Từ điển nghề lữ hành

DMC là công ty lữ hành ở điểm đến, chuyên lo trọn phần dịch vụ mặt đất (khách sạn, xe, hướng dẫn viên, nhà hàng, vé tham quan) cho các công ty lữ hành hoặc đại lý gửi khách từ nơi khác đến. DMC chủ yếu bán cho đối tác chứ ít bán thẳng cho khách lẻ, và thường báo giá theo dạng land tour.

Ví dụ: Một hãng lữ hành ở Pháp gửi đoàn 20 khách sang Việt Nam; DMC tại Hà Nội nhận đặt toàn bộ dịch vụ từ lúc đón ở sân bay Nội Bài đến lúc tiễn ở sân bay Tân Sơn Nhất.

FIT là khách lẻ hoặc nhóm nhỏ đi theo lịch trình riêng, không đi cùng một đoàn đông. Trong nghề, FIT còn chỉ loại tour thiết kế riêng cho nhóm nhỏ này: giá tính theo từng khách, thường không có FOC và không hưởng giá đoàn.

Ví dụ: Một cặp vợ chồng đặt tour Ninh Bình – Hạ Long 4 ngày, có xe và hướng dẫn viên riêng: đó là một booking FIT.

GIT là tour cho một đoàn khách đi cùng nhau theo chung một chương trình, với số khách đủ để được nhà cung cấp tính giá đoàn (mốc tối thiểu tùy từng khách sạn, hãng bay, nhà hàng). Đoàn GIT thường được hưởng chính sách FOC và giá thấp hơn so với đặt lẻ từng khách.

Ví dụ: Đoàn 30 nhân viên ngân hàng đi Đà Nẵng 4 ngày: khách sạn tính giá đoàn và nhà hàng tặng suất ăn FOC cho trưởng đoàn và hướng dẫn viên.

Inbound là mảng tổ chức tour cho khách quốc tế đến du lịch Việt Nam. Công ty làm inbound phải có giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế, làm việc nhiều với đối tác nước ngoài và thường báo giá, thu tiền bằng ngoại tệ.

Ví dụ: Đoàn 16 khách Úc đi Hà Nội – Hạ Long – Hội An – TP.HCM 12 ngày, đối tác bên Úc thanh toán bằng đô la Úc theo hai đợt.

Land tour là phần dịch vụ mặt đất của một chương trình (khách sạn, xe, ăn uống, vé tham quan, hướng dẫn viên), không bao gồm vé máy bay đến và rời điểm đến. Khách hoặc đối tác tự lo vé bay, công ty lữ hành chỉ bán và tổ chức phần trên mặt đất.

Ví dụ: Đối tác Hàn Quốc tự mua vé bay Seoul – Đà Nẵng cho đoàn 25 khách, chỉ đặt land tour 4 ngày 3 đêm Đà Nẵng – Hội An với giá 280 USD/khách (giả định).

MICE là loại hình du lịch gắn với hội họp, khen thưởng, hội nghị và triển lãm, khách hàng thường là doanh nghiệp tổ chức cho nhân viên, đại lý hoặc đối tác. Đoàn MICE thường đông, có nhiều hạng mục ngoài tour thông thường (hội trường, gala dinner, team building, in ấn, quà tặng) và cần điều hành rất chặt về giờ giấc.

Ví dụ: Một công ty dược tổ chức hội nghị khách hàng 300 người tại Phú Quốc: 2 ngày hội nghị, 1 đêm gala và 1 ngày tham quan.

Tour nội địa là tour đưa khách đi du lịch trong lãnh thổ Việt Nam, phục vụ khách du lịch nội địa (công dân Việt Nam và người nước ngoài cư trú ở Việt Nam, theo Luật Du lịch 2017). Doanh nghiệp chỉ có giấy phép lữ hành nội địa thì chỉ được phục vụ nhóm khách này.

Ví dụ: Tour Hà Giang 3 ngày 2 đêm cho đoàn 40 giáo viên của một trường ở Hà Nội.

Outbound là mảng đưa khách từ Việt Nam đi du lịch nước ngoài. Công ty làm outbound phải có giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế và lo thêm nhiều việc mà tour trong nước không có: visa, vé máy bay quốc tế, land tour với đối tác ở nước đến và trưởng đoàn đi theo khách.

Ví dụ: Tour Hàn Quốc 5 ngày 4 đêm dịp Tết, 2 đoàn mỗi đoàn 25 khách, mua land tour của một DMC ở Seoul và block vé từ trước 3 tháng.

Series là chuỗi đoàn đi cùng một chương trình, khởi hành đều đặn theo lịch cố định (hằng tuần, hằng tháng hoặc suốt một mùa). Nhờ lượng khách ổn định, công ty lữ hành giữ được allotment phòng, block vé máy bay và giá tốt từ nhà cung cấp cho cả mùa.

Ví dụ: Series Đà Lạt 3 ngày khởi hành mỗi thứ Sáu từ tháng 3 đến tháng 8, mỗi chuyến khoảng 30 khách, khách sạn giữ sẵn 15 phòng mỗi tối thứ Sáu.

