Khách chuyển khoản trước chuyến đi: khi nào công ty lữ hành phải xuất hóa đơn?

Tour gần như luôn thu tiền trước ngày khởi hành: khách cọc khi đặt chỗ, thanh toán nốt trước ngày đi, công ty khách hàng chuyển đợt 1 ngay khi ký hợp đồng. Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định lại thời điểm lập hóa đơn, và với nghề lữ hành, câu hỏi "khoản tiền này là tiền cọc hay tiền thanh toán?" quyết định hôm nay có phải xuất hóa đơn hay không.

Nghị định 254/2026 nói gì về thời điểm lập hóa đơn dịch vụ

Nghị định 254/2026/NĐ-CP ban hành ngày 30/6/2026, có hiệu lực từ 01/7/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Với dịch vụ, khoản 2 Điều 9 có ba ý mà công ty lữ hành cần nhớ:

1. Nguyên tắc chung: lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
2. Thu tiền trước hoặc trong khi làm dịch vụ: lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền.
3. Trừ tiền đặt cọc: khoản tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ không thuộc trường hợp phải lập hóa đơn khi thu.

Điểm mới nằm ở ý thứ ba. Nghị định 70/2025 trước đây chỉ loại trừ tiền đặt cọc cho một số nhóm dịch vụ cụ thể. Nghị định 254 áp dụng chung cho mọi hợp đồng cung cấp dịch vụ, nên tour cũng thuộc phạm vi này.

Với một đoàn tour, "hoàn thành dịch vụ" thường là ngày đoàn kết thúc chương trình. Nhưng vì phần lớn tiền tour về trước ngày đó, ý thứ hai mới là quy định công ty lữ hành gặp hằng ngày.

Tiền cọc hay tiền thanh toán trước: phân biệt thế nào

Trong nghề, chữ "cọc" được dùng rất rộng: khách chuyển 30% là "cọc", chuyển 50% cũng gọi là "cọc", có nơi gọi cả khoản trả đủ là "cọc giữ chỗ". Nhưng Nghị định 254 chỉ loại trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự, tức khoản tiền đặt cọc theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015. Khoản này có mấy đặc điểm:

• Mục đích là bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, không phải trả trước cho dịch vụ.
• Khi hợp đồng được thực hiện, tiền cọc được trả lại hoặc trừ vào số tiền phải thanh toán.
• Khi khách từ chối thực hiện hợp đồng, khách mất cọc. Khi công ty từ chối, công ty phải trả lại tiền cọc và thêm một khoản tương đương, trừ khi hai bên thỏa thuận khác.

Ngược lại, khoản "thanh toán đợt 1", "tạm ứng 50% giá trị hợp đồng" hay "thanh toán trước 100%" là tiền thu trước, phải lập hóa đơn ngay khi nhận tiền.

Các trang tư vấn thuế đều lưu ý: không phải khoản nhận trước nào gọi là "cọc" cũng được coi là đặt cọc. Một khoản ghi "tiền cọc" nhưng bằng 100% giá tour, hợp đồng không có điều khoản phạt cọc, thì rất khó coi là tiền đặt cọc để bảo đảm hợp đồng.

Mấy dấu hiệu nên rà trong mẫu hợp đồng tour và xác nhận đặt chỗ của công ty:

• Hợp đồng gọi khoản này là gì? Ghi "tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng" thì nghiêng về đặt cọc. Ghi "thanh toán đợt 1", "tạm ứng", "trả trước" thì là tiền thu trước.
• Có điều khoản phạt cọc hai chiều không? Có (khách huỷ mất cọc, công ty huỷ trả cọc và bồi thường) thì nghiêng về đặt cọc. Chỉ có bảng phí huỷ tour theo số ngày thì nghiêng về tiền thu trước.
• Khoản này chiếm bao nhiêu phần giá tour? Một phần nhỏ, đủ để giữ chỗ, thì nghiêng về đặt cọc. Phần lớn hoặc toàn bộ giá tour thì nghiêng về tiền thu trước.
• Khi tour diễn ra, khoản này dùng làm gì? Được trừ vào tiền tour lúc quyết toán thì nghiêng về đặt cọc. Đã là tiền tour ngay từ đầu thì là tiền thu trước.

