Công nợ nhà cung cấp trả theo đợt: theo dõi cọc, hạn thanh toán, đối chiếu cuối mùa

Công nợ nhà cung cấp ở công ty lữ hành là số tiền công ty còn phải trả khách sạn, hãng bay, nhà xe, nhà hàng cho các dịch vụ đã đặt, sau khi trừ mọi khoản đã trả. Khó ở chỗ một nhà cung cấp thường vừa giữ tiền ký quỹ đầu mùa, vừa giữ cọc của đoàn này, vừa chưa được trả đoàn kia, và số tiền cuối cùng còn đổi theo số khách thực tế. Cách giữ cho gọn: tách riêng từng loại khoản, gắn mọi khoản chi với đoàn và phiếu đặt dịch vụ, lập lịch trả theo đợt cho từng phiếu, và đối chiếu với nhà cung cấp mỗi cuối mùa.

Bài viết dành cho kế toán, điều hành và chủ công ty lữ hành. Các ví dụ dùng số giả định.

Lưu ý: Đây là thông tin tổng hợp để tham khảo. Hãy hỏi thêm ý kiến bộ phận chuyên môn (kế toán, thuế) của doanh nghiệp. Nội dung này không phải khuyến nghị làm theo ngay. Cách hạch toán cụ thể từng khoản do kế toán trưởng quyết định theo hợp đồng với nhà cung cấp.

Vì sao công nợ nhà cung cấp ở công ty lữ hành hay lệch

Ở công ty lữ hành, công nợ nhà cung cấp hay lệch vì năm lý do:

• Một nhà cung cấp, nhiều đoàn: khách sạn quen phục vụ năm, bảy đoàn mỗi tháng, mỗi đoàn một điều kiện trả.
• Trả trước khi dùng dịch vụ: cọc giữ phòng mùa cao điểm, trả đủ trước ngày đến, vé máy bay trả ngay khi xuất.
• Số tiền cuối cùng chỉ biết sau tour: số phòng, số suất ăn thực tế khác số đã đặt.
• Có khoản không qua kế toán: hướng dẫn viên trả tại chỗ bằng tiền tạm ứng.
• Có khoản đi ngược: đoàn hủy, nhà cung cấp hoàn cọc hoặc giữ lại cho đoàn sau.

Nếu chỉ ghi "đã trả khách sạn A 50 triệu" mà không biết trả cho đoàn nào, khoản nào, thì đến cuối mùa sẽ không ai trả lời được công ty còn nợ hay đang bị nợ.

Năm loại khoản cần tách riêng

Theo hệ thống tài khoản của Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ năm tài chính bắt đầu 01/01/2026), các khoản này thường liên quan đến tài khoản phải trả cho người bán (331), ký quỹ, ký cược (244) và tạm ứng (141). Khoản cọc nào là trả trước cho người bán, khoản nào là ký quỹ phụ thuộc vào hợp đồng; kế toán trưởng quyết định cách ghi. Bài trụ cột kế toán công ty du lịch nói thêm về chế độ kế toán áp dụng từ 2026.

Lập lịch trả theo đợt cho từng phiếu đặt dịch vụ

Mỗi lần điều hành đặt dịch vụ và nhận xác nhận, phiếu đặt dịch vụ nên có ngay lịch trả:

• Tổng tiền theo xác nhận của nhà cung cấp.
• Từng đợt: số tiền, hạn trả, điều kiện (khi xác nhận, trước ngày đến bao nhiêu ngày, sau tour bao nhiêu ngày).
• Tài khoản nhận tiền của nhà cung cấp, người liên hệ đối chiếu.

Lịch này là căn cứ để kế toán biết tuần tới phải chi bao nhiêu, và để điều hành không phải nhớ. Trả trễ có thể mất chỗ giữ; trả sớm quá thì công ty ứng tiền trong khi tiền khách chưa về. Mùa Tết, các mốc cọc dồn vào tháng 11–12; lịch tổng các mốc có ở bài kế hoạch mùa Tết cho công ty lữ hành.