Tour đoàn riêng là tour tổ chức riêng cho một nhóm khách hoặc một cơ quan, đi theo chương trình và ngày khởi hành mà nhóm đó chọn, không ghép với khách khác. Giá được báo riêng cho từng đoàn, dựa trên chiết tính theo số khách thực tế.

Ví dụ: Một công ty 45 nhân viên đặt tour Sa Pa 3 ngày vào cuối tuần sau kỳ tổng kết năm, kèm một buổi gala dinner và chương trình team building.

Tour ghép là tour gom khách lẻ từ nhiều nguồn vào cùng một đoàn, đi theo chương trình và lịch khởi hành công ty đã mở bán sẵn. Việc khó nhất của tour ghép là gom đủ khách để vượt điểm hòa vốn trước hạn chốt đoàn.

Ví dụ: Tour Hạ Long 2 ngày 1 đêm khởi hành thứ Bảy hằng tuần, nhận khách từ website, đại lý và cộng tác viên; đủ 20 khách thì chạy, dưới 12 khách thì đổi ngày hoặc hoàn tiền theo điều kiện đã báo.

Báo giá là văn bản công ty lữ hành gửi khách, nêu giá tour cho một chương trình, số khách và ngày đi cụ thể, kèm phần giá bao gồm, không bao gồm và điều kiện thanh toán, hoàn hủy. Báo giá được lập từ chiết tính nhưng chỉ đưa giá bán, không đưa giá net cho khách.

Ví dụ: Báo giá tour Đà Nẵng – Hội An 4 ngày cho đoàn 35 khách: 6,2 triệu đồng/khách, hiệu lực đến 15/11, giá thay đổi nếu đoàn dưới 30 khách.

Booking là một lần đặt tour hoặc đặt dịch vụ đã được ghi nhận, gồm thông tin khách, số người, ngày đi, giá bán và tình trạng thanh toán. Trong nghề, "vào booking" là ghi nhận đơn của khách, còn "booking dịch vụ" là việc điều hành đặt khách sạn, xe, nhà hàng cho đơn đó.

Ví dụ: Sale vào booking cho gia đình 4 người đi Phú Quốc ngày 20/12, đã cọc 30%; điều hành nhận booking và bắt đầu đặt phòng, đặt vé.

Chiết tính giá tour là việc cộng toàn bộ chi phí dịch vụ của một chương trình theo số khách dự kiến để ra giá vốn mỗi khách, rồi cộng lãi để ra giá bán. Chi phí được tách làm hai loại: chi phí tính theo đầu khách (vé, ăn, phòng) và chi phí chung cả đoàn (xe, hướng dẫn viên, phần FOC) chia cho số khách trả tiền.

Ví dụ: Đoàn 30 khách: chi phí theo khách 3,8 triệu đồng, chi phí chung 21 triệu đồng chia 30 khách là 0,7 triệu đồng; giá vốn 4,5 triệu đồng/khách, cộng 15% ra giá bán khoảng 5,2 triệu đồng.

Chương trình tour là bản mô tả lịch trình từng ngày của tour: điểm đến, giờ giấc, bữa ăn, nơi nghỉ, phương tiện và các điểm tham quan. Đây là căn cứ để chiết tính giá, đặt dịch vụ, và là phần mô tả dịch vụ bắt buộc trong hợp đồng lữ hành.

Ví dụ: Ngày 1: Hà Nội – Ninh Bình, ăn trưa tại Tam Cốc, chiều đi thuyền Tràng An, nghỉ khách sạn 3 sao tại Ninh Bình.

Đặt cọc là khoản tiền khách giao cho công ty lữ hành để bảo đảm việc ký hoặc thực hiện hợp đồng tour, theo Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015: tour diễn ra thì tiền cọc được trừ vào tiền tour, khách từ chối thực hiện thì mất cọc, công ty từ chối thì trả lại cọc kèm một khoản tương đương, trừ khi hai bên thỏa thuận khác. Trong nghề, nhiều khoản gọi là "cọc" thực chất là tiền thanh toán trước. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chỉ tiền đặt cọc đúng nghĩa mới chưa phải lập hóa đơn khi thu.

Ví dụ: Gia đình 4 người đặt tour Tết giá 40 triệu đồng; hợp đồng ghi rõ 12 triệu đồng là tiền đặt cọc, kèm điều khoản phạt cọc, phần còn lại thanh toán trước ngày đi.

Điểm hòa vốn là số khách tối thiểu để doanh thu của một đoàn vừa đủ bù toàn bộ chi phí, chưa có lãi. Với tour ghép, điểm hòa vốn quyết định chạy hay hủy chuyến, vì chi phí chung như xe và hướng dẫn viên không giảm khi đoàn ít khách.

Ví dụ: Xe và hướng dẫn viên hết 12 triệu đồng; mỗi khách trả 2,5 triệu đồng, chi phí riêng mỗi khách 1,5 triệu đồng, tức mỗi khách góp 1 triệu đồng vào chi phí chung. Đoàn cần 12 khách để hòa vốn.

FOC là suất miễn phí nhà cung cấp tặng cho đoàn khi đủ một số khách trả tiền, thường dùng cho trưởng đoàn hoặc hướng dẫn viên. Chính sách FOC ghi theo dạng "đủ X khách tặng 1 FOC" và khác nhau giữa khách sạn, hãng hàng không, nhà hàng, nên chiết tính phải ghi rõ để không tính chi phí hai lần.

