4 xu hướng chuyển đổi số trong vận hành công ty lữ hành năm 2026

Bốn xu hướng chuyển đổi số rõ nhất trong vận hành công ty lữ hành năm 2026 là: báo giá, đơn hàng, điều hành và kế toán chạy trên cùng một nguồn dữ liệu thay cho mỗi phòng một file; duyệt, ký và xác nhận qua điện thoại, qua đường link thay cho giấy và tin nhắn; phần mềm đọc hộ chiếu, thư đặt dịch vụ thay người gõ lại; và tiền đi theo từng tour để biết lãi lỗ ngay khi đoàn về. Cả bốn đều nhằm một việc: cùng một đội người chạy được nhiều đoàn hơn mà ít sai hơn.

Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp, trưởng phòng kinh doanh, điều hành và kế toán. Bài chỉ nói về cách làm việc phía trong công ty. Những công nghệ khách du lịch nhìn thấy, như trợ lý trả lời tự động hay kênh bán mới, có ở bài các xu hướng công nghệ ảnh hưởng tới ngành du lịch.

Từ năm 2022 đến nay: xu hướng đã đi vào phía trong

Tại hội thảo "Chuyển đổi số du lịch – Xu hướng và giải pháp" ngày 26/5/2022, ông Hà Văn Siêu, khi đó là Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Du lịch (nay là Cục Du lịch Quốc gia Việt Nam), nêu bốn xu hướng chuyển đổi số của ngành:

1. Du lịch thông minh, đáp ứng nhu cầu cá nhân hóa, trải nghiệm sâu.
2. Du lịch chủ động từ phía khách du lịch: khách tự tìm, tự chọn, tự đánh giá.
3. Liên minh, liên kết, phát huy cơ chế kinh tế chia sẻ giữa lữ hành, lưu trú, vận chuyển.
4. Khuếch trương cực đại cảm xúc trong trải nghiệm du lịch.

Bốn xu hướng này nhìn từ phía khách và cả ngành. Bốn năm sau, phần lớn công ty lữ hành đã có fanpage, Zalo, website, nhận khách qua mạng. Phần phía sau thì đi chậm hơn: nhiều nơi vẫn tính giá trên file Excel riêng, gửi danh sách đoàn qua Zalo, ghi phiếu chi vào sổ.

Lượng việc thì không chờ. Theo Cục Thống kê, doanh thu du lịch lữ hành bảy tháng đầu năm 2026 ước đạt 59,3 nghìn tỷ đồng, tăng 16,3% so với cùng kỳ; chín tháng đầu năm, khách quốc tế đạt hơn 17,7 triệu lượt, tăng 14,5%. Nhiều đoàn hơn với cùng một đội người, nên năm 2026 những thay đổi đáng kể nhất đang diễn ra ở bàn làm việc của sale, điều hành và kế toán.

Xu hướng 1: Một nguồn dữ liệu từ báo giá đến quyết toán

Trước đây: sale tính giá trong file của mình, gửi báo giá qua Zalo, chốt xong chép danh sách khách sang file khác cho điều hành. Điều hành lập dự toán trong file thứ ba. Kế toán ghi thu chi vào sổ riêng. Mỗi lần chuyển là một lần gõ lại, một lần có thể sai.

Bây giờ: các công ty chuyển sang để một đơn hàng đi xuyên suốt: báo giá được duyệt chuyển thành đơn hàng, đơn hàng bàn giao sang điều hành kèm danh sách khách và lịch trình, dự toán lấy số từ bảng giá vốn, chi phí của tour đi thẳng sang kế toán. Ai sửa giá, sửa ngày, sửa số khách đều có nhật ký.

Vì sao đây là xu hướng đầu tiên: ba xu hướng sau đều cần nó. Không có một nguồn dữ liệu thì duyệt trên điện thoại cũng chỉ là duyệt một file đính kèm, đọc hộ chiếu tự động cũng phải chép lại sang chỗ khác.

Bắt đầu thế nào: thống nhất mẫu báo giá tour gửi khách và cách tính giá chung cho cả phòng, rồi đưa khâu bán hàng lên trước. Trên phần mềm bán tour và báo giá của TourWell, báo giá đã duyệt chuyển thành đơn hàng không phải gõ lại, và một đơn chứa được tour, khách sạn, vé máy bay, xe, visa.

Xu hướng 2: Duyệt, ký, xác nhận qua điện thoại và đường link

Trước đây: báo giá chờ giám đốc về văn phòng để ký. Hợp đồng in ra, khách ký, chụp ảnh gửi lại hoặc chuyển phát. Nhà cung cấp xác nhận đặt phòng bằng một tin nhắn "ok em", đến khi đoàn tới thì không ai tìm lại được.

