Mẫu chiết tính giá tour trên Excel: cách tính từng bước, tải về dùng ngay

Chiết tính giá tour là kê toàn bộ giá vốn của một đoàn, chia làm chi phí cố định (chia đều cho số khách trả tiền) và chi phí biến đổi (tính theo đầu khách), cộng phần FOC và lãi mong muốn để ra giá bán mỗi khách. Mẫu chiết tính giá tour trên Excel dưới đây làm sẵn các bước đó bằng công thức và ra luôn bảng giá theo từng mức số khách.

Bài viết đi qua công thức, sáu bước lập bảng, một đoàn ví dụ có số cụ thể, và những lỗi làm tour lỗ dù bảng tính trông vẫn đúng.

Tải mẫu chiết tính giá tour (Excel)

Tải mẫu chiết tính giá tour (Excel). Tải trực tiếp, không cần điền form.

File có hai trang:

• Chiết tính: thông tin đoàn, tham số tính giá, chi phí cố định, chi phí biến đổi, phụ thu phòng đơn, bảng giá theo mức số khách, kiểm tra lãi theo số khách thực tế.
• Hướng dẫn: cách điền từng mục.

Chỉ sửa các ô chữ xanh trên nền vàng; ô chữ đen là công thức tự tính. Mọi tên đoàn và đơn giá trong file là số giả định, anh/chị thay bằng giá nhà cung cấp của công ty mình.

Ai đang dùng bản cũ thì mẫu chiết tính bản cũ trên Google Sheets vẫn mở được (vào Tệp, chọn Tạo bản sao). Bản mới thêm FOC, phụ thu phòng đơn và bảng giá theo nhiều mức số khách.

Chiết tính giá tour là gì, dùng lúc nào

Chiết tính giá tour là bóc từng khoản chi của một chương trình (xe, phòng, ăn, vé tham quan, hướng dẫn viên...) để ra giá vốn mỗi khách, rồi cộng lãi thành giá bán. Bảng chiết tính là giấy tờ nội bộ; khách chỉ nhận báo giá.

Một bảng chiết tính được dùng ba lần trong đời một đoàn:

• Khi báo giá: sale chiết tính theo giá nhà cung cấp đang có, ra giá bán theo các mức số khách.
• Khi đoàn chốt: điều hành lấy bản chiết tính làm điểm xuất phát cho dự toán, kiểm lại giá từng nhà cung cấp tại ngày khởi hành.
• Khi quyết toán: điều hành và kế toán so chi thực tế với dự toán để biết đoàn lãi bao nhiêu, lệch ở khoản nào.

Vì vậy bảng chiết tính phải đủ dòng và ghi rõ đơn giá lấy từ đâu. Cách ba lần dùng này nối vào nhau có trong bài quy trình điều hành tour từ A–Z.

Công thức chiết tính giá tour

• Chi phí cố định mỗi khách = tổng chi phí cố định của đoàn ÷ số khách trả tiền.
• Chi phí FOC mỗi khách = số suất FOC × chi phí biến đổi của một khách ÷ số khách trả tiền.
• Giá vốn mỗi khách = chi phí cố định mỗi khách + chi phí biến đổi mỗi khách + chi phí FOC mỗi khách.
• Giá bán mỗi khách = giá vốn ÷ (1 − tỷ lệ lãi) nếu tính lãi trên giá bán, hoặc giá vốn × (1 + tỷ lệ lãi) nếu tính lãi trên giá vốn; sau đó làm tròn lên.
• Phụ thu phòng đơn = (giá phòng ở một người − nửa giá phòng đôi) × số đêm.

Điểm mấu chốt nằm ở mẫu số: luôn chia cho số khách trả tiền, không chia cho tổng số người đi. Trưởng đoàn được miễn phí, hướng dẫn viên và lái xe không phải khách, nên không ai trong số đó gánh phần chi phí chung.

Bước 1. Kê chi phí cố định của cả đoàn

Chi phí cố định là khoản trả một lần cho cả đoàn: đoàn 15 hay 30 khách thì số tiền vẫn vậy, miễn là chưa phải đổi cỡ xe hay thêm tàu. Thường gồm:

• Xe trọn tuyến (giá đổi theo cỡ xe, xem bước 6).
• Tàu, thuyền thuê nguyên chiếc.
• Hướng dẫn viên: công tác phí, phòng, ăn, vé máy bay nếu đi suốt tuyến.
• Phòng và ăn của lái xe nếu nhà xe không lo.
• Khoản tổ chức theo đoàn: băng rôn, gala, teambuilding, âm thanh.