Ví dụ: Nhà hàng tặng 1 suất ăn FOC cho mỗi 15 khách trả tiền: đoàn 30 khách được 2 suất, dùng cho trưởng đoàn và hướng dẫn viên.

Giá bao gồm và không bao gồm là hai mục trong báo giá và hợp đồng, liệt kê dịch vụ nào đã nằm trong giá tour và khoản nào khách tự trả. Ghi càng cụ thể (bữa nào, vé nào, phòng mấy người) thì càng ít tranh cãi khi đi tour và khi quyết toán với khách.

Ví dụ: Bao gồm: xe, khách sạn 4 sao phòng đôi, 6 bữa chính, vé tham quan theo chương trình. Không bao gồm: đồ uống trong bữa ăn, phụ thu phòng đơn, tiền tip hướng dẫn viên và tài xế.

Giá net là giá thực công ty lữ hành phải trả cho nhà cung cấp, chưa cộng lãi và hoa hồng. Giá net dùng nội bộ để chiết tính; giữa các công ty với nhau, "báo giá net" còn có nghĩa là giá bán cho đại lý, để đại lý tự cộng thêm khi bán cho khách.

Ví dụ: Khách sạn ký giá net 1,2 triệu đồng/phòng đôi/đêm, trong khi giá niêm yết bán khách lẻ là 2 triệu đồng.

Hoa hồng là khoản tiền trả cho người hoặc đơn vị bán được tour hay dịch vụ, tính theo phần trăm doanh thu, theo lãi hoặc một số tiền cố định mỗi khách. Trong nghề có hai chiều: công ty nhận hoa hồng từ nhà cung cấp, và công ty trả hoa hồng cho đại lý, cộng tác viên hoặc nhân viên sale.

Ví dụ: Đại lý bán 10 khách tour Thái Lan giá 9 triệu đồng, hưởng hoa hồng 5%: công ty trả đại lý 4,5 triệu đồng.

Hoàn hủy là các điều kiện quy định khách được hoàn bao nhiêu hoặc chịu phí bao nhiêu khi hủy hay đổi tour, thường chia theo số ngày trước ngày khởi hành. Luật Du lịch 2017 (Điều 39) yêu cầu hợp đồng lữ hành có điều kiện và trách nhiệm tài chính khi thay đổi, hủy bỏ hợp đồng; mức phí do công ty xây dựng, dựa trên điều kiện hủy của các nhà cung cấp phía sau.

Ví dụ: Hủy trước 30 ngày: phí 10% giá tour; từ 15 đến 29 ngày: 50%; dưới 15 ngày hoặc không đến: 100% (giả định).

Markup là phần cộng thêm vào giá vốn để ra giá bán, thường tính bằng phần trăm trên giá vốn. Cần phân biệt markup với tỷ lệ lãi trên giá bán: cộng 20% trên giá vốn thì lãi chỉ chiếm khoảng 16,7% giá bán.

Ví dụ: Giá vốn 5 triệu đồng/khách, markup 20% ra giá bán 6 triệu đồng; lãi 1 triệu đồng bằng 16,7% giá bán.

Phụ thu phòng đơn là khoản khách trả thêm khi ở một mình một phòng, vì giá tour thường tính cho hai khách ở chung một phòng đôi. Mức phụ thu thường bằng khoảng nửa giá phòng mỗi đêm nhân số đêm; đoàn có số khách lẻ mà không ghép được phòng cũng phát sinh khoản này.

Ví dụ: Phòng đôi 1,6 triệu đồng/đêm, tour 3 đêm: phụ thu phòng đơn khoảng 0,8 × 3 = 2,4 triệu đồng.

Bàn giao đoàn là bước điều hành giao cho hướng dẫn viên toàn bộ hồ sơ và tiền cần thiết trước khi đoàn khởi hành: chương trình, danh sách đoàn, rooming list, xác nhận và voucher dịch vụ, số điện thoại nhà cung cấp, tiền tạm ứng. Bàn giao nên có biên bản ký nhận để làm căn cứ khi quyết toán.

Ví dụ: Chiều trước ngày đi, điều hành giao cho hướng dẫn viên tập hồ sơ đoàn 35 khách và 18 triệu đồng tạm ứng chi trên đường; hướng dẫn viên ký biên bản nhận.

Chốt đoàn là thời điểm công ty cố định số khách, danh sách tên và dịch vụ của một đoàn để gửi nhà cung cấp; sau đó mọi việc thêm, bớt khách đều phải xác nhận lại và có thể mất phí. Hạn chốt đoàn thường đặt sớm hơn hạn release của khách sạn và hạn xuất vé máy bay vài ngày.

Ví dụ: Tour ghép Phú Quốc khởi hành 12/12 chốt đoàn ngày 05/12 với 26 khách; điều hành gửi danh sách cho khách sạn và nhà xe ngay trong ngày.

Danh sách đoàn là bảng thông tin từng khách trong đoàn: họ tên đúng như giấy tờ, ngày sinh, giới tính, số căn cước hoặc hộ chiếu, số điện thoại và ghi chú riêng (ăn chay, dị ứng, người cao tuổi). Danh sách này dùng để xuất vé, mua bảo hiểm, làm visa, khai báo lưu trú và gửi các nhà cung cấp.

