Quản lý công ty du lịch: 10 con số chủ doanh nghiệp cần nhìn mỗi tuần

Quản lý công ty du lịch bằng con số nghĩa là mỗi tuần nhìn đúng mười chỉ số: doanh thu chốt mới, lãi gộp dự kiến của đơn mới, lãi gộp thực của tour đã quyết toán, tỷ lệ lấp chỗ tour ghép, tỷ lệ chốt báo giá, công nợ khách quá hạn, tiền phải trả nhà cung cấp trong 14 ngày tới, tiền cọc đang nằm ở nhà cung cấp, tạm ứng hướng dẫn viên chưa hoàn, và điểm hài lòng của khách. Mười con số này trả lời ba câu hỏi: công ty có đang bán được không, bán có lãi không, và tiền đang nằm ở đâu.

Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp lữ hành muốn có một buổi xem số cố định mỗi tuần thay vì chờ báo cáo cuối tháng. Mỗi con số đi kèm cách tính, ngưỡng nên để ý và ví dụ với số giả định.

Các ngưỡng trong bài là kinh nghiệm tham khảo, không phải chuẩn ngành. Mỗi công ty có mảng sản phẩm, quy mô và cách tính giá khác nhau, nên hãy tự đặt ngưỡng sau vài tháng theo dõi số của chính mình. Mọi ví dụ dùng số giả định, không phải số liệu của khách hàng nào.

Vì sao xem mỗi tuần, không chờ cuối tháng

Nghề lữ hành có ba đặc điểm khiến báo cáo cuối tháng luôn đến muộn:

• Tiền đi trước dịch vụ. Khách cọc và nhà cung cấp đòi cọc từ nhiều tuần, nhiều tháng trước khi đoàn chạy.
• Lãi chỉ chắc khi tour quyết toán. Doanh thu ghi ngay lúc chốt đơn, còn lãi của tour phải chờ đoàn về, hướng dẫn viên hoàn ứng, kế toán đối chiếu xong.
• Mùa vụ dồn dập. Một tuần cao điểm có thể bằng cả tháng thấp điểm.

Một buổi 30 phút mỗi sáng thứ Hai, cùng trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng điều hành và kế toán, đủ để nhìn mười con số dưới đây và giao việc cho tuần. Xem theo tháng thì hạn trả nhà cung cấp, hạn khách trả tiền và hạn gộp lịch tour ghép thường đã qua trước khi kịp thấy số.

Mười con số chia ba nhóm: có đang bán được không (1, 4, 5), bán có lãi không (2, 3, 10), và tiền đang nằm ở đâu (6, 7, 8, 9). Công ty nhỏ nên bắt đầu với số 7, 6, 3, 9 rồi thêm dần.

Ví dụ xuyên suốt bài là một công ty giả định có khoảng 20 nhân viên, bán tour đoàn riêng, tour ghép trong nước và dịch vụ lẻ (vé máy bay, đặt phòng). Đơn vị: triệu đồng, tính trước thuế GTGT.

1. Doanh thu chốt mới trong tuần

Là gì: tổng giá trị các đơn hàng khách đã xác nhận (đã ký hợp đồng hoặc đã cọc) trong tuần, bất kể ngày khởi hành là khi nào. Đây không phải doanh thu kế toán; nó cho biết "lượng hàng đang vào".

Cách tính: cộng giá trị các đơn chốt từ thứ Hai đến Chủ nhật, trừ các đơn hủy trong cùng tuần. Nên tách theo mảng và theo tháng khởi hành.

Ngưỡng nên để ý: so với cùng tuần năm trước (vì mùa vụ), không so với tuần liền trước. Nếu ba tuần liền thấp hơn cùng kỳ từ 15–20% trở lên mà thị trường không có biến động lớn, đó là lúc xem lại giá, kênh bán hoặc đội sale.

Ví dụ: tuần này chốt 640, cùng tuần năm trước 700, giảm khoảng 8,6%. Tách ra thì tour đoàn riêng giảm mạnh, tour ghép tăng nhẹ.

2. Lãi gộp dự kiến của đơn mới

Là gì: phần chênh giữa giá bán và giá vốn dự toán của các đơn vừa chốt. Doanh thu chốt mới cho biết bán nhiều hay ít, con số này cho biết bán có đáng hay không.

Cách tính:

Tỷ suất lãi gộp dự kiến = (Giá bán − Giá vốn dự toán) ÷ Giá bán × 100%

Giá vốn dự toán lấy từ bảng tính giá đã duyệt: xe, phòng, ăn, vé tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm, suất FOC.

Ngưỡng nên để ý: đặt một mức sàn cho từng mảng, ví dụ tour đoàn riêng không dưới 10%, dịch vụ lẻ không dưới 3%. Con số cụ thể tùy công ty. Đơn nào dưới sàn phải có lý do ghi rõ (khách chiến lược, lấp chỗ cuối mùa) và người duyệt.