Bây giờ: việc duyệt và xác nhận chuyển lên điện thoại, nhưng có dấu vết:

• Duyệt nhiều cấp trên điện thoại: báo giá, dự toán, quyết toán, đề nghị thanh toán đi qua đúng các cấp công ty đặt ra; ai duyệt, lúc nào đều lưu lại. Giám đốc đi công tác vẫn duyệt được.
• Khách ký hợp đồng trên điện thoại: khách nhận đường link, xác thực bằng mã OTP và ký tay trên màn hình.
• Nhà cung cấp xác nhận qua đường link: phiếu đặt dịch vụ gửi qua email, nhà cung cấp bấm xác nhận hoặc từ chối mà không cần tài khoản.

Được gì: báo giá không nằm chờ, đoàn không khởi hành với dịch vụ chưa xác nhận, và khi có tranh chấp thì có bằng chứng. Đây cũng là cách để các bước trong quy trình điều hành tour 8 bước có mốc rõ ràng: bước nào đã xong, ai xác nhận.

Bắt đầu thế nào: viết ra ai duyệt cái gì, trong hạn mức nào, trước khi đưa lên phần mềm. Trên phần mềm điều hành tour của TourWell, dự toán đã duyệt thì khóa, muốn sửa phải lùi bước và ghi lý do.

Xu hướng 3: Phần mềm đọc giấy tờ thay người gõ lại

Trước đây: một đoàn 30 khách đi nước ngoài là 30 ảnh hộ chiếu, điều hành gõ từng họ tên, ngày sinh, số hộ chiếu, ngày hết hạn. Thư đặt tour từ đối tác nước ngoài, thư xác nhận của hãng bay cũng được đọc bằng mắt rồi chép vào file.

Bây giờ: phần mềm đọc được ảnh hộ chiếu, thư đặt dịch vụ và điền sẵn, người làm chỉ cần xem lại những ô nghi ngờ. Đây là phần ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đang giúp khâu vận hành nhiều nhất: không phải để nói chuyện với khách, mà để bớt việc gõ lại.

Trên TourWell, các trang giải pháp mô tả những việc cụ thể:

• Với công ty inbound: thư đặt tour từ GetYourGuide, Viator được đọc thành phiếu đặt nháp, người duyệt rồi mới tạo đơn; một hộp thư chung cho WhatsApp, Zalo, Messenger và email.
• Với công ty outbound: dán thư của hãng hoặc tin nhắn nhà cung cấp, phần mềm tự tách chặng bay, hãng, mã đặt chỗ (PNR), hạn xuất vé để người dùng xem lại rồi điền.
• Với cả hai: phần mềm đọc ảnh hộ chiếu, đối chiếu dòng mã ở cuối trang hộ chiếu (vùng MRZ), điền họ tên, ngày sinh, số và hạn hộ chiếu; cảnh báo hộ chiếu hết hạn hoặc còn dưới 6 tháng tính đến ngày về.

Lưu ý: máy đọc nhanh nhưng vẫn có lúc sai. Cách làm đúng là phần mềm điền, người kiểm, và những ô nghi ngờ phải được đánh dấu để người xem lại.

Xu hướng 4: Tiền đi theo từng tour, lãi lỗ thấy ngay khi đoàn về

Trước đây: khách chuyển khoản, kế toán báo sale qua Zalo. Hướng dẫn viên tạm ứng, thu hộ, chi hộ, ghi vào một tờ giấy. Đoàn về vài tuần mới quyết toán xong, cuối tháng giám đốc mới biết tháng đó lãi hay lỗ.

Bây giờ: mỗi đồng tiền gắn với một đơn hàng hoặc một tour:

• Phiếu thu lập từ đơn hàng, theo các đợt cọc và thanh toán; thu xong thì đơn tự cập nhật đã thu, còn phải thu.
• Phiếu chi trả nhà cung cấp gắn với tour và phiếu đặt dịch vụ; tiền cọc đặt trước tại khách sạn, nhà xe được theo dõi riêng.
• Hướng dẫn viên khai số tiền thực thu qua đường link, kế toán xác nhận đã thu từ khách và đã nộp về quỹ.
• Đoàn về, điều hành đối chiếu dự toán với thực chi, giải trình khoản chênh, ký duyệt rồi khóa sổ.

