhắn, quyết toán xong mới có người nhớ ra.
- Tiền thu hộ không báo trong ngày, sale vẫn đòi khách khoản khách đã trả.
- Không đặt mốc nộp chứng từ, hướng dẫn viên đi đoàn khác, hóa đơn thất lạc.
Bàn giao và tiền hướng dẫn viên trên TourWell
Trên TourWell, bộ hồ sơ hướng dẫn viên (phiếu điều tour, hợp đồng hướng dẫn viên, danh sách khách, lịch trình, danh sách đơn hàng) in ra trong một lần bấm, dựng từ dữ liệu thật của tour. Phiếu điều tour có sẵn bảng kê dịch vụ, tạm ứng, thu hộ, chi hộ để hướng dẫn viên ký nhận. Mẫu phiếu điều tour và hợp đồng hướng dẫn viên sửa được theo cách làm của từng công ty.
Tạm ứng hướng dẫn viên đi qua đề nghị thanh toán có duyệt. Sale lập sẵn phiếu thu hộ, điều hành giao người đi thu; người cầm tiền khai số thực thu qua đường link, không cần tài khoản. Kế toán xác nhận hai mốc: đã thu từ khách và đã nộp về quỹ. Số tiền từng hướng dẫn viên đang giữ cộng dồn qua các tour, nợ ở tour này hay giữ tiền ở tour kia đều thấy trên một màn. Chi tiết ở trang phần mềm điều hành tour và phần mềm kế toán cho công ty du lịch.
Hỏi đáp
Hướng dẫn viên phải mang theo giấy tờ gì khi dẫn đoàn? Theo Luật Du lịch 2017, Điều 65: thẻ hướng dẫn viên (đeo khi hành nghề), văn bản phân công nhiệm vụ và chương trình du lịch bằng tiếng Việt; với khách quốc tế thì có thêm chương trình bằng tiếng nước ngoài. Công ty nên giao thêm phiếu điều tour, danh sách đoàn và danh bạ khẩn cấp.
Tạm ứng cho hướng dẫn viên tính thế nào? Cộng các khoản trên phiếu điều tour có ghi "trả tại chỗ", thêm một khoản dự phòng nhỏ. Khoản từ 5 triệu đồng nên để công ty chuyển khoản trước cho nhà cung cấp.
Thu hộ và chi hộ khác nhau thế nào? Thu hộ là hướng dẫn viên nhận tiền của khách thay công ty. Chi hộ là hướng dẫn viên trả thay công ty một khoản không có trong tạm ứng. Cả hai đều ghi bảng kê và tính vào lúc hoàn ứng.
Khi nào hướng dẫn viên phải hoàn ứng? Nên đặt mốc trong quy chế: nộp chứng từ trong khoảng 3 ngày sau khi đoàn về, hoàn ứng và quyết toán xong trong 7 ngày.
Hướng dẫn viên trả tiền mặt khoản từ 5 triệu đồng có được không? Khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ. Hãy hỏi bộ phận thuế về quy chế ủy quyền thanh toán trước khi giao hướng dẫn viên trả khoản lớn.