Ví dụ: tuần này 640 doanh thu chốt mới, lãi gộp dự kiến 64, tỷ suất 10%. Nhưng có hai đoàn doanh nghiệp tỷ suất chỉ 4% vì sale giảm giá để chốt nhanh. Hai đoàn này chiếm 25% doanh thu tuần.

3. Lãi gộp thực của tour đã quyết toán

Là gì: lãi gộp sau khi đoàn về và quyết toán xong, tức doanh thu thực trừ chi phí thực. So với con số 2, đây là "lãi thật" chứ không còn là "lãi trên giấy".

Cách tính: với mỗi tour quyết toán trong tuần, lấy lãi gộp thực trừ lãi gộp dự toán để ra phần chênh. Cách làm từng bước có trong bài quyết toán tour.

Xem ba thứ:

• Tổng lãi gộp thực của các tour quyết toán trong tuần.
• Số tour lỗ, hoặc lãi thấp hơn dự toán quá một mức nhất định.
• Ba khoản chênh lớn nhất và lý do (phát sinh, đổi xe, khách bỏ tour, tỷ giá).

Ngưỡng nên để ý: theo kinh nghiệm, tour nào lãi thực thấp hơn dự toán quá 20% nên được điều hành giải trình trong buổi họp. Một tour lỗ là chuyện có thể xảy ra; hai tour lỗ cùng một lý do là chuyện của quy trình.

Ví dụ: tuần này quyết toán 6 tour. Dự toán lãi 78, thực 66, hụt 12. Một đoàn Đà Lạt hụt 7 vì khách sạn đổi hạng phòng phút cuối, công ty bù phần chênh.

Muốn đọc kỹ cách xếp lãi theo mảng, theo sale, theo chi nhánh, xem bài lãi lỗ từng tour.

4. Tỷ lệ lấp chỗ tour ghép

Là gì: số khách đã chốt so với số chỗ của mỗi lịch khởi hành tour ghép trong 30–45 ngày tới. Tour ghép có chi phí cố định (xe, hướng dẫn viên) nên chỉ có lãi khi đủ khách.

Cách tính:

Tỷ lệ lấp chỗ = Khách đã chốt ÷ Số chỗ của lịch khởi hành × 100%

Nên tính thêm điểm hòa vốn: số khách tối thiểu để doanh thu bù được chi phí cố định của đoàn.

Ngưỡng nên để ý: lịch nào còn 21 ngày mà chưa đạt điểm hòa vốn thì phải quyết: đẩy bán, gộp lịch, hay báo khách đổi ngày. Để đến 7 ngày trước khởi hành mới quyết thì thường đã mất tiền cọc dịch vụ.

Ví dụ: lịch ghép Hà Giang ngày 14, xe 29 chỗ, nhận tối đa 25 khách, điểm hòa vốn 16 khách. Còn 20 ngày, mới chốt 11 khách, lấp chỗ 44%. Lịch cùng tuyến ngày 21 đã có 9 khách. Gộp hai lịch thành 20 khách là phương án nên cân nhắc trước khi trả cọc xe đợt hai.

5. Tỷ lệ chốt báo giá

Là gì: trong số báo giá đã gửi, bao nhiêu báo giá thành đơn. Con số này cho biết đội sale đang làm việc hiệu quả hay đang gửi báo giá rồi bỏ đó.

Cách tính:

Tỷ lệ chốt = Số báo giá thành đơn ÷ Số báo giá đã gửi × 100%

Nên tính theo nhóm 4 tuần gần nhất, vì một báo giá tour đoàn có thể mất vài tuần mới chốt.

Ngưỡng nên để ý: tự so với chính mình theo thời gian và giữa các sale. Một sale có tỷ lệ chốt thấp hơn nhiều so với cả đội, hoặc tỷ lệ chốt chung giảm đều trong 4–6 tuần, là dấu hiệu cần xem lại cách báo giá hoặc cách theo khách sau báo giá.

Ví dụ: 4 tuần qua gửi 80 báo giá, chốt 20, tỷ lệ 25%. Sale A chốt 9/24, sale B chốt 3/22. Đọc lại 5 báo giá trượt của sale B thì thấy cả 5 không được gọi lại sau khi gửi.

6. Công nợ khách quá hạn

Là gì: số tiền khách đã đến hạn trả theo hợp đồng (đợt cọc, đợt thanh toán trước khởi hành, phần còn lại sau tour) mà chưa trả.

Cách tính: cộng các đợt thanh toán đã qua hạn mà chưa có phiếu thu. Chia theo tuổi nợ: quá hạn dưới 7 ngày, 7–30 ngày, trên 30 ngày.