Ví dụ: Một khách đi Thái Lan có tên trên hộ chiếu khác tên sale ghi trong danh sách; điều hành phải sửa trước hạn xuất vé để khách không bị từ chối lên máy bay.

Dự toán tour là bảng tính trước toàn bộ thu và chi của một đoàn cụ thể theo số khách, ngày đi và giá nhà cung cấp đã xác nhận, lập trước khi đoàn khởi hành. Dự toán khác chiết tính ở chỗ dùng số liệu thật của đoàn, và là căn cứ để duyệt tạm ứng cho hướng dẫn viên và để so sánh khi quyết toán.

Ví dụ: Dự toán đoàn 30 khách đi Đà Lạt: doanh thu 150 triệu đồng, tổng chi 118 triệu đồng, lãi gộp dự kiến 32 triệu đồng.

Điều hành tour là bộ phận (hoặc người) nhận đơn từ sale rồi lo cho tour diễn ra đúng chương trình: đặt và xác nhận dịch vụ, lập danh sách đoàn, bàn giao hướng dẫn viên, theo dõi đoàn trên đường và quyết toán sau tour. Ở công ty nhỏ, một người có thể vừa bán vừa điều hành.

Ví dụ: Điều hành nhận đơn đoàn 35 khách đi Đà Nẵng, gửi phiếu đặt dịch vụ cho khách sạn, nhà xe, 6 nhà hàng và theo dõi đủ xác nhận trước ngày chốt đoàn.

Hướng dẫn viên (HDV) là người đi cùng đoàn để thuyết minh, dẫn khách theo chương trình và thay mặt công ty xử lý việc phát sinh trên đường. Luật Du lịch 2017 chia hướng dẫn viên thành ba loại: quốc tế, nội địa và tại điểm, mỗi loại chỉ được hành nghề trong phạm vi thẻ được cấp.

Ví dụ: HDV có thẻ nội địa dẫn đoàn khách Việt đi Huế; đoàn khách Pháp đi cùng tuyến thì công ty phải bố trí HDV có thẻ quốc tế.

Nhà cung cấp (NCC) là các đơn vị bán dịch vụ đầu vào cho công ty lữ hành: khách sạn, nhà xe, nhà hàng, hãng hàng không, điểm tham quan, DMC ở nước ngoài, công ty bảo hiểm. Mỗi nhà cung cấp có giá hợp đồng, chính sách FOC, hạn release và điều kiện thanh toán riêng mà cả điều hành lẫn kế toán đều phải theo dõi.

Ví dụ: Nhà xe ở Đà Nẵng ký giá năm cho xe 16, 29 và 45 chỗ, phụ thu 20% dịp Tết, thanh toán theo tháng sau khi đối chiếu bảng kê chuyến.

Phát sinh là khoản chi hoặc thu ngoài dự toán xảy ra trong lúc tour diễn ra, như thêm bữa ăn, đổi phòng, thêm giờ xe hoặc khách đi thêm điểm tham quan. Phát sinh do khách yêu cầu thì thu thêm của khách, phát sinh vì lý do khách quan thì tính vào chi phí đoàn; cả hai đều cần chứng từ để quyết toán.

Ví dụ: Đường sạt lở, đoàn phải ở thêm 1 đêm tại Hà Giang: tiền phòng và bữa tối phát sinh 9 triệu đồng; hướng dẫn viên lấy hóa đơn và báo điều hành ngay trong ngày.

Phiếu đánh giá sau tour là bảng hỏi để khách chấm điểm từng dịch vụ (hướng dẫn viên, xe, khách sạn, bữa ăn, chương trình) khi tour kết thúc. Kết quả dùng để xử lý góp ý, khiếu nại và đánh giá lại nhà cung cấp, hướng dẫn viên trước mùa sau.

Ví dụ: Ba đoàn liên tiếp chấm bữa trưa ở cùng một nhà hàng dưới 3/5 điểm; điều hành đổi sang nhà hàng khác cho các đoàn tháng sau.

Rooming list là danh sách phân phòng của đoàn gửi khách sạn: ai ở với ai, loại phòng (twin, double, triple, đơn), ngày nhận và trả phòng, yêu cầu riêng. Khách sạn dựa vào rooming list để chuẩn bị phòng trước khi đoàn đến, nên phải gửi đúng hạn và cập nhật ngay khi đổi khách.

Ví dụ: Đoàn 31 khách: 14 phòng twin, 1 phòng triple cho gia đình 3 người và 1 phòng đơn cho hướng dẫn viên.

Tour leader là người của công ty lữ hành đi theo đoàn từ Việt Nam suốt hành trình ở nước ngoài, lo thủ tục sân bay, nhập cảnh, kiểm đếm khách và làm cầu nối với hướng dẫn viên địa phương do đối tác bố trí. Việc chính của tour leader là quản lý đoàn và giữ chất lượng dịch vụ đúng như đã bán, hơn là thuyết minh điểm đến.

Ví dụ: Đoàn 25 khách đi Nhật có 1 tour leader từ Hà Nội; ở Tokyo và Osaka, DMC bố trí hướng dẫn viên địa phương nói tiếng Việt.