Đây là nhóm hay bị quên nhất, vì phòng, ăn của hướng dẫn viên và lái xe không có trong lịch trình gửi khách. Mỗi khoản quên là tiền lấy từ lãi.

Cách phân loại nhanh: đoàn thêm một khách thì khoản này có tăng không? Không tăng là chi phí cố định.

Bước 2. Kê chi phí biến đổi theo đầu khách

Chi phí biến đổi tăng theo từng khách: phòng khách sạn, bữa ăn, vé tham quan, vé máy bay, bảo hiểm du lịch, nước uống, quà tặng, phí visa từng hồ sơ. Hai chỗ cần cẩn thận:

• Tiền phòng: khách sạn báo giá theo phòng, không theo người. Phòng đôi ở hai khách thì mỗi khách chịu nửa giá phòng mỗi đêm; phòng ba chịu một phần ba. Trong file mẫu, ô số lượng của dòng khách sạn là 0,5.
• Đơn vị tính: ăn theo bữa, nước theo chai mỗi ngày, bảo hiểm theo ngày. Cột "số lần" lấy số ngày, số đêm từ phần thông tin đoàn, nên đổi chương trình từ 2 ngày sang 3 ngày không phải sửa từng dòng.

Bước 3. Tính FOC

FOC (free of charge) là suất miễn phí. Khi chiết tính cần tách hai loại:

• FOC công ty tặng đoàn: thường là trưởng đoàn, kiểu "đủ 20 khách trả tiền tặng 1 suất". Người này vẫn ở, ăn, đi tham quan, nên chi phí biến đổi của họ phải chia cho khách trả tiền.
• FOC nhà cung cấp tặng công ty: ví dụ khách sạn tặng một phòng khi đặt đủ số phòng. Loại này làm giảm giá vốn; ghi giảm vào dòng liên quan, và chỉ tính khi nhà cung cấp đã xác nhận bằng văn bản.

Trong file mẫu, số suất FOC bằng phần nguyên của số khách trả tiền chia cho số khách được 1 suất. Lỗi hay gặp là chia chi phí cố định cho cả người được FOC: đoàn 20 khách cộng 1 trưởng đoàn mà chia cho 21, thì mỗi khách thiếu một khoản nhỏ, cộng lại vừa đúng bằng phần chi phí không ai trả.

Bước 4. Tính phụ thu phòng đơn

Khách ở một mình chiếm trọn một phòng, trong khi giá tour chỉ tính cho họ nửa phòng. Phần chênh là phụ thu phòng đơn, bằng giá phòng ở một người trừ nửa giá phòng đôi, nhân số đêm.

Nhiều khách sạn bán phòng đôi cho một người thấp hơn giá phòng đôi, nên cần hỏi đúng giá này. Có công ty thu đúng phần chênh giá vốn, có công ty cộng thêm lãi; file mẫu có ô chọn "Có/Không" cho việc này.

Đoàn lẻ một khách thì phải chốt trước ai ghép phòng ba, ai chịu phụ thu. Không chốt thì phần chênh thành chi phí của công ty.

Bước 5. Đặt lãi mong muốn: trên giá bán hay trên giá vốn

Cùng một con số phần trăm, hai cách tính lãi ra hai giá khác nhau. Lấy giá vốn 2.895.500 đ/khách (của đoàn ví dụ bên dưới) và lãi 12%:

• Lãi trên giá vốn: 2.895.500 × 1,12 = 3.242.960 đ. Tính ngược lại, lãi chỉ chiếm khoảng 10,7% giá bán.
• Lãi trên giá bán: 2.895.500 ÷ 0,88 = 3.290.341 đ. Lãi đúng 12% giá bán.

Hai cách chênh gần 50.000 đ mỗi khách, đoàn 30 khách là khoảng 1,4 triệu đồng. Công ty nên thống nhất một cách và ghi rõ trong bảng, nhất là khi giám đốc duyệt giá theo tỷ lệ lãi trên doanh thu.

Giá bán làm tròn lên, không làm tròn xuống, đến 10.000 hoặc 50.000 đ; như vậy lãi thật chỉ cao hơn chứ không thấp hơn lãi mong muốn. File có thêm ô thuế GTGT cộng thêm, để 0% nếu giá báo khách đã gồm thuế. Tour trong nước và tour ra nước ngoài tính thuế khác nhau, nên hỏi kế toán trước khi đặt ô này.