Cách làm từng bước có trong bài quyết toán tour: so dự toán với thực chi, ra lãi lỗ từng tour. Trên phần mềm kế toán của TourWell, phiếu đã hoàn tất không xóa được, chỉ điều chỉnh bằng phiếu khác, nên sổ sách luôn có dấu vết.

Quy định mới cũng đẩy xu hướng này

Đây là thông tin tổng hợp để tham khảo. Hãy hỏi thêm ý kiến bộ phận chuyên môn (kế toán, thuế) của doanh nghiệp. Nội dung này không phải khuyến nghị làm theo ngay.

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định khoản tiền thu trước khi cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc đúng nghĩa. Với nghề lữ hành, nơi tiền tour gần như luôn về trước ngày khởi hành, kế toán cần biết ngay mỗi khoản khách chuyển thuộc đơn nào, là tiền cọc hay tiền thanh toán. Chi tiết trong bài khi nào công ty lữ hành phải xuất hóa đơn tiền tour thu trước.

Mỗi mô hình kinh doanh nên theo xu hướng nào trước

Không công ty nào cần làm cả bốn cùng lúc. Thứ tự hợp lý tùy vào mô hình:

• Tour ghép: xu hướng 1 trước. Mọi kênh bán phải nhìn chung một số chỗ để không bán quá ghế.
• Inbound: xu hướng 3 trước. Booking và hộ chiếu đối tác gửi sang nhiều, gõ lại tốn công nhất.
• Outbound: xu hướng 3 và 4. Hạn xuất vé, hồ sơ visa, thu chi nhiều ngoại tệ.
• Tour đoàn và MICE: xu hướng 2 trước. Báo giá nhiều phương án, nhiều cấp duyệt, nhiều nhà cung cấp.
• Nhiều chi nhánh: xu hướng 1 và 2. Trụ sở cần số liệu từng chi nhánh, giám đốc duyệt chi từ xa.

Thứ tự triển khai chi tiết theo từng giai đoạn 2–3 tháng có ở bài chuyển đổi số du lịch: bắt đầu từ đâu, đi lộ trình nào.

Những gì chưa nên vội

• Mua công cụ trước khi thống nhất cách làm. Phần mềm không quyết thay ai duyệt báo giá, hạn mức chi bao nhiêu.
• Mỗi phòng tự chọn một phần mềm. Bán hàng một công cụ, kế toán một công cụ thì xu hướng 1 không bao giờ thành.
• Để máy tự quyết. Phần mềm đọc hộ chiếu, đọc booking để điền sẵn, nhưng người vẫn phải duyệt trước khi tạo đơn hay đặt dịch vụ.
• Bỏ qua người làm lâu năm. Họ biết những ngoại lệ mà quy trình trên giấy không ghi. Mời họ cùng thiết kế cách làm mới.

Nếu anh/chị là chủ doanh nghiệp và đang cân nhắc có nên bắt đầu ngay hay đợi thêm, bài 4 lý do doanh nghiệp du lịch phải chuyển đổi số ngay có phép tính với số giả định cho thấy mỗi năm chậm trễ mất gì.

Câu hỏi thường gặp

Xu hướng chuyển đổi số trong vận hành khác xu hướng công nghệ du lịch thế nào?

Xu hướng công nghệ du lịch thường nói về những gì khách nhìn thấy: kênh bán, đặt dịch vụ trực tuyến, trợ lý trả lời tự động. Xu hướng trong vận hành nói về cách sale, điều hành, kế toán làm việc với nhau: báo giá, đặt dịch vụ, thu chi, quyết toán.

Công ty nhỏ có cần theo cả bốn xu hướng không?

Không cần cùng lúc. Công ty nhỏ nên bắt đầu từ xu hướng 1 (một nguồn dữ liệu cho báo giá và đơn hàng) và xu hướng 4 (thu chi gắn với từng tour). Hai xu hướng còn lại có thể làm dần.

Dùng phần mềm đọc hộ chiếu có an toàn không?

Hộ chiếu là dữ liệu cá nhân của khách, nên chỉ những người cần dùng mới được xem, và công ty nên có quy định rõ về việc lưu giữ. Khi chọn phần mềm, hỏi rõ cách phân quyền xem dữ liệu khách và nơi lưu trữ.

Xu hướng nào giúp biết lãi lỗ từng tour nhanh nhất?

Xu hướng 4, nhưng nó cần xu hướng 1 đi trước: dự toán phải lấy từ cùng nguồn dữ liệu với đơn hàng và phiếu chi thì quyết toán mới ra nhanh được.