Tour ghép: tính điểm hòa vốn, khi nào chạy, khi nào gộp hoặc hủy chuyến

Điểm hòa vốn của một chuyến tour ghép là số khách tối thiểu để doanh thu vừa đủ bù toàn bộ chi phí của chuyến. Cách tính: lấy chi phí chung của chuyến (xe, hướng dẫn viên, chi phí của hướng dẫn viên và tài xế) chia cho phần mỗi khách đóng góp, tức giá bán thực nhận trừ chi phí riêng của khách đó (phòng, ăn, vé). Ví dụ chi phí chung 10 triệu đồng, mỗi khách đóng góp 990.000 đồng thì cần 11 khách. Đến hạn chốt đoàn mà chưa đủ, công ty có bốn lựa chọn: chạy, đổi xe nhỏ hơn, gộp với chuyến khác hoặc hủy. Lựa chọn đúng là lựa chọn mất ít tiền nhất, sau khi đã tính cả tiền cọc không hoàn và uy tín với khách.

Bài viết dành cho điều hành, trưởng phòng điều hành và chủ doanh nghiệp bán tour ghép. Các ví dụ dùng số giả định.

Chi phí chung và chi phí riêng

Mọi tính toán của tour ghép bắt đầu từ việc tách chi phí làm hai loại:

Một số khoản nằm giữa: phòng của khách đi một mình (phải ở phòng đơn), suất FOC nhà hàng tặng khi đủ số khách. Những khoản này nên ghi rõ trong bảng chiết tính, cách làm có ở bài mẫu chiết tính giá tour trên Excel.

Công thức và ví dụ

Điểm hòa vốn = Chi phí chung của chuyến ÷ (Giá bán thực nhận mỗi khách − Chi phí riêng mỗi khách)

Phần trong ngoặc gọi là phần đóng góp của mỗi khách: số tiền mỗi khách để lại để trả chi phí chung, rồi mới đến lãi.

Ví dụ, số giả định. Tour ghép Hà Nội – Hạ Long 2 ngày 1 đêm, xe 29 chỗ, giá bán 2.590.000 đồng/khách.

• Phần đóng góp mỗi khách: 2.590.000 − 1.600.000 = 990.000 đồng.
• Điểm hòa vốn: 10.000.000 ÷ 990.000 = 10,1, làm tròn lên 11 khách.
• Chuyến đầy 27 khách: lãi gộp 27 × 990.000 − 10.000.000 = 16,73 triệu đồng.

Hoa hồng đại lý làm điểm hòa vốn tăng lên

"Giá bán thực nhận" là số tiền công ty thực sự giữ lại. Khách mua qua đại lý, cộng tác viên hay đang hưởng khuyến mãi thì phần đóng góp nhỏ hơn.

Cùng ví dụ trên, nếu khách mua qua đại lý hưởng hoa hồng 8% (207.200 đồng/khách):

• Phần đóng góp: 2.590.000 − 207.200 − 1.600.000 = 782.800 đồng.
• Nếu cả chuyến đều là khách đại lý: 10.000.000 ÷ 782.800 = 12,8, tức 13 khách.

Vì vậy, khi đếm khách so với điểm hòa vốn, nên đếm theo tổng phần đóng góp của những khách đã cọc, không chỉ đếm đầu người. Cách tính hoa hồng cho sale và đại lý có ở bài hoa hồng sale tour.

Loại xe tạo ra các bậc thang

Chi phí chung không tăng đều mà tăng theo bậc khi đổi loại xe. Cùng chương trình trên, số giả định:

Bảng này cho thấy một điều hay bị bỏ qua: chuyến 15 khách đi xe 29 chỗ lãi ít hơn chuyến 14 khách đi xe 16 chỗ (4,85 triệu so với 6,36 triệu). Khách thứ 15 buộc công ty lên xe lớn, và phải bán thêm vài khách nữa mới bù được phần chi phí tăng thêm. Khi lịch đang ở sát ranh giới giữa hai loại xe, trưởng phòng nên quyết sớm: hoặc đóng bán ở 14 khách, hoặc đẩy bán mạnh để vượt hẳn lên 18–20 khách.