Ba tình huống công ty lữ hành hay gặp

Tình huống 1: Khách lẻ cọc 30%, thanh toán nốt trước ngày đi

Gia đình 4 người đặt tour Tết 5 ngày, giá 40 triệu đồng. Ngày 01/11, khách chuyển 12 triệu đồng tiền cọc. Hợp đồng ghi rõ khoản này là tiền đặt cọc, kèm điều khoản phạt cọc. Ngày 20/01, khách chuyển nốt 28 triệu đồng. Đoàn khởi hành ngày 05/02 và về ngày 09/02.

• Ngày 01/11: nếu đúng là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự, chưa phải lập hóa đơn. Kế toán lập phiếu thu, ghi rõ là tiền đặt cọc.
• Ngày 20/01: khoản 28 triệu đồng là tiền thu trước khi làm dịch vụ, phải lập hóa đơn ngay trong ngày nhận tiền.
• Khoản cọc 12 triệu đồng: khi tour diễn ra, khoản này được trừ vào tiền tour và trở thành một phần tiền thanh toán, nên cũng phải có trên hóa đơn. Lập vào ngày thu nốt hay ngày kết thúc tour, công ty nên thống nhất với kế toán theo cách hiểu của cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Nếu hợp đồng chỉ ghi chung chung "khách thanh toán trước 30%", thì ngay ngày 01/11 đã phải lập hóa đơn cho 12 triệu đồng.

Tình huống 2: Đoàn công ty thanh toán hai đợt, đợt sau trả sau tour

Một công ty đặt tour khen thưởng cho 60 nhân viên, hợp đồng 450 triệu đồng: đợt 1 thanh toán 50% khi ký, đợt 2 thanh toán phần còn lại trong 15 ngày sau khi kết thúc tour.

• Đợt 1 (225 triệu đồng): là tiền thu trước, lập hóa đơn khi nhận tiền.
• Đợt 2 (225 triệu đồng): lập hóa đơn khi hoàn thành dịch vụ, tức ngày kết thúc tour, dù khách chưa chuyển tiền.

Nhiều công ty quen đợi khách chuyển nốt tiền rồi mới xuất hóa đơn phần còn lại. Theo nguyên tắc "không phân biệt đã thu được tiền hay chưa", cách làm này có thể bị coi là lập hóa đơn không đúng thời điểm. Nếu sau tour hai bên còn điều chỉnh số khách hay dịch vụ phát sinh, hãy chốt biên bản nghiệm thu ngay khi đoàn về để kịp lập hóa đơn đúng số tiền.

Tình huống 3: Khách huỷ hoặc hoãn tour

Đây là tình huống các bài hướng dẫn hiện có ít nói tới, nên công ty cần hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế cho từng trường hợp:

• Đã lập hóa đơn cho khoản thu trước, sau đó hoàn tiền cho khách: hóa đơn đã lập phải được điều chỉnh theo quy định về xử lý hóa đơn trong Nghị định 254. Đừng huỷ hay lập lại hóa đơn theo thói quen cũ khi chưa hỏi kế toán.
• Khách huỷ và mất cọc: khoản cọc lúc này trở thành tiền công ty được giữ lại. Lập hóa đơn hay chỉ lập chứng từ thu cho khoản này phụ thuộc cách xác định bản chất khoản tiền, nên cần hỏi cơ quan thuế.
• Khách hoãn sang chuyến sau: tiền đã thu được chuyển sang bảo lưu và trừ vào chuyến sau. Nếu đã lập hóa đơn khi thu tiền, cần thống nhất cách ghi nhận để không lập hóa đơn hai lần cho cùng một khoản tiền.

Ghi gì trên hóa đơn cho khách lẻ và khách nước ngoài

Phụ lục của Nghị định 254 cũng làm rõ thông tin người mua trong vài trường hợp sát với nghề lữ hành:

• Khách cá nhân không cung cấp thông tin: ghi "Bán cho người tiêu dùng", không để trống.
• Khách là người nước ngoài: ghi số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.