Ngưỡng nên để ý: nhìn kỹ hai loại. Một là khách sắp khởi hành mà chưa trả đủ: theo kinh nghiệm, nên có quy định rõ (ví dụ phải đủ tiền trước 7 ngày) và người chịu trách nhiệm nhắc. Hai là khách doanh nghiệp trả sau tour quá 30 ngày: con số này lớn dần là vốn của công ty đang bị chiếm.

Ví dụ: tổng quá hạn 185. Trong đó 120 là một công ty khách hàng đã đi tour từ 45 ngày trước, chưa có biên bản nghiệm thu. Việc tuần này: sale phụ trách gửi lại hồ sơ thanh toán, kế toán theo dõi.

7. Phải trả nhà cung cấp trong 14 ngày tới

Là gì: tổng các đợt thanh toán cho khách sạn, nhà xe, nhà hàng, hãng bay, đối tác land tour đến hạn trong hai tuần tới. Đặt cạnh số tiền công ty đang có để biết có đủ tiền trả hay không.

Cách tính:

• Cộng các đợt trả đến hạn trong 14 ngày, theo lịch thanh toán của từng phiếu đặt dịch vụ.
• So với số dư quỹ tiền mặt và tài khoản ngân hàng, cộng tiền khách dự kiến trả trong cùng 14 ngày.

Ngưỡng nên để ý: nếu tiền có cộng tiền dự kiến thu không đủ phủ phần phải trả, phải quyết ngay: đẩy thu khách, xin giãn hạn với nhà cung cấp, hay dùng vốn khác. Trễ hạn trả nhà cung cấp có thể làm mất phòng, mất chỗ, mất giá ưu đãi mùa sau.

Ví dụ: 14 ngày tới phải trả 1.150, tiền đang có 780, khách dự kiến trả 520. Đủ, nhưng chỉ dư 150 nếu mọi khoản thu về đúng hạn. Trong 520 có 120 là khoản quá hạn ở con số 6. Nếu khoản đó không về, công ty phải xin giãn một đợt trả.

8. Tiền cọc đang nằm ở nhà cung cấp

Là gì: tổng tiền công ty đã cọc cho nhà cung cấp mà chưa dùng hết vào dịch vụ: cọc giữ phòng, cọc vé đoàn, cọc theo hợp đồng năm.

Cách tính: với mỗi nhà cung cấp, lấy tổng tiền đã cọc trừ phần đã cấn trừ vào các tour đã dùng dịch vụ. Xếp theo số tiền và theo hạn hoàn hoặc hạn phải dùng.

Ngưỡng nên để ý: để ý các khoản cọc cho đoàn đã hủy hoặc đã giảm khách mà chưa đòi lại, chưa chuyển sang đoàn khác. Đây là khoản dễ bị quên nhất, vì không nằm trong tour nào đang chạy.

Ví dụ: tổng cọc đang ở nhà cung cấp 430. Trong đó 60 là cọc một khách sạn ở Phú Quốc cho đoàn đã hủy từ tháng trước. Hợp đồng cho chuyển cọc sang đoàn khác trong 90 ngày. Việc tuần này: điều hành chọn đoàn để cấn trừ.

9. Tạm ứng hướng dẫn viên chưa hoàn và tour chưa quyết toán

Là gì: tiền công ty đã ứng cho hướng dẫn viên (và tiền hướng dẫn viên thu hộ của khách) mà chưa đối chiếu xong; và số tour đã về mà chưa quyết toán.

Cách tính:

• Tổng tạm ứng chưa hoàn, theo từng hướng dẫn viên và từng tour.
• Số tour đã kết thúc quá 7 ngày mà chưa quyết toán.

Ngưỡng nên để ý: theo kinh nghiệm, tour nên quyết toán trong vòng 7–10 ngày sau khi đoàn về. Để lâu hơn thì chứng từ thất lạc, hướng dẫn viên quên chi tiết, lãi lỗ của tour (con số 3) bị trễ theo.

Ví dụ: tạm ứng chưa hoàn 95, chia cho 7 hướng dẫn viên. 4 tour đã về quá 7 ngày chưa quyết toán, trong đó 3 tour cùng một hướng dẫn viên. Việc tuần này: điều hành ngồi cùng hướng dẫn viên đó đối chiếu trước thứ Tư.

10. Điểm hài lòng của khách và phàn nàn chưa xử lý

Là gì: điểm trung bình khách chấm sau tour, và số phàn nàn chưa có người xử lý xong. Đây là con số đi trước doanh thu: khách không hài lòng hôm nay là khách không quay lại mùa sau.

Cách tính:

• Điểm trung bình của các đoàn về trong tuần, tách theo tuyến, theo hướng dẫn viên, theo nhà cung cấp chính (khách sạn, nhà xe).
• Số phàn nàn mở, và số phàn nàn mở quá 48 giờ.