Voucher là phiếu công ty lữ hành phát hành để khách hoặc hướng dẫn viên đưa nhà cung cấp, xác nhận dịch vụ đã đặt và bên nào sẽ trả tiền. Nhà cung cấp giữ voucher làm căn cứ đối soát và đòi tiền công ty lữ hành sau tour.

Ví dụ: Khách đi Nha Trang nhận voucher khách sạn ghi 2 đêm, phòng Deluxe, gồm ăn sáng; tiền phòng công ty trả, chi tiêu cá nhân khách tự trả.

Xác nhận dịch vụ là văn bản hoặc email nhà cung cấp gửi lại, khẳng định đã nhận đặt dịch vụ với số lượng, ngày, giá và điều kiện cụ thể. Chưa có xác nhận thì dịch vụ coi như chưa chắc chắn, nên điều hành phải có đủ xác nhận trước khi chốt với khách và bàn giao hướng dẫn viên.

Ví dụ: Nhà hàng xác nhận 2 bữa trưa ngày 14 và 15/12 cho 35 khách, thực đơn 250.000 đồng/suất, 1 suất FOC cho hướng dẫn viên.

Allotment là số phòng (hoặc ghế) nhà cung cấp cam kết giữ sẵn cho một công ty lữ hành trong một khoảng thời gian, theo giá hợp đồng, để công ty chủ động bán mà không phải hỏi lại từng lần. Phần allotment không bán hết phải trả lại trước hạn release; trả muộn có thể bị tính phí theo hợp đồng.

Ví dụ: Khách sạn ở Sa Pa giữ cho công ty 10 phòng mỗi tối thứ Sáu và thứ Bảy từ tháng 9 đến tháng 12, hạn release 14 ngày trước ngày khách đến.

Block vé là việc công ty lữ hành đặt trước một số ghế trên chuyến bay cụ thể với giá đoàn, thường cho tour mùa cao điểm hoặc tour series. Mỗi block có lịch đặt cọc, hạn nộp tên và hạn xuất vé riêng theo điều kiện của hãng; ghế không bán hết thường mất cọc.

Ví dụ: Công ty block 40 ghế Hà Nội – Seoul ngày 27 Tết, cọc theo điều kiện hãng và phải nộp tên khách trước ngày bay 21 ngày (giả định).

BSP là cơ chế của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) để đại lý bán vé thanh toán tiền vé cho nhiều hãng bay qua một đầu mối, theo kỳ báo cáo và kỳ thanh toán cố định. Đại lý tham gia BSP được tự xuất vé của các hãng thành viên, nhưng phải đáp ứng điều kiện của IATA, thường gồm cả bảo lãnh tài chính.

Ví dụ: Mỗi kỳ, kế toán đối chiếu báo cáo BSP với danh sách vé phòng vé đã xuất và đã hủy trước khi chuyển tiền thanh toán.

E-visa là thị thực xin và nhận qua mạng: khách khai hồ sơ, nộp phí trên trang của cơ quan xuất nhập cảnh nước đến, nhận thị thực dạng điện tử rồi in ra trình khi nhập cảnh. Việt Nam cấp e-visa cho người nước ngoài qua Cổng dịch vụ công của Cục Quản lý xuất nhập cảnh; nhiều nước khách Việt hay đến cũng có e-visa, điều kiện mỗi nước một khác.

Ví dụ: Nhân viên visa kiểm tra tên, ngày sinh, số hộ chiếu trên e-visa của từng khách trong đoàn so với hộ chiếu trước khi gửi cho tour leader.

Early check-in là nhận phòng trước giờ nhận phòng tiêu chuẩn của khách sạn, late check-out là trả phòng sau giờ trả phòng tiêu chuẩn. Hai dịch vụ này tùy tình trạng phòng và thường có phụ thu, nên với đoàn bay đêm đến sớm hoặc bay muộn về, điều hành cần đặt trước và tính vào giá từ đầu.

Ví dụ: Đoàn hạ cánh 6 giờ sáng, khách sạn cho nhận phòng từ 14 giờ: điều hành đặt early check-in cho 15 phòng, phụ thu 50% giá một đêm (giả định).

GDS là mạng đặt chỗ toàn cầu nối đại lý bán vé với chỗ trên các chuyến bay của nhiều hãng hàng không (và cả khách sạn, thuê xe), như Amadeus, Sabre hay Travelport. Nhân viên vé dùng GDS để tra chỗ, giữ chỗ (tạo PNR) và xuất vé.

Half board (HB) là giá phòng đã gồm bữa sáng và một bữa chính (trưa hoặc tối), full board (FB) là gồm cả ba bữa. Ngoài ra còn BB (chỉ gồm bữa sáng) và all-inclusive (gồm ăn uống và nhiều dịch vụ trong khu nghỉ), nên khi đặt phòng phải ghi rõ gói ăn để chiết tính không thiếu, không trùng bữa.

Ví dụ: Resort ở Côn Đảo báo giá FB cho đoàn; điều hành không đặt thêm nhà hàng bên ngoài cho các bữa đó để tránh trả tiền hai lần.