Ví dụ: sổ chi tiết công nợ của một khách sạn (số giả định)

Khách sạn A ở Đà Nẵng, mùa Tết. Công ty có ba đoàn và một khoản ký quỹ. Đoàn Y đã về; đoàn X đến cuối tháng 2, là đoàn cuối mùa, nên lần trả nốt đoàn X cũng là lần thanh toán cuối mùa với khách sạn:

• Ký quỹ đầu mùa: 50.000.000 đ để giữ allotment tháng 1–2, hợp đồng ghi được cấn trừ vào lần thanh toán cuối mùa.
• Đoàn X: 20 phòng × 3 đêm × 1.600.000 đ = 96.000.000 đ. Đã cọc 30%: 28.800.000 đ. Phần còn lại hạn trả trước ngày đến 15 ngày.
• Đoàn Y: đặt 15 phòng × 2 đêm × 1.400.000 đ = 42.000.000 đ, đã trả đủ. Một phòng được hủy trong hạn miễn phí nên thực tế ở 14 phòng: 39.200.000 đ.
• Đoàn Z: hủy. Cọc 10.000.000 đ đã trả; khách sạn đồng ý bằng email chuyển khoản cọc này sang đoàn X.

Nếu kế toán chỉ nhìn đề nghị thanh toán "còn lại đoàn X: 67.200.000 đ" (96 triệu trừ cọc 30%), công ty sẽ chuyển thừa gần 63 triệu: quên khoản cọc chuyển từ đoàn Z, quên 2,8 triệu khách sạn nợ lại từ đoàn Y, quên khoản ký quỹ được cấn trừ. Mọi khoản bù trừ (chuyển cọc giữa các đoàn, cấn trừ ký quỹ, cấn trừ tiền nợ lại) cần văn bản đồng ý của nhà cung cấp và nên ghi lại trong biên bản đối chiếu.

Tiền ký quỹ và cọc đang nằm ở nhà cung cấp là tiền của công ty đang ở ngoài. Đây là một trong 10 chỉ số chủ doanh nghiệp lữ hành nên xem mỗi tuần.

Đối chiếu công nợ cuối mùa

Mỗi cuối mùa (hoặc cuối quý, cuối năm), kế toán gửi từng nhà cung cấp lớn một biên bản đối chiếu công nợ và cùng ký. Các bước:

1. Lấy sổ chi tiết của nhà cung cấp: từng đoàn, dịch vụ thực tế, các lần trả, các khoản cọc, ký quỹ, các khoản bù trừ.
2. Gửi nhà cung cấp kèm danh sách đoàn và số tiền từng đoàn, xin họ đối chiếu với sổ của họ.
3. Giải trình khoản chênh. Thường gặp: số phòng, số suất ăn thực tế khác đặt; phụ thu phát sinh trong tour; khoản hướng dẫn viên trả tại chỗ mà nhà cung cấp tưởng là chưa trả; hóa đơn chưa nhận; cọc của đoàn hủy chưa xử lý.
4. Ký biên bản ghi rõ số dư cuối: công ty còn nợ, hay nhà cung cấp đang giữ tiền của công ty.
5. Xử lý số dư: trả nốt, đòi hoàn, hoặc ghi rõ để lại cấn trừ mùa sau.

Khoản cọc của đoàn hủy mà không được xử lý sẽ thành "cọc treo", nằm trong sổ nhiều tháng không ai nhớ của đoàn nào. Bài tiền cọc và hoàn hủy tour có ba hướng xử lý cọc ở nhà cung cấp khi tour bị hủy.

Hóa đơn và cách thanh toán: hai điểm cần hỏi kế toán

Thanh toán từ 5 triệu đồng. Theo các văn bản mới về thuế (Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Điều 26, về khấu trừ thuế giá trị gia tăng; Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Điều 9 khoản 1 điểm c, về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp), khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trước đây mốc này là 20 triệu đồng. Với công ty lữ hành, điều này chạm vào hai chỗ:

• Khoản trả nhà cung cấp từ 5 triệu đồng nên chuyển khoản từ tài khoản công ty, không trả tiền mặt.
• Khoản lớn trong tour (bữa ăn cả đoàn, vé tham quan cả đoàn) nên để công ty chuyển khoản trước, thay vì giao hướng dẫn viên trả tiền mặt tại chỗ.

Cách tính khi trả nhiều lần, nhiều hóa đơn trong một ngày, và trường hợp nhân viên được ủy quyền thanh toán thay, hãy hỏi bộ phận thuế của công ty.

Hóa đơn khi trả trước. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bên cung cấp dịch vụ thu tiền trước phải lập hóa đơn khi thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự. Nghĩa là khi công ty trả trước cho khách sạn một khoản không phải tiền đặt cọc, khách sạn phải xuất hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Kế toán nên đòi hóa đơn đúng tên, mã số thuế công ty và gắn với đoàn ngay khi trả, không đợi cuối mùa. Cách phân biệt tiền cọc và tiền trả trước có ở bài khi nào công ty lữ hành phải xuất hóa đơn; cùng nguyên tắc áp cho chiều mua vào.

