Mục lục
Danh sách đoàn là bảng thông tin của từng khách theo đúng giấy tờ: họ tên, ngày sinh, giới tính, số căn cước hoặc hộ chiếu, số điện thoại. Rooming list là bảng xếp phòng lập từ danh sách đó: ai ở với ai, phòng loại gì, giường gì.
Điều hành lập danh sách đoàn một lần, rồi trích cho mỗi nơi đúng phần họ cần: khách sạn nhận rooming list, hãng bay nhận tên theo giấy tờ, nhà xe chỉ cần số khách và điểm đón. Cả hai phải chốt trước hạn của hãng bay và khách sạn, vì sai một chữ trong tên là mất phí đổi vé, thiếu một phòng là có khách đứng ở sảnh.
Bài viết dành cho điều hành tour, sale tour đoàn và nhân viên mới vào nghề. Các ví dụ dùng số giả định. File mẫu dùng ngay ở thư viện mẫu danh sách đoàn và rooming list.
Danh sách đoàn và rooming list khác nhau thế nào
Danh sách đoàn | Rooming list | |
|---|---|---|
Nội dung | Thông tin từng khách theo giấy tờ | Phòng nào, loại gì, ai ở trong phòng |
Lập khi nào | Ngay khi khách đăng ký, bổ sung dần | Khi đã đủ tên và biết ai ở chung với ai |
Ai dùng | Hãng bay, bảo hiểm, đại sứ quán, hướng dẫn viên | Khách sạn, khu nghỉ dưỡng, tàu ngủ đêm |
Sai thì mất gì | Phí đổi tên vé, khách không lên được máy bay, hồ sơ visa bị trả | Thiếu phòng, sai loại giường, phụ thu không ai thu |
Rooming list luôn đi sau danh sách đoàn. Sửa tên một khách trong danh sách đoàn thì phải sửa cả rooming list, và ngược lại. Vì vậy nên có một nguồn duy nhất: một file (hoặc một màn hình phần mềm) mà mọi bản gửi đi đều trích từ đó.
Danh sách đoàn cần những cột nào
Cột | Vì sao cần |
|---|---|
Họ tên theo giấy tờ | Hãng bay, khách sạn, bảo hiểm đều đối chiếu với giấy tờ. Tour nước ngoài ghi đúng thứ tự họ, tên đệm, tên như trên hộ chiếu, không dấu |
Giới tính | Xếp phòng cho khách đi một mình, danh sách bảo hiểm, visa |
Ngày sinh | Tính tuổi để biết người lớn, trẻ em, em bé: giá vé, chính sách phòng, giá ăn đều khác nhau |
Số căn cước hoặc hộ chiếu | Hãng bay, khách sạn (khai báo lưu trú), bảo hiểm |
Ngày hết hạn hộ chiếu | Tour nước ngoài: nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng |
Số điện thoại | Hướng dẫn viên gọi khi khách lạc, trễ giờ |
Đi cùng ai | Căn cứ để xếp phòng: gia đình, cặp đôi, đồng nghiệp |
Ghi chú | Ăn chay, dị ứng, cần xe lăn, say xe, sức khỏe cần lưu ý |
Đơn hàng, người đặt | Tour ghép gom từ nhiều đơn: biết khách thuộc đơn nào, ai là người liên hệ |
Hai việc kiểm tra ngay khi nhập:
- Tuổi tính theo ngày bay của từng chặng, không theo ngày đăng ký. Bé sang 2 tuổi giữa chuyến thì chặng về có thể phải mua ghế riêng theo giá trẻ em. Mốc tuổi cụ thể của từng hãng bay, khách sạn thì xem trong điều kiện của họ.
- Hạn hộ chiếu tính theo ngày về, không theo ngày đi. Hộ chiếu không đủ hạn phải báo khách làm lại trước khi nộp visa hoặc xuất vé.
Mỗi nơi cần nhận gì
Gửi cả danh sách đoàn đầy đủ cho mọi nơi vừa thừa vừa không an toàn cho khách. Mỗi nơi chỉ cần một phần:
Nơi nhận | Cần gì | Ghi chú |
|---|---|---|
Khách sạn | Rooming list: số phòng theo loại, tên khách từng phòng, ngày đến, ngày đi, yêu cầu riêng | Khách sạn cần thông tin giấy tờ để làm thông báo lưu trú; hỏi khách sạn muốn nhận trước hay nhận lúc làm thủ tục |
Hãng bay | Họ tên đúng giấy tờ, giới tính, ngày sinh (trẻ em, em bé), số hộ chiếu với chuyến quốc tế | Gửi trước hạn xuất vé hoặc hạn nộp tên của vé đoàn |
Nhà xe | Số khách, điểm và giờ đón, số điện thoại trưởng đoàn | Không cần số giấy tờ |
Bảo hiểm du lịch | Họ tên, ngày sinh, giới tính, số giấy tờ, thời gian đi | Luật Du lịch 2017 (Điều 37) yêu cầu doanh nghiệp lữ hành mua bảo hiểm cho khách trong thời gian thực hiện chương trình, trừ khi khách đã có bảo hiểm cho cả chương trình |
Tàu, thuyền tham quan | Danh sách hành khách theo mẫu của đơn vị vận hành | Nhiều nơi không cho lên tàu khi thiếu danh sách |
Đại sứ quán, đối tác nước ngoài | Theo mẫu của từng nơi | Thường cần thêm nghề nghiệp, nơi sinh, ngày cấp hộ chiếu |
Hướng dẫn viên | Danh sách đoàn bản cuối, rooming list, số điện thoại khách | Nằm trong bộ hồ sơ bàn giao, xem quy trình điều hành tour từ A–Z |
Cách xếp phòng cho một đoàn
Rooming list dùng mấy ký hiệu quen thuộc của khách sạn:
- SGL (single): phòng một người.