Hạn xuất vé (TTL) là thời điểm cuối cùng phải xuất vé cho chỗ đã giữ; quá hạn mà chưa xuất thì hãng tự hủy chỗ, và khi đặt lại giá có thể đã khác. TTL ghi trong PNR và có thể ngắn hơn nhiều so với ngày bay, nhất là với giá khuyến mãi.

Ví dụ: Giữ 6 chỗ Hà Nội – Bangkok bay ngày 10/01, TTL 23h59 ngày 20/11: sale phải thu tiền khách và báo phòng vé xuất trước giờ đó.

Hộ chiếu còn hạn 6 tháng là điều kiện nhập cảnh nhiều nước đặt ra: hộ chiếu phải còn hạn ít nhất 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh (có nước tính từ ngày rời đi hoặc yêu cầu thời hạn khác). Hãng hàng không có thể từ chối chở khách không đủ hạn, nên sale và nhân viên visa phải kiểm tra ngay khi nhận hồ sơ, không đợi sát ngày bay.

Ví dụ: Khách đi Thái Lan ngày 15/01/2027 có hộ chiếu hết hạn ngày 20/05/2027, tức chỉ còn hơn 4 tháng: cần làm hộ chiếu mới trước khi xuất vé.

No-show là khi khách đã đặt phòng, vé hoặc tour nhưng không đến và không báo hủy trước. Nhà cung cấp thường thu tiền đêm đầu hoặc toàn bộ dịch vụ; với vé máy bay, bỏ chặng đi có thể khiến các chặng sau trong cùng vé bị hủy.

Ví dụ: Khách lẻ không ra sân bay chuyến đi; theo điều kiện vé, chặng về cũng bị hủy và phí no-show bị trừ vào tiền hoàn.

Overbooking là khi khách sạn hoặc hãng hàng không nhận đặt nhiều hơn số phòng, số ghế thực có, vì tính trước rằng một phần khách sẽ hủy hoặc không đến. Nếu khách đến đủ, nhà cung cấp phải chuyển khách sang nơi tương đương hoặc tốt hơn; điều hành nên xác nhận lại phòng cho đoàn vài ngày trước khi đến.

Ví dụ: Khách sạn báo thiếu 5 phòng cho đoàn đến tối nay, chuyển 10 khách sang khách sạn cùng hạng gần đó và chịu tiền xe đưa đón.

PNR là mã đặt chỗ (thường gồm 6 ký tự) mà hãng hàng không hoặc GDS tạo cho một lần giữ chỗ, chứa tên khách, hành trình, liên hệ và hạn xuất vé. Một PNR có thể gồm nhiều khách; còn số vé là dãy số khác, chỉ có sau khi xuất vé.

Ví dụ: PNR K7XQ2M gồm 4 khách trong một gia đình bay Hà Nội – Đà Nẵng, hạn xuất vé hết ngày 05/12.

Release date (cut-off) là hạn chót công ty lữ hành phải báo nhà cung cấp số phòng hoặc ghế thực dùng trong allotment hay block vé; sau hạn này, phần chưa dùng được trả lại cho nhà cung cấp tự bán. Báo trả sau hạn thì công ty thường phải chịu phí theo hợp đồng, kể cả khi không có khách.

Ví dụ: Allotment 10 phòng đêm 24/12, release 14 ngày: hết ngày 10/12 mới bán được 7 phòng thì báo trả 3 phòng; để đến 15/12 mới báo thì có thể vẫn phải trả tiền 3 phòng đó.

Upgrade là việc chuyển khách lên hạng phòng, hạng ghế hoặc hạng dịch vụ cao hơn hạng đã đặt, có thể miễn phí (khách sạn còn phòng trống, ưu đãi tuần trăng mật) hoặc thu thêm tiền. Upgrade có thu phí cần báo giá và xác nhận bằng văn bản như một khoản phát sinh.

Ví dụ: Cặp đôi đi tuần trăng mật được khách sạn upgrade miễn phí từ Deluxe lên Suite một đêm; khách khác muốn đổi sang phòng hướng biển trả thêm 600.000 đồng/đêm.

Visa on arrival là thị thực được cấp tại cửa khẩu khi khách đến, thay vì xin trước tại cơ quan đại diện ngoại giao. Với khách nước ngoài vào Việt Nam, khách phải có văn bản chấp thuận nhập cảnh của Cục Quản lý xuất nhập cảnh do cơ quan, doanh nghiệp mời xin trước, rồi mới được cấp thị thực tại cửa khẩu quốc tế; ngày nay phần lớn khách du lịch dùng e-visa.

Ví dụ: Một số nước cho khách Việt Nam nhận visa on arrival tại sân bay; nhân viên visa vẫn chuẩn bị ảnh, vé khứ hồi, xác nhận khách sạn và tiền lệ phí cho cả đoàn trước ngày đi.

Chênh lệch tỷ giá là phần lãi hoặc lỗ sinh ra khi tỷ giá lúc thu tiền khách hoặc trả tiền nhà cung cấp khác tỷ giá lúc báo giá và ghi sổ. Tour outbound và inbound báo giá, thu, chi bằng ngoại tệ, nên khoản này có thể ăn mất một phần đáng kể lãi của đoàn nếu không tính trước trong chiết tính.

Ví dụ: Land tour Nhật báo giá theo tỷ giá 170 đồng/yên; đến lúc chuyển tiền cho đối tác tỷ giá lên 176 đồng/yên, khoản 1,2 triệu yên tốn thêm 7,2 triệu đồng (giả định).