Ngưỡng nên để ý: quan trọng hơn điểm trung bình là điểm thấp lặp lại ở cùng một chỗ. Một khách sạn bị chấm thấp ở hai đoàn liền nhau là lý do để điều hành gọi cho khách sạn trước đoàn thứ ba.

Ví dụ: tuần này 6 đoàn, điểm trung bình 4,4/5. Riêng nhà xe tuyến Tây Bắc bị chấm 3,2 ở cả hai đoàn đi tuyến đó, lý do xe cũ, điều hòa yếu. Còn 2 phàn nàn mở quá 48 giờ.

Một trang cho buổi họp sáng thứ Hai

Gom mười con số vào một trang, mỗi con số một dòng: số tuần này, số tuần trước (hoặc cùng kỳ năm trước), ngưỡng của công ty, và việc giao. Ví dụ với số giả định ở trên:

Bảng không cần đẹp, chỉ cần số đúng, có trước buổi họp, và mỗi dòng đỏ có người nhận việc.

Lấy số từ đâu để không mất cả ngày gom file

Nếu mỗi con số nằm ở một file Excel của một người, kế toán mất cả ngày để gom và số đến buổi họp đã cũ. Ba nguyên tắc giúp số có sẵn:

1. Mỗi khoản tiền gắn với một đơn hàng hoặc một tour. Phiếu thu gắn đơn, phiếu chi gắn tour, cọc gắn nhà cung cấp. Khi đó con số 6, 7, 8 cộng ra được ngay.
2. Dự toán và quyết toán cùng một nơi. Lãi dự kiến (con số 2) và lãi thực (con số 3) mới so được với nhau, từng khoản.
3. Đơn hàng ghi chi nhánh, ghi sale ngay khi lập. Nhờ vậy cả mười con số tách được theo chi nhánh mà không phải chờ ai gom file. Công ty có nhiều văn phòng nên đọc thêm về quản lý công ty du lịch nhiều chi nhánh.

Trên TourWell, phiếu thu gắn thẳng vào đơn hàng, đề nghị thanh toán và phiếu chi gắn vào tour, quỹ cọc tại nhà cung cấp và lịch trả theo đợt được theo dõi cho từng phiếu đặt dịch vụ, còn thu hộ, chi hộ của hướng dẫn viên cho biết tiền đang trong tay ai. Chi tiết ở trang phần mềm kế toán công ty du lịch. Báo cáo một trang cho mỗi tour (chỗ đã bán, doanh thu, chi phí, lãi) xuất được Excel để đưa vào bảng họp tuần.

Các bài trong cụm quản trị doanh nghiệp lữ hành đi sâu từng phần:

• Lãi lỗ từng tour: doanh thu và lợi nhuận công ty lữ hành
• Quyết toán tour: so dự toán với thực chi
• Quản lý công ty du lịch nhiều chi nhánh

Muốn xem cả mười con số được lấy từ đâu trên một hệ thống chung cho bán hàng, điều hành và kế toán, xem TourWell, phần mềm quản lý công ty du lịch.

Hỏi đáp

Công ty nhỏ, dưới 10 người, có cần xem đủ mười con số không? Không bắt buộc. Công ty nhỏ nên giữ chắc bốn con số: phải trả nhà cung cấp 14 ngày tới, công nợ khách quá hạn, lãi gộp thực của tour đã quyết toán và số tour chưa quyết toán. Các con số còn lại thêm dần khi có thời gian.

Doanh thu chốt mới khác doanh thu trên báo cáo kế toán thế nào? Doanh thu chốt mới tính theo ngày khách xác nhận đơn, để biết lượng hàng đang vào. Doanh thu kế toán ghi nhận theo quy định kế toán, thường gắn với lúc dịch vụ hoàn thành. Hai con số dùng cho hai mục đích khác nhau; hỏi kế toán của công ty về cách ghi nhận doanh thu trên sổ sách.

Ngưỡng tỷ suất lãi gộp bao nhiêu là tốt? Không có một con số chung. Tour đoàn thiết kế riêng, tour ghép, vé máy bay, land tour cho đối tác nước ngoài có mức lãi rất khác nhau. Cách làm thực tế là theo dõi tỷ suất của từng mảng trong ba tháng, rồi đặt mức sàn cho từng mảng dựa trên số của chính công ty.

Ai trong công ty nên chuẩn bị bảng số hằng tuần? Thường là kế toán tổng hợp, với phần số liệu bán hàng từ trưởng phòng kinh doanh và phần lấp chỗ, quyết toán từ trưởng phòng điều hành. Chủ doanh nghiệp nên giữ quyền chọn con số và đặt ngưỡng, không nên tự gom số.