Hạn chốt đoàn: quyết định vào lúc nào

Mỗi lịch khởi hành cần một hạn chốt đoàn: ngày cuối cùng công ty quyết chạy hay không. Hạn này nên đặt trước mốc hủy xe, hủy phòng mất phí của nhà cung cấp, và đủ sớm để báo khách có thời gian đổi kế hoạch. Một lịch theo dõi hợp lý cho tour ngắn ngày trong nước:

• 14 ngày trước khởi hành: lọc các lịch chưa đạt điểm hòa vốn, đẩy bán (ưu đãi cho đại lý, quảng cáo đúng ngày đó, gọi lại khách đang cân nhắc).
• 7–10 ngày trước: họp nhanh điều hành và kinh doanh, quyết định cho từng lịch còn thiếu khách.
• Ngay sau khi quyết: báo khách, báo nhà cung cấp bằng văn bản.

Khách đếm vào đây là khách đã cọc. Khách đang giữ chỗ chưa cọc chỉ là dự báo.

Bốn lựa chọn khi chưa đủ khách: ví dụ có số

Tình huống, số giả định. Đến hạn chốt, lịch thứ Năm (xe 29 chỗ) mới có 9 khách đã cọc. Lịch thứ Bảy cùng tuần có 12 khách. Công ty đã cọc nhà xe và khách sạn cho lịch thứ Năm 2 triệu đồng, khoản này mất nếu hủy, được cấn trừ nếu chạy.

Lịch thứ Bảy chạy riêng với 12 khách thì lãi 12 × 990.000 − 10.000.000 = 1,88 triệu. So kết quả của cả hai lịch trong tuần:

Cách đọc bảng:

• Gộp chuyến (C) cho kết quả tốt nhất dù mất tiền cọc của lịch thứ Năm, nhưng chỉ làm được khi khách đồng ý đổi ngày. Khách không đồng ý thì phải có cách xử lý đã ghi trong điều kiện bán.
• Đổi xe nhỏ (B) là lựa chọn tốt thứ hai, nếu nhà xe cho đổi và chương trình không cần xe lớn.
• Chạy lỗ (A) vẫn tốt hơn hủy (D) trong ví dụ này: lỗ 1,09 triệu nhỏ hơn 2 triệu tiền cọc mất, chưa kể uy tín. Chạy lỗ có tính toán là chuyện bình thường của tour ghép, miễn là cả mùa vẫn có lãi.
• Hủy chỉ hợp lý khi khoản lỗ nếu chạy lớn hơn rõ rệt so với tiền mất khi hủy, hoặc khi không thể bảo đảm chất lượng (quá ít khách cho một chương trình cần đông người).

Các mốc thời gian và chi phí trong bảng chỉ đúng nếu điều hành biết chính xác khoản cọc nào hoàn được, khoản nào không, tại thời điểm quyết định. Điều này phụ thuộc vào cách ký với nhà cung cấp, xem bài allotment và series.

Ghi điều kiện khởi hành vào điều kiện bán

Để có quyền gộp chuyến hoặc hủy chuyến mà không tranh chấp với khách, điều kiện bán tour ghép nên ghi rõ:

1. Số khách tối thiểu để lịch khởi hành.
2. Hạn công ty báo khách nếu lịch không đủ khách (ví dụ 5 ngày trước ngày đi).
3. Các lựa chọn của khách khi đó: đổi sang ngày khác, đổi sang chương trình tương đương, hoặc nhận lại toàn bộ tiền đã trả.

Luật Du lịch 2017 yêu cầu hợp đồng lữ hành có điều kiện và trách nhiệm tài chính khi thay đổi, hủy bỏ hợp đồng. Cách xây dựng điều kiện hủy và xử lý tiền khách đã trả có ở bài tiền cọc và hoàn hủy tour.