Bước 6. Lập bảng giá bán theo các mức số khách

Lúc báo giá, số khách thường chưa chốt. Thay vì một giá, công ty gửi khách bảng giá theo các mức, ví dụ 15–19, 20–29, 30–40 khách. Ba nguyên tắc:

• Tính giá mỗi mức ở số khách thấp nhất của mức đó. Đoàn rơi xuống đáy mức vẫn đủ lãi; đoàn đông hơn thì lãi tăng.
• Đổi cỡ xe theo mức. Xe phải đủ chỗ cho khách, người được FOC và hướng dẫn viên. Đoàn 29 khách cộng 1 trưởng đoàn và 1 hướng dẫn viên là 31 người, không vừa xe 29 chỗ.
• Cho mốc FOC trùng đầu một mức. Tặng FOC từ 20 khách thì cho một mức bắt đầu ở 20. Mốc FOC nằm giữa một mức thì giá mức đó chưa tính suất FOC, phải kiểm thêm lãi ở mốc FOC.

Ví dụ: chiết tính đoàn Hà Nội – Hạ Long 2 ngày 1 đêm

Ví dụ dùng số giả định, không phải giá thị trường hay giá của khách hàng nào. Đây cũng là số điền sẵn trong file mẫu.

• Đoàn: Công ty ABC (giả định), Hà Nội – Hạ Long 2 ngày 1 đêm, đi xe ô tô, khách sạn 4 sao ở Bãi Cháy.
• Tham số: lãi 12% trên giá bán; 1 FOC cho mỗi 20 khách trả tiền; làm tròn lên đến 50.000 đ; giá đã gồm thuế.

Chi phí cố định chưa gồm xe, cộng 6.800.000 đ:

• Tàu tham quan vịnh thuê nguyên chiếc: 3.500.000 đ
• Công tác phí hướng dẫn viên: 2 ngày × 800.000 đ = 1.600.000 đ
• Phòng nội bộ cho hướng dẫn viên và lái xe: 600.000 đ
• Ăn của hướng dẫn viên và lái xe: 2 người × 4 bữa × 100.000 đ = 800.000 đ
• Băng rôn: 300.000 đ

Chi phí biến đổi mỗi khách, cộng 2.110.000 đ:

• Khách sạn: phòng đôi 1.200.000 đ/đêm, mỗi khách nửa phòng = 600.000 đ
• Ăn chính: 4 bữa × 200.000 đ = 800.000 đ
• Vé thắng cảnh vịnh 290.000 đ, cáp treo 350.000 đ
• Nước uống 40.000 đ, bảo hiểm 10.000 đ, mũ 20.000 đ

Tính cho mức 20–29 khách (xe 35 chỗ, 6.800.000 đ), lấy 20 khách trả tiền:

• Chi phí cố định: (6.800.000 + 6.800.000) ÷ 20 = 680.000 đ/khách
• Chi phí biến đổi: 2.110.000 đ/khách
• FOC: 1 suất, 2.110.000 ÷ 20 = 105.500 đ/khách
• Giá vốn: 2.895.500 đ/khách
• Giá bán: 2.895.500 ÷ 0,88 = 3.290.341 đ, làm tròn lên 3.300.000 đ
• Lãi: 404.500 đ/khách, khoảng 12,3% giá bán

Bảng giá cả bốn mức (file tự tính):

• 10–14 khách, xe 16 chỗ: 3.700.000 đ/khách
• 15–19 khách, xe 29 chỗ: 3.400.000 đ/khách
• 20–29 khách, xe 35 chỗ: 3.300.000 đ/khách
• 30–40 khách, xe 45 chỗ: 3.050.000 đ/khách
• Phụ thu phòng đơn: (1.100.000 − 600.000) × 1 đêm = 500.000 đ

Kiểm tra khi đoàn chốt 22 khách trả tiền. Giá 3.300.000 đ/khách, doanh thu 72.600.000 đ. Chi phí là 13.600.000 đ cố định cộng 2.110.000 đ × 23 người (22 khách và 1 trưởng đoàn), tổng 62.130.000 đ. Lãi 10.470.000 đ, khoảng 14,4% doanh thu, cao hơn 12% vì giá đã tính ở mức 20 khách.

Ngược lại, nếu đoàn rút xuống 18 khách thì giá chuyển sang mức 15–19 đã báo từ đầu.