- TWN (twin): phòng hai giường đơn, hợp với hai đồng nghiệp, hai bạn.
- DBL (double): phòng một giường đôi, cho vợ chồng, cặp đôi.
- TRP (triple): phòng ba người, thường là phòng hai giường kê thêm một giường phụ (extra bed). Hỏi khách sạn phòng ba của họ thật sự là gì trước khi xếp.
Thứ tự xếp nên làm như sau:
- Hỏi trước ai muốn ở chung với ai. Với đoàn công ty, xin trưởng đoàn gửi danh sách ghép phòng; đừng tự ghép đồng nghiệp không quen nhau.
- Xếp gia đình và cặp đôi trước: DBL cho vợ chồng, gia đình có trẻ nhỏ thì DBL hoặc TWN, kèm giường phụ nếu cần.
- Xếp khách cùng giới vào TWN.
- Xử lý khách lẻ: khi số nam hoặc số nữ là số lẻ, sẽ có một khách thừa. Có ba cách: ghép thành phòng ba, cho ở phòng đơn và thu phụ thu, hoặc công ty chịu phần chênh. Điều kiện bán tour nên ghi trước cách xử lý để sale báo khách ngay khi đăng ký.
- Áp chính sách trẻ em của khách sạn: trẻ nhỏ ngủ chung giường với bố mẹ thường không tính phòng, trẻ lớn hơn có thể phải kê giường phụ và trả tiền ăn sáng. Mốc tuổi mỗi khách sạn mỗi khác, đọc trong hợp đồng.
- Thêm phòng cho hướng dẫn viên, và tài xế nếu khách sạn không có phòng lái xe. Một số hợp đồng đoàn có phòng miễn phí theo số phòng trả tiền; kiểm tra lại trong hợp đồng.
- Đếm lại: tổng số phòng theo loại, tổng số khách, tổng đêm phòng. So với số phòng đã giữ với khách sạn.
Ví dụ: đoàn công ty 32 khách (30 người lớn, 2 trẻ em), 2 đêm (số giả định)
Đoàn gồm 30 người lớn và 2 trẻ em: 2 cặp vợ chồng, một gia đình bố mẹ và 2 con (bé 4 tuổi, bé 8 tuổi), giám đốc xin ở phòng riêng, 3 chị em muốn ở chung, 20 người còn lại là 10 nam và 10 nữ.
Loại phòng | Số phòng | Ai ở |
|---|---|---|
DBL | 2 | 2 cặp vợ chồng |
DBL + giường phụ | 1 | Gia đình 4 người: bé 4 tuổi ngủ chung, bé 8 tuổi giường phụ |
SGL | 1 | Giám đốc |
TRP | 1 | 3 chị em |
TWN | 10 | 5 phòng nam, 5 phòng nữ |
SGL | 1 | Hướng dẫn viên |
Tổng | 16 phòng | 32 khách + 1 hướng dẫn viên, 32 đêm phòng cho 2 đêm |
Sát ngày đi, một chị trong nhóm 3 người xin không đi. Nhóm còn 2 người, chuyển từ TRP sang TWN: số phòng không đổi nhưng giá phòng thay đổi. Nếu người rút là một khách nam trong nhóm 10 nam, sẽ có một khách nam phải ở phòng đơn: điều hành báo sale thu phụ thu phòng đơn, hoặc ghi rõ công ty chịu, ngay hôm đó. Đây là lý do mỗi lần sửa rooming list phải xem lại dự toán, như bước 4 trong quy trình điều hành tour.
Khi nào chốt và khi danh sách thay đổi
Hạn chốt lấy từ điều khoản của nhà cung cấp, không lấy theo thói quen:
- Hãng bay: hạn nộp tên của vé đoàn hoặc ngày xuất vé. Sau hạn này, đổi tên có thể mất phí hoặc không được đổi.
- Khách sạn: hạn gửi rooming list và hạn nhả phòng không mất phí. Với phòng giữ cả mùa, xem thêm bài allotment và series.
- Bảo hiểm, visa: theo hạn của từng nơi; visa thường cần sớm nhất.
Khi danh sách đổi sau khi đã gửi:
- Sửa ở nguồn duy nhất trước, rồi mới trích bản gửi đi.
- Đánh số phiên bản và ngày giờ trên mỗi bản (ví dụ "Rooming list bản 3, 14h ngày 12/12"), để khách sạn và hướng dẫn viên biết đang cầm bản nào.