Chỉ số nên xem mỗi tuần

Hai chỉ số giúp trưởng phòng điều hành không bị bất ngờ:

• Tỷ lệ lấp chỗ của từng lịch: số khách đã cọc chia cho số chỗ mở bán.
• Số lịch trong 14 ngày tới chưa đạt điểm hòa vốn, kèm số khách còn thiếu của từng lịch.

Tỷ lệ lấp chỗ tour ghép là một trong 10 chỉ số chủ doanh nghiệp lữ hành nên xem mỗi tuần.

Những lỗi hay gặp khi tính điểm hòa vốn

• Tính theo giá niêm yết, quên trừ hoa hồng đại lý, khuyến mãi, giảm giá trẻ em.
• Quên chi phí của hướng dẫn viên và tài xế: phòng, ăn, vé vào cổng.
• Đếm cả khách giữ chỗ chưa cọc, đến ngày chốt mới biết thiếu khách.
• Dùng một điểm hòa vốn cho cả mùa, trong khi giá phòng cuối tuần, ngày lễ và giá xe mùa cao điểm khác ngày thường.
• Không thu phụ thu phòng đơn, nên khách đi một mình có phần đóng góp thấp hơn hẳn khách đi đôi.
• Không quyết toán từng lịch, nên không biết điểm hòa vốn tính ra có đúng với thực chi hay không. Cách so dự toán với thực chi có ở bài quyết toán tour.

Bán và điều hành tour ghép trên TourWell

Trên TourWell, lịch khởi hành cả mùa được tạo một lần (tới 60 lịch), mỗi lịch có số chỗ, giá bán và thời gian giữ chỗ. Sale, website, đại lý cùng bán trên một kho chỗ; đơn giữ chỗ có hạn cọc, quá hạn thì chỗ tự trả về, nên số khách đã cọc của từng lịch luôn rõ ràng. Hoa hồng đại lý và cộng tác viên đi theo lịch.

Phía điều hành, bảng giá vốn tính theo chuyến cho tour ghép, bảng điều hành báo những lịch sắp đi mà chưa đủ khách. Khi gộp chuyến, đơn được ghép vào tour có sẵn và khách đổi sang ngày khác mà vẫn giữ chỗ. Sau chuyến, dự toán và quyết toán cho ra lãi gộp của từng mã tour. Chi tiết ở trang phần mềm quản lý tour ghép; quy trình đầy đủ của một đoàn có trong bài quy trình điều hành tour từ A–Z.

Hỏi đáp

Điểm hòa vốn tour là gì? Là số khách tối thiểu để doanh thu của một chuyến vừa đủ bù toàn bộ chi phí, chưa có lãi. Với tour ghép, đây là căn cứ để quyết định chạy, gộp hay hủy chuyến.

Công thức tính điểm hòa vốn tour ghép? Chi phí chung của chuyến chia cho phần đóng góp của mỗi khách (giá bán thực nhận trừ chi phí riêng mỗi khách), làm tròn lên.

Chưa đủ khách có nên chạy lỗ không? Có thể, nếu khoản lỗ nhỏ hơn tiền mất khi hủy (cọc không hoàn) và cả mùa vẫn có lãi. Trước khi quyết, xem thêm hai lựa chọn thường tốt hơn: đổi xe nhỏ hoặc gộp với chuyến khác.

Hạn chốt đoàn tour ghép nên đặt trước bao nhiêu ngày? Trước mốc hủy xe, hủy phòng mất phí của nhà cung cấp, và đủ sớm để khách đổi kế hoạch. Với tour ngắn ngày trong nước, nhiều công ty chốt từ 5 đến 10 ngày trước khởi hành.

Gộp khách sang ngày khác có cần khách đồng ý không? Có. Điều kiện bán nên ghi trước số khách tối thiểu và các lựa chọn của khách khi lịch không đủ khách, để việc gộp chuyến không thành tranh chấp.