Lịch việc hằng tuần với công nợ nhà cung cấp

• Xem các đợt đến hạn trong 7–14 ngày tới, theo nhà cung cấp và theo đoàn, rồi đối chiếu với tiền khách sắp về.
• Rà các đoàn đã về nhưng chưa trả nốt nhà cung cấp: đã đủ chứng từ chưa, chênh với số đã đặt bao nhiêu.
• Kiểm số dư cọc, ký quỹ tại từng nhà cung cấp, tìm khoản nào gắn với đoàn đã hủy.
• Đòi hóa đơn đầu vào còn thiếu của các khoản đã trả.

Quy trình chi để không trả hai lần

1. Điều hành lập đề nghị thanh toán từ phiếu đặt dịch vụ, ghi rõ đoàn, đợt trả, số tiền, khoản cọc hoặc ký quỹ được cấn trừ.
2. Người có thẩm quyền duyệt.
3. Kế toán chi và ghi phiếu chi gắn với đề nghị đó; công nợ nhà cung cấp giảm ngay.
4. Chứng từ đã hoàn tất không xóa, có sai thì điều chỉnh bằng chứng từ khác để còn dấu vết.

Lỗi trả hai lần thường xảy ra khi hai người cùng đề nghị một khoản cọc vì không ai biết khoản đó đã chi. Khi mọi khoản chi đều đi qua đề nghị gắn với phiếu đặt dịch vụ, khoản đã chi hiện ra ngay.

Những lỗi hay gặp

• Chi "cục" cho nhà cung cấp, không ghi trả cho đoàn nào, đợt nào.
• Cọc của đoàn hủy không xử lý, thành cọc treo.
• Không theo dõi ký quỹ đầu mùa, cuối mùa quên cấn trừ hoặc quên đòi.
• Trả theo số đã đặt, không theo số thực tế sau tour.
• Trả tiền mặt khoản từ 5 triệu đồng rồi không được khấu trừ thuế, không được tính vào chi phí được trừ.
• Không ký biên bản đối chiếu, đến lúc tranh chấp mỗi bên một số.

Theo dõi công nợ nhà cung cấp trên TourWell

Trên TourWell, mỗi phiếu đặt dịch vụ có lịch trả tiền theo đợt; đến hạn, điều hành đề xuất chi ngay từ phiếu. Đề nghị thanh toán đi qua cấp duyệt, giám đốc duyệt được trên điện thoại. Phiếu chi trả nhà cung cấp gắn với tour và phiếu đặt dịch vụ, công nợ nhà cung cấp tự giảm; trả bằng ngoại tệ thì ghi tỷ giá của lần chi đó.

Tiền cọc nạp trước cho khách sạn, nhà xe, hãng bay được theo dõi theo số dư từng nhà cung cấp, và cấn trừ khi thanh toán dịch vụ của tour mà không phải chuyển khoản lại. Khoản nhà cung cấp hoàn lại được lập phiếu thu riêng. Phiếu đã hoàn tất không xóa được, chỉ điều chỉnh bằng phiếu khác. Chi tiết ở trang phần mềm kế toán cho công ty du lịch và quản lý nhà cung cấp.

Hỏi đáp

Công nợ nhà cung cấp là gì? Là số tiền công ty còn phải trả nhà cung cấp cho dịch vụ đã nhận hoặc đã xác nhận, sau khi trừ các khoản đã trả, cọc và các khoản được bù trừ. Ở công ty lữ hành, nên theo dõi theo từng nhà cung cấp và từng đoàn.

Tiền cọc khách sạn ghi vào đâu? Tùy hợp đồng. Cọc giữ chỗ được trừ vào tiền dịch vụ của một đoàn thường ghi là khoản trả trước cho người bán, bên Nợ tài khoản phải trả cho người bán (331); ký quỹ đảm bảo hợp đồng cả mùa thường theo dõi riêng. Cách ghi cụ thể do kế toán trưởng quyết định.

Bao lâu nên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp một lần? Ít nhất mỗi cuối mùa và cuối năm, có biên bản ký hai bên. Với nhà cung cấp lớn, nhiều đoàn, nên đối chiếu hằng tháng.

Trả nhà cung cấp bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng có sao không? Theo các nghị định mới về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế và tính vào chi phí được trừ. Hãy hỏi bộ phận thuế về trường hợp cụ thể.

Đoàn hủy thì cọc ở nhà cung cấp xử lý thế nào? Có ba hướng: đòi hoàn, chuyển sang đoàn khác của cùng nhà cung cấp, hoặc để lại cấn trừ lần sau. Hướng nào cũng cần văn bản đồng ý của nhà cung cấp.