Từ bảng chiết tính sang báo giá gửi khách

Bảng chiết tính ở lại trong công ty. Sang báo giá chỉ chép giá bán theo từng mức số khách, phụ thu phòng đơn, giá trẻ em, và danh sách dịch vụ đã gồm lấy từ các dòng chi phí. Không chép đơn giá phòng, giá xe hay mức lãi: khách thấy giá vốn từng dòng sẽ mặc cả từng khoản. Cách trình bày có trong bài mẫu báo giá tour gửi khách, kèm file Excel riêng.

7 lỗi khiến tour lỗ dù bảng chiết tính trông vẫn đúng

1. Quên chi phí của người không phải khách: phòng, ăn, vé máy bay của hướng dẫn viên và lái xe.
2. Chia chi phí cố định cho cả người được FOC hoặc cho cả hướng dẫn viên.
3. Tính phòng theo người trong khi khách sạn báo theo phòng, hoặc quên đoàn lẻ một khách.
4. Một giá cho mọi số khách: báo theo 30 khách, đoàn đi 22 thì tiền xe, tàu chia cho ít người hơn.
5. Dùng giá nhà cung cấp cũ: giá thấp điểm cho đoàn đi Tết, giá phòng chưa gồm phụ thu cuối tuần, giá ngoại tệ chưa tính dự phòng tỷ giá.
6. Nhầm lãi trên giá vốn với lãi trên giá bán.
7. Không ghi nguồn đơn giá: ba tháng sau không ai biết giá phòng lấy từ hợp đồng nào, còn hiệu lực không.

Khi nào nên chuyển chiết tính khỏi Excel

Excel đủ dùng khi mỗi tháng có vài đoàn và một hai người tính giá. Bảng tính bắt đầu tốn thời gian hơn là tiết kiệm khi nhiều sale cùng tính giá, mỗi người một file; khi bảng giá nhà cung cấp nằm rải rác; khi giá đã duyệt bị gõ lại ở đơn hàng, dự toán, quyết toán; hoặc khi giám đốc muốn duyệt giá trước khi gửi khách.

Trên phần mềm quản lý bán tour và báo giá TourWell, sale lập bảng tính giá cho tour đoàn và tour thiết kế riêng, lấy giá vốn từ bảng giá nhà cung cấp đã lưu, khai nhiều khoảng số khách và nhiều phương án khách sạn, đặt mức lãi và thấy ngay giá bán cùng lợi nhuận dự kiến. Báo giá đi qua các cấp duyệt công ty đặt ra, rồi chuyển thành đơn hàng không phải gõ lại. Bài CRM du lịch: 7 đặc thù của nghề lữ hành giải thích vì sao báo giá đi từ chiết tính là chỗ phần mềm bán hàng chung thường không theo kịp.

Câu hỏi thường gặp về chiết tính giá tour

Chiết tính giá tour khác dự toán tour thế nào?

Chiết tính làm lúc báo giá, dùng giá nhà cung cấp đang có để ra giá bán theo các mức số khách. Dự toán làm khi đoàn đã chốt, dùng số khách và giá thật tại ngày khởi hành, cần trưởng phòng hoặc giám đốc duyệt trước khi đặt dịch vụ. Sau tour, quyết toán so chi thực tế với dự toán.

Nên đặt lãi bao nhiêu phần trăm?

Không có con số chung. Mức lãi phụ thuộc loại tour, độ cạnh tranh của tuyến, mùa và chi phí vận hành của từng công ty. Cách làm thực tế: lấy chi phí văn phòng, lương sale và điều hành mỗi tháng chia cho số đoàn để biết mức lãi tối thiểu, rồi đặt lãi mong muốn cao hơn mức đó. Con số 12% trong bài chỉ để minh họa.

Giá trẻ em tính thế nào?

Nhiều công ty báo trẻ em theo phần trăm giá người lớn, chia theo độ tuổi. Nên kiểm lại phần trăm đó bằng chiết tính: trẻ em vẫn chiếm ghế xe, ăn suất riêng, có vé tham quan riêng, chỉ khác tiền phòng nếu ngủ chung giường với bố mẹ.

Kết luận

Bảng chiết tính đúng không cần phức tạp: tách chi phí cố định và chi phí theo đầu khách, chia cho số khách trả tiền, tính đủ FOC và phòng đơn, thống nhất cách tính lãi, rồi lập giá cho từng mức số khách. Phần còn lại là ghi nguồn từng đơn giá và kiểm lại khi đoàn chốt.

Tải mẫu chiết tính giá tour (Excel) để dùng ngay, hoặc đặt lịch demo để xem TourWell tính giá, duyệt báo giá và chuyển sang điều hành trên chính dữ liệu tour của công ty anh chị.