Với tour inbound hay tour có khách nước ngoài đi cùng, nên lấy thông tin hộ chiếu ngay lúc nhận danh sách đoàn, không đợi đến lúc xuất hóa đơn mới đi hỏi.

Nghị định 254 cũng quy định khen thưởng người tiêu dùng tố giác người bán không lập, không giao hóa đơn điện tử: tối đa 10% số tiền phạt và không quá 10 triệu đồng mỗi vụ, khi thông tin đúng và cơ quan thuế đã ra quyết định xử phạt.

Xuất hóa đơn sai thời điểm bị phạt bao nhiêu

Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, chia mức phạt hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo số hóa đơn vi phạm:

• 1 hóa đơn: 500.000 – 1.500.000 đồng.
• Từ 2 đến dưới 10 hóa đơn: 2 – 5 triệu đồng.
• Từ 10 đến dưới 20 hóa đơn: 5 – 15 triệu đồng.
• Từ 20 đến dưới 50 hóa đơn: 15 – 30 triệu đồng.
• Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn: 30 – 50 triệu đồng.
• Từ 100 hóa đơn trở lên: 50 – 70 triệu đồng.

Một mùa Tết, công ty bán vài chục tour ghép cho khách lẻ là đã có vài chục khoản thanh toán trước. Nếu tất cả cùng xuất chậm theo một thói quen sai, số hóa đơn vi phạm cộng lại rất nhanh.

Việc công ty lữ hành nên làm ngay

1. Rà lại mẫu hợp đồng tour và xác nhận đặt chỗ. Tách rõ "tiền đặt cọc" (có điều khoản phạt cọc) với "thanh toán đợt". Đừng gọi mọi khoản tiền là "cọc".
2. Phiếu thu ghi đúng bản chất khoản tiền. Khoản nào là cọc, khoản nào là thanh toán, để kế toán biết khoản nào phải xuất hóa đơn trong ngày.
3. Mỗi khoản tiền về gắn với một đơn hàng. Đề nghị khách ghi mã đơn hoặc mã booking trong nội dung chuyển khoản, để không sót khoản thu trước nào.
4. Mỗi sáng, kế toán có hai danh sách: các khoản thanh toán trước nhận hôm qua chưa có hóa đơn, và các đoàn kết thúc hôm qua còn phần chưa lập hóa đơn.
5. Lấy thông tin xuất hóa đơn ngay khi đặt tour: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, email nhận hóa đơn với khách công ty; hộ chiếu và quốc tịch với khách nước ngoài.
6. Không ghi lùi ngày hóa đơn để khớp với ngày thu tiền đã lỡ.
7. Thống nhất trước với kế toán cách xử lý các trường hợp huỷ, hoãn và mất cọc, viết thành quy trình chung cho cả phòng sale.

TourWell giúp gì ở khâu này

Trên TourWell, kế toán lập phiếu thu ngay từ đơn hàng, một đơn có thể có nhiều phiếu theo từng đợt cọc và thanh toán. Thu xong, đơn tự cập nhật số đã thu và còn phải thu, sale không phải đi hỏi. Khi khách cần hóa đơn VAT, sale gửi yêu cầu xuất hóa đơn ngay từ đơn, kèm tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và email nhận. Kế toán nhận yêu cầu, kiểm tra các dòng dịch vụ rồi xử lý. Khách hoãn tour thì tiền được chuyển sang bảo lưu và trừ vào chuyến sau, công nợ không bị đội lên.

Nhờ đó, kế toán biết khoản tiền nào thuộc đơn nào, là đợt cọc hay đợt thanh toán, để xuất hóa đơn đúng ngày thay vì dò lại sao kê ngân hàng vào cuối tháng.

Bài viết tổng hợp quy định để công ty lữ hành tham khảo, không thay cho ý kiến tư vấn thuế. Trước khi áp dụng, hãy đối chiếu Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên văn bản gốc và trao đổi với kế toán hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nhất là với các khoản tiền cọc, tiền huỷ tour và tiền bảo lưu.