Allotment và series: giữ chỗ khách sạn, vé máy bay cả năm mà không ôm chỗ thừa

Allotment là số phòng hoặc số chỗ mà khách sạn, nhà xe, hãng bay dành riêng cho một công ty lữ hành theo hợp đồng, trong một khoảng thời gian, với một hạn nhả chỗ: trước hạn đó công ty trả lại chỗ chưa bán mà không mất tiền, sau hạn đó chỗ coi như đã mua. Series là chuỗi đoàn khởi hành đều đặn theo cùng một chương trình, và thường là lý do để ký allotment. Ký allotment giúp công ty có chỗ vào mùa cao điểm với giá tốt; cái giá phải trả là rủi ro ôm chỗ thừa nếu không theo dõi hạn nhả chỗ.

Bài viết dành cho điều hành, trưởng phòng điều hành và chủ doanh nghiệp: cách chọn loại allotment, cách tính số chỗ nên ký, các điều khoản phải đọc kỹ và cách theo dõi hằng tuần. Các ví dụ dùng số giả định.

Hạn nhả chỗ, mức cọc và điều kiện trong bài là ví dụ minh họa. Mỗi khách sạn, hãng bay có điều khoản riêng; luôn lấy theo hợp đồng và xác nhận bằng văn bản của nhà cung cấp.

Allotment, giữ chỗ và series khác nhau thế nào

Ba khái niệm này hay bị dùng lẫn trong văn phòng. Cả đội sale, điều hành, kế toán nên hiểu cùng một nghĩa:

• Giữ chỗ (hold): giữ cho một đoàn cụ thể, thời hạn ngắn (vài ngày đến vài tuần), hết hạn mà không cọc thì nhà cung cấp tự nhả.
• Allotment: giữ một lượng chỗ cố định cho công ty trong cả một giai đoạn (một mùa, một năm), chưa gắn với đoàn nào. Công ty tự bán, đến hạn nhả chỗ thì trả lại phần chưa bán.
• Series: cách công ty bán: một chương trình khởi hành đều (mỗi thứ Sáu, mỗi tuần hai chuyến…) suốt một mùa. Series cần chỗ ổn định nên thường dựa trên allotment phòng và block vé máy bay.

Các thuật ngữ liên quan như FIT, GIT, FOC, release date có giải thích ở từ điển nghề lữ hành.

Ba kiểu cam kết chỗ với khách sạn

Trong nghề thường gặp ba kiểu. Chọn sai kiểu là nguồn mất tiền phổ biến nhất.

Nhiều công ty phối hợp: ký allotment có hạn nhả cho phần chắc chắn bán được, thêm free sale để bù những tuần bán tốt bất ngờ, và chỉ bao phòng ở vài khách sạn, vài tuần thật sự khan.

Series vé máy bay: điều kiện khác hẳn khách sạn

Với vé máy bay, công ty lữ hành thường đặt block vé đoàn (một số ghế trên một chuyến bay cụ thể) cho từng chuyến của series. Điều kiện vé đoàn khác vé lẻ và khác nhau giữa các hãng. Cần đọc kỹ năm điểm:

• Cọc: số tiền và thời điểm cọc, cọc có được hoàn khi trả ghế hay không.
• Hạn nộp tên: sau hạn này mới có danh sách khách thì phải xin hãng, có khi mất phí.
• Hạn xuất vé: ngày phải trả đủ và xuất vé; quá hạn thì block có thể bị hủy.
• Tỷ lệ được trả ghế: được trả bao nhiêu ghế trước hạn mà không mất cọc.
• Điều kiện đổi tên, đổi ngày sau khi xuất vé.

Vì vé máy bay thường là khoản lớn nhất của tour bay, hạn nộp tên và hạn xuất vé phải nằm trong cùng một lịch theo dõi với hạn nhả phòng.

Ký bao nhiêu phòng là vừa

Không có tỷ lệ chung cho mọi công ty. Cách tính hợp lý là đi từ số khách thực tế đã bán ở các mùa trước, rồi chia hai phần:

1. Phần nền: số phòng mà gần như chuyến nào cũng bán hết. Phần này ký allotment có hạn nhả.
2. Phần dao động: chênh lệch giữa tuần bán tốt và tuần bán bình thường. Phần này để free sale hoặc giữ chỗ theo từng đoàn.