Công nợ khách hàng là số tiền khách lẻ, công ty khách hoặc đại lý còn phải trả cho công ty lữ hành, theo dõi theo từng đơn hoặc từng đoàn. Kế toán bám theo hạn thanh toán trong hợp đồng để nhắc thu, nhất là với khách doanh nghiệp và đại lý thường trả sau tour.

Ví dụ: Đoàn công ty 60 khách, hợp đồng 450 triệu đồng: đã thu đợt 1 là 225 triệu đồng, còn phải thu 225 triệu đồng, hạn 15 ngày sau khi kết thúc tour.

Công nợ nhà cung cấp là số tiền công ty lữ hành còn phải trả khách sạn, nhà xe, nhà hàng, hãng bay, đối tác nước ngoài cho các dịch vụ đã đặt hoặc đã dùng. Mỗi nhà cung cấp có lịch trả khác nhau (cọc trước, trả trước ngày đi, trả sau tour, gom theo tháng), nên cần theo dõi theo từng đoàn và từng hạn để không trả trễ mà cũng không trả trùng.

Ví dụ: Khách sạn ở Hội An cho trả sau 30 ngày kể từ ngày đoàn trả phòng; nhà xe thu 50% khi đặt và 50% sau tour.

Đối soát là việc so khớp số liệu giữa hai bên: sổ của công ty với sổ phụ ngân hàng, với bảng kê của nhà cung cấp, hoặc với số tiền hướng dẫn viên báo đã chi. Đối soát định kỳ giúp phát hiện sớm khoản thu chưa ghi sổ, khoản trả trùng hoặc dịch vụ nhà cung cấp tính sai.

Ví dụ: Cuối tháng, nhà xe gửi bảng kê 22 chuyến; kế toán đối chiếu với mã đoàn và lệnh điều xe, phát hiện 1 chuyến bị tính hai lần.

Giá vốn tour là tổng chi phí trực tiếp để thực hiện một đoàn: tiền trả nhà cung cấp, vé máy bay, công hướng dẫn viên, bảo hiểm và các khoản phát sinh có chứng từ. Giá vốn được tập hợp theo từng đoàn và ghi nhận cùng kỳ với doanh thu của đoàn đó, để biết đúng lãi lỗ từng tour.

Ví dụ: Đoàn Đà Lạt 30 khách: sau quyết toán, tổng chi trả nhà cung cấp và hướng dẫn viên là 121 triệu đồng; đó là giá vốn của đoàn.

Lãi gộp của một tour là doanh thu của đoàn trừ giá vốn tour, chưa trừ chi phí chung của công ty như lương văn phòng, tiền thuê nhà, quảng cáo. Tỷ lệ lãi gộp (lãi gộp chia doanh thu) giúp so sánh các tuyến, các mùa và quyết định nên tiếp tục bán tour nào.

Ví dụ: Doanh thu 150 triệu đồng, giá vốn 121 triệu đồng: lãi gộp 29 triệu đồng, tỷ lệ khoảng 19%.

Quyết toán tour là việc tổng hợp toàn bộ thu và chi thực tế của một đoàn sau khi tour kết thúc, so với dự toán, để ra lãi lỗ thật của đoàn. Quyết toán gom số liệu từ sale (đã thu bao nhiêu), từ điều hành và hướng dẫn viên (đã chi những gì, có chứng từ không) và từ nhà cung cấp (còn phải trả bao nhiêu).

Ví dụ: Dự toán chi 118 triệu đồng, quyết toán thực chi 121 triệu đồng do thêm một bữa ăn và giờ xe; lãi gộp giảm từ 32 xuống 29 triệu đồng.

Tạm ứng hướng dẫn viên là khoản tiền công ty giao HDV trước khi đi để trả trực tiếp các dịch vụ trên đường như bữa ăn, vé tham quan, tiền tip, phát sinh nhỏ; hoàn ứng là bước HDV nộp chứng từ, trả lại phần chưa chi hoặc nhận thêm phần chi vượt để khép khoản tạm ứng. Mức tạm ứng nên dựa vào dự toán, có phiếu chi và chữ ký nhận, và hoàn ứng nên làm ngay sau tour cùng lúc với quyết toán đoàn.

Ví dụ: HDV tạm ứng 18 triệu đồng theo dự toán, chi có chứng từ 16,4 triệu đồng, khi về nộp lại 1,6 triệu đồng.

Thu hộ, chi hộ là khoản tiền công ty lữ hành chỉ nhận hoặc trả thay cho người khác, không phải doanh thu hay chi phí của chính công ty. Khoản này cần chứng từ chứng minh là thu hộ, chi hộ và được theo dõi tách khỏi doanh thu tour; cách lập hóa đơn và hạch toán nên thống nhất với kế toán trưởng.

Ví dụ: Công ty nộp hộ lệ phí thị thực của khách cho cơ quan lãnh sự, đúng số tiền ghi trên biên lai; khoản này theo dõi riêng, không cộng vào doanh thu tour.