- Gửi lại cho mọi nơi bị ảnh hưởng, không chỉ khách sạn. Một khách rút tên có thể đổi cả vé, bảo hiểm, suất ăn và số ghế xe.
- Xin nơi nhận xác nhận đã nhận bản mới.
- Trước ngày đến khoảng 2–3 ngày, gọi khách sạn đối chiếu lại số phòng, loại phòng.
Khách hủy hoặc đổi người đi thay thì xử lý tiền theo điều kiện hủy, xem bài tiền cọc và hoàn hủy tour.
Giữ an toàn thông tin của khách
Danh sách đoàn chứa số căn cước, số hộ chiếu, ngày sinh, số điện thoại: đều là dữ liệu cá nhân. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Luật số 91/2025/QH15) có hiệu lực từ 01/01/2026. Một vài việc nên làm ngay:
- Gửi đúng phần cần: nhà xe không cần số hộ chiếu, nhà hàng chỉ cần số suất và ghi chú ăn uống.
- Không đăng ảnh danh sách hay ảnh hộ chiếu vào nhóm chat đông người.
- Giữ file ở nơi có phân quyền, không để trên máy cá nhân của từng người.
- Xóa hoặc hủy bản cũ sau tour theo quy định lưu trữ của công ty.
Việc cụ thể công ty phải làm theo luật (thông báo, xin đồng ý, lưu trữ bao lâu) nên hỏi bộ phận pháp lý của doanh nghiệp.
Mẫu danh sách đoàn và rooming list tải về
Mẫu danh sách đoàn và rooming list là file Excel, tải trực tiếp không cần điền form:
- Trang Danh sách đoàn: nhập thông tin khách một lần; file tự tính tuổi, đếm người lớn, trẻ em, em bé, tô đỏ hộ chiếu không đủ hạn 6 tháng sau ngày về, báo khách chưa xếp phòng.
- Trang Rooming list: phòng SGL, TWN, DBL, TRP, khách trong từng phòng, tổng số phòng và đêm phòng.
- Trang Hướng dẫn: cách điền, cách gửi khách sạn, hãng bay, đại sứ quán và giữ an toàn thông tin khách.
Những lỗi hay gặp
- Mỗi nơi giữ một bản danh sách, sửa chỗ này quên chỗ kia.
- Gõ tên khách theo lời kể, không theo giấy tờ, đến lúc xuất vé mới phát hiện sai.
- Tính tuổi trẻ em theo ngày đăng ký, bay rồi mới biết bé đã sang mốc giá khác.
- Không kiểm hạn hộ chiếu trước khi nộp visa.
- Quên phòng hướng dẫn viên hoặc phòng tài xế.
- Khách lẻ ra phòng đơn mà không ai thu phụ thu, quyết toán mới thấy lỗ.
- Gửi khách sạn bản cũ, đoàn đến nơi thiếu phòng.
Danh sách đoàn trên TourWell
Trên TourWell, khi sale bàn giao đơn, danh sách khách chuyển sang điều hành cùng đơn hàng, không phải gõ lại. Danh sách đoàn có giấy tờ, hộ chiếu, visa và phân xe của từng khách. Khi in, điều hành chọn cột theo yêu cầu của từng nơi: bản cho khách sạn, bản cho nhà xe, bản cho đại sứ quán, đều lấy từ một nguồn.
Phiếu đặt dịch vụ gửi nhà cung cấp qua email kèm danh sách khách và yêu cầu riêng. Trước ngày đi, bộ hồ sơ hướng dẫn viên (phiếu điều tour, hợp đồng hướng dẫn viên, danh sách khách, lịch trình, danh sách đơn hàng) in ra trong một lần bấm. Chi tiết ở trang phần mềm điều hành tour.
Hỏi đáp
Rooming list là gì? Rooming list là bảng xếp phòng của đoàn gửi khách sạn: số phòng theo từng loại (SGL, TWN, DBL, TRP), tên khách trong từng phòng, ngày đến, ngày đi và yêu cầu riêng như giường phụ, phòng liền kề.
Phòng TWN và DBL khác nhau thế nào? TWN là phòng hai giường đơn, DBL là phòng một giường đôi. Cả hai đều cho hai người. Xếp nhầm DBL cho hai đồng nghiệp là lỗi khách nhớ rất lâu.
Khi nào phải chốt rooming list? Trước hạn gửi rooming list và hạn nhả phòng trong hợp đồng với khách sạn. Danh sách tên cho hãng bay thường phải chốt còn sớm hơn, theo hạn xuất vé.
Trẻ em có tính phòng không? Tùy chính sách từng khách sạn. Thường trẻ nhỏ ngủ chung giường với bố mẹ không tính phòng, trẻ lớn hơn thường phải kê giường phụ và trả tiền ăn sáng. Mốc tuổi ghi trong hợp đồng với khách sạn.
Có cần gửi số hộ chiếu, căn cước cho khách sạn không? Khách sạn cần thông tin giấy tờ của khách để làm thông báo lưu trú. Hỏi khách sạn muốn nhận trước qua email hay nhận lúc làm thủ tục, và chỉ gửi những cột họ cần.