Ví dụ, số giả định. Series Đà Lạt 3 ngày 2 đêm, khởi hành mỗi thứ Sáu từ tháng 3 đến tháng 8 (26 chuyến). Năm trước:

Cách ký hợp lý:

• Allotment có hạn nhả 14 ngày: 9 phòng mỗi tối thứ Sáu và thứ Bảy cho cả mùa, nâng lên 14 phòng cho tháng 6–8.
• Free sale: cho phần dao động tháng 5 và các tuần lễ.
• Không bao phòng cho series này, vì tháng 3–4 bán không đều.

Nếu ký cứng 15 phòng cả mùa, những tuần tháng 3 chỉ bán 9 phòng sẽ mất 6 phòng × 2 đêm mỗi chuyến. Với giá giả định 900.000 đồng/phòng/đêm, mỗi chuyến như vậy mất 10,8 triệu đồng.

Điều khoản phải đọc kỹ trong hợp đồng allotment

Trước khi ký, điều hành nên đánh dấu tám điểm sau trong hợp đồng hoặc thư xác nhận của khách sạn:

1. Hạn nhả chỗ (release): bao nhiêu ngày trước ngày nhận phòng. Có khách sạn đặt hạn khác nhau cho ngày thường và ngày lễ.
2. Ngày không cho nhả: lễ, Tết, sự kiện lớn ở điểm đến. Những ngày này allotment thực chất là bao phòng.
3. Cách báo nhả: bằng email, văn bản, hay qua hệ thống của khách sạn. Gọi điện báo nhả mà không có văn bản là không có bằng chứng khi tranh chấp.
4. Cọc: mức cọc, cọc tính cho cả mùa hay từng đợt, được cấn trừ vào tiền phòng thế nào.
5. Tỷ lệ sử dụng tối thiểu: một số khách sạn ghi rằng nếu công ty dùng dưới một tỷ lệ nhất định, mùa sau sẽ bị cắt bớt allotment.
6. Giá và những gì đã gồm trong giá: ăn sáng, thuế phí, phụ thu cuối tuần, phụ thu lễ.
7. Giá cho phòng ngoài allotment: khi bán vượt số phòng đã ký, khách sạn tính giá hợp đồng hay giá công bố.
8. Phòng FOC và phòng cho hướng dẫn viên: tính theo số phòng bán được, hay theo đoàn.

Bảng hạn nhả chỗ: công cụ quan trọng nhất

Mọi allotment, block vé và chỗ đang giữ của công ty nên nằm trên một bảng chung, mỗi dòng là một ngày sử dụng của một nhà cung cấp, có người chịu trách nhiệm. Ví dụ, số giả định:

Cột cuối là cột quan trọng nhất: nó cho trưởng phòng biết dòng nào cần xử lý trước. Mỗi sáng thứ Hai, chỉ cần lọc những dòng có hạn nhả trong 14 ngày tới.

Theo dõi tỷ lệ lấp chỗ hằng tuần

Chỉ số cần nhìn là tỷ lệ lấp chỗ của từng allotment: số chỗ đã bán (đã cọc, không tính giữ chỗ chưa cọc) chia cho số chỗ đã ký. Một quy tắc kinh nghiệm dùng được cho nhiều công ty:

• Còn 2 tuần đến hạn nhả, tỷ lệ lấp chỗ dưới 50%: nhả bớt, chỉ giữ thêm 1–2 phòng so với số đã bán.
• Từ 50% đến 80%: đẩy bán (ưu đãi cho đại lý, chạy quảng cáo cho đúng ngày đó), xem lại sau 1 tuần.
• Trên 80%: giữ nguyên, cân nhắc xin thêm phòng free sale.

Tỷ lệ lấp chỗ cũng là một trong 10 chỉ số chủ doanh nghiệp nên xem mỗi tuần, cùng với tiền cọc đang nằm ở nhà cung cấp (xem bài Quản lý công ty du lịch: 10 chỉ số cần nhìn mỗi tuần). Với tour ghép, cách tính số khách tối thiểu để một chuyến không lỗ có ở bài điểm hòa vốn tour ghép.