Tiền thu trước là tiền khách đã trả cho tour mà công ty chưa thực hiện, nên trên sổ sách vẫn là khoản nhận trước của khách, chưa phải doanh thu; doanh thu được ghi nhận khi tour đã thực hiện. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tiền thu trước khi cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự. Trong nghề, khoản này hay được gọi chung là "doanh thu chưa thực hiện"; cách hạch toán cụ thể theo Thông tư 99/2025/TT-BTC nên thống nhất với kế toán trưởng.

Ví dụ: Ngày 20/01 khách chuyển 28 triệu đồng cho tour khởi hành 05/02: kế toán lập hóa đơn ngày 20/01, còn trên sổ khoản này theo dõi là tiền khách trả trước cho đến khi đoàn đi.

Bảo hiểm du lịch là bảo hiểm chi trả cho khách khi gặp tai nạn, ốm đau, mất hành lý hay rủi ro khác trong chuyến đi. Theo Điều 37 Luật Du lịch 2017, doanh nghiệp lữ hành phải mua bảo hiểm cho khách trong thời gian thực hiện chương trình du lịch, trừ khi khách đã có bảo hiểm cho toàn bộ chương trình; điều khoản bảo hiểm cũng là nội dung bắt buộc của hợp đồng lữ hành.

Ví dụ: Điều hành gửi danh sách đoàn cho công ty bảo hiểm trước giờ khởi hành để hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực đúng tên, đúng ngày đi.

Chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch là chứng chỉ mà người phụ trách kinh doanh dịch vụ lữ hành cần có nếu không tốt nghiệp chuyên ngành lữ hành, theo Điều 31 Luật Du lịch 2017. Có hai loại: chứng chỉ điều hành du lịch nội địa (cho doanh nghiệp lữ hành nội địa) và chứng chỉ điều hành du lịch quốc tế (cho doanh nghiệp lữ hành quốc tế); việc đào tạo, thi và cấp chứng chỉ do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định.

Đại lý lữ hành là tổ chức, cá nhân bán chương trình du lịch của doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành cho khách để hưởng hoa hồng (Điều 40 Luật Du lịch 2017). Đại lý phải đăng ký kinh doanh và có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp lữ hành; khi khách mua qua đại lý, hợp đồng lữ hành vẫn ký giữa khách và doanh nghiệp giao đại lý, có ghi tên, địa chỉ của đại lý.

Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa là giấy phép cho doanh nghiệp tổ chức tour phục vụ khách du lịch nội địa. Theo Điều 31 Luật Du lịch 2017, doanh nghiệp phải ký quỹ tại ngân hàng và có người phụ trách kinh doanh lữ hành tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành lữ hành, hoặc tốt nghiệp chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch nội địa.

Giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành quốc tế là giấy phép cho doanh nghiệp phục vụ khách quốc tế đến Việt Nam và khách Việt Nam đi du lịch nước ngoài (Điều 30 Luật Du lịch 2017). Điều kiện theo Điều 31: ký quỹ tại ngân hàng và người phụ trách tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành lữ hành, hoặc chuyên ngành khác nhưng có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch quốc tế. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chỉ được phục vụ khách quốc tế đến Việt Nam, trừ khi điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên quy định khác.

Hợp đồng lữ hành là thỏa thuận về việc thực hiện chương trình du lịch giữa doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành với doanh nghiệp khác, khách du lịch hoặc người đại diện của khách, và phải lập thành văn bản (Điều 39 Luật Du lịch 2017). Hợp đồng bắt buộc có: mô tả dịch vụ (số lượng, chất lượng, giá, thời gian, cách cung cấp), giá trị hợp đồng và cách thanh toán, điều khoản loại trừ trách nhiệm khi bất khả kháng, điều kiện và trách nhiệm tài chính khi thay đổi, hủy hợp đồng, và điều khoản bảo hiểm cho khách.

Ví dụ: Đoàn công ty chốt tour qua email và điện thoại; trước khi nhận tiền đợt 1, sale gửi hợp đồng có đủ năm nhóm nội dung trên để hai bên ký.

Ký quỹ lữ hành là khoản tiền doanh nghiệp gửi vào tài khoản ký quỹ tại ngân hàng, là một điều kiện để được cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành (Điều 31 Luật Du lịch 2017). Tiền ký quỹ dùng để bảo đảm trách nhiệm của doanh nghiệp với khách, như xử lý trường hợp khẩn cấp khi khách gặp rủi ro trong chuyến đi. Mức ký quỹ khác nhau giữa lữ hành nội địa, đón khách quốc tế vào và đưa khách ra nước ngoài, quy định tại Điều 14 Nghị định 168/2017/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, nên cần kiểm tra mức đang áp dụng trước khi làm hồ sơ.

Thẻ hướng dẫn viên du lịch là thẻ cho phép một người hành nghề hướng dẫn, gồm ba loại: quốc tế, nội địa và tại điểm (Điều 58 Luật Du lịch 2017). HDV quốc tế được hướng dẫn khách nội địa, khách quốc tế đến Việt Nam và đưa khách Việt Nam ra nước ngoài; HDV nội địa hướng dẫn khách là công dân Việt Nam trong cả nước; HDV tại điểm chỉ hướng dẫn trong phạm vi một khu, điểm du lịch. Thẻ quốc tế và thẻ nội địa có thời hạn 5 năm.