Những lỗi hay gặp với allotment

• Hạn nhả nằm trong hộp thư của một người. Người đó nghỉ phép đúng tuần hạn nhả là mất tiền.
• Tính đã bán bằng cả chỗ giữ chưa cọc. Đến hạn nhả mới biết một nửa số chỗ "đã bán" là khách chưa trả tiền.
• Báo nhả bằng điện thoại. Khách sạn vẫn tính tiền vì không có văn bản.
• Ký cứng cả mùa vì giá rẻ hơn vài phần trăm. Phần tiết kiệm trên mỗi phòng bán được thường nhỏ hơn tiền mất ở những tuần bán chậm.
• Không ghi lại kết quả cuối mùa. Năm sau lại ký theo cảm giác, không theo số liệu.

Cuối mùa: ghi lại để ký tốt hơn năm sau

Sau mỗi mùa, lập một bảng ngắn cho từng allotment: số chỗ đã ký, đã bán, đã nhả kịp, số tiền mất vì nhả muộn, chất lượng phục vụ của nhà cung cấp. Đây là căn cứ để thương lượng năm sau: khách sạn sẵn sàng giữ giá hoặc tăng allotment cho công ty có tỷ lệ sử dụng tốt.

Mùa Tết có lịch việc riêng theo từng tuần, xem bài kế hoạch mùa Tết cho công ty lữ hành. Cách đặt dịch vụ và lấy xác nhận cho từng đoàn nằm ở bước 3 trong bài quy trình điều hành tour từ A–Z.

Làm việc với nhà cung cấp trên TourWell

TourWell lưu hồ sơ, hợp đồng và bảng giá của từng nhà cung cấp ở một chỗ cho cả công ty, có ngày hiệu lực của từng bảng giá. Khi cần giá mùa mới, điều hành gửi email xin báo giá hàng loạt và nhập báo giá từ file; phần mềm đánh dấu những chỗ thiếu ngày hiệu lực hoặc giá bất thường để người dùng soát trước khi lưu.

Khi đặt dịch vụ cho từng đoàn, phiếu đặt gửi qua email và nhà cung cấp bấm xác nhận qua đường link. Tiền cọc đặt tại nhà cung cấp và số dư còn lại được theo dõi, cấn trừ khi thanh toán dịch vụ tour; lịch trả theo đợt đến hạn thì đề xuất chi. Với tour ghép, lịch khởi hành cả mùa tạo một lần, mọi kênh bán dùng chung một số chỗ. Chi tiết ở trang phần mềm quản lý nhà cung cấp du lịch.

Hỏi đáp

Allotment là gì? Allotment là số phòng hoặc số chỗ nhà cung cấp dành riêng cho công ty lữ hành trong một giai đoạn theo hợp đồng, kèm hạn nhả chỗ. Trước hạn, công ty trả lại phần chưa bán mà không mất tiền; sau hạn, phần chưa nhả coi như đã mua.

Release date (hạn nhả chỗ) thường là bao nhiêu ngày? Tùy khách sạn và mùa, phổ biến từ 7 đến 21 ngày trước ngày nhận phòng; mùa lễ, Tết thường dài hơn hoặc không cho nhả. Luôn lấy theo hợp đồng.

Series tour là gì? Là chuỗi đoàn khởi hành đều đặn theo cùng một chương trình trong một mùa, ví dụ mỗi thứ Sáu từ tháng 3 đến tháng 8. Lượng khách ổn định giúp công ty ký được allotment phòng và block vé với giá tốt.

Công ty nhỏ có nên ký allotment không? Nên, nếu có ít nhất một tuyến bán đều. Bắt đầu với số phòng nhỏ, hạn nhả dài, và một bảng hạn nhả chỗ có người theo dõi. Tuyến bán không đều thì dùng free sale hoặc giữ chỗ theo đoàn.

Bán vượt số phòng allotment thì sao? Hỏi khách sạn phòng bổ sung. Hợp đồng nên ghi rõ phòng ngoài allotment tính giá hợp đồng hay giá công bố, để sale không báo giá sai cho khách.