4 lý do doanh nghiệp du lịch phải chuyển đổi số ngay, chậm là mất gì

Doanh nghiệp du lịch phải chuyển đổi số ngay vì bốn áp lực không chờ ai: khách không chờ báo giá, khách đi theo sale khi sale nghỉ việc, lãi của mỗi tour mỏng mà công ty biết lãi lỗ quá muộn, và nhân sự thay đổi nhanh hơn tốc độ đào tạo. Mỗi năm chậm trễ, công ty không chỉ mất những đoàn không chốt được mà còn mất dần tệp khách cũ và con số thật về lãi lỗ của chính mình.

Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp và giám đốc công ty lữ hành. Phần "làm thế nào, bắt đầu từ đâu" có ở bài chuyển đổi số du lịch: bắt đầu từ đâu, đi lộ trình nào. Ở đây chỉ trả lời một câu: vì sao không nên chờ thêm một mùa nữa.

Thị trường đang lớn nhanh hơn bộ máy

Theo Cục Thống kê, năm 2025 Việt Nam đón gần 21,2 triệu lượt khách quốc tế, doanh thu du lịch lữ hành đạt 93,9 nghìn tỷ đồng, tăng 20,2% so với năm 2024. Chín tháng đầu năm 2026, khách quốc tế đạt hơn 17,7 triệu lượt, tăng 14,5% so với cùng kỳ. Số doanh nghiệp lữ hành cả nước đã vượt 4.200 (Báo Đại biểu Nhân dân, 8/2025).

Thị trường lớn hơn nghĩa là nhiều khách hỏi hơn, nhiều đoàn hơn, nhiều nhà cung cấp phải đặt hơn, và cũng nhiều công ty cùng chào giá cho một khách hơn. Bộ máy chạy bằng file Excel và nhóm Zalo vẫn xoay xở được khi mỗi tháng vài đoàn. Khi lượng việc tăng 15–20% mỗi năm, chỗ hở nào cũng thành tiền mất.

Lý do 1: Khách không chờ báo giá

Khách bây giờ hỏi cùng lúc ba bốn công ty qua Zalo, fanpage, hotline. Ai gửi báo giá rõ ràng trước thường là người được khách đọc kỹ nhất. Với tour đoàn, sale còn phải tính giá theo số khách, kiểm tra khách sạn còn phòng, xin giám đốc duyệt giá. Nếu mỗi bước đều chờ người, chờ file, báo giá mất một hai ngày.

Hai điểm chạm cần nhanh nhất:

• Lần đầu khách nhắn hoặc gọi. Tin nhắn nằm rải ở nhiều kênh, mỗi sale một điện thoại, không ai biết khách nào chưa được trả lời.
• Lúc gửi báo giá và chương trình. Sale cần tra nhanh lịch trình, giá đã gồm và chưa gồm, chính sách cọc và hủy, thay vì tìm file cũ trong máy đồng nghiệp.

Chậm thì mất gì: không phải mất một khách, mà mất phần lớn những khách hỏi giá mà công ty không theo kịp. Cách trình bày báo giá để khách chốt có trong bài mẫu báo giá tour gửi khách. Phần chuyển đổi số giúp ở chỗ khác: mọi khách hỏi về một danh sách có người phụ trách, bảng tính giá dùng chung để sale không tính lại từ đầu, báo giá được duyệt nhanh mà vẫn đúng giá công ty. Trên phần mềm bán tour và báo giá của TourWell, sale khai các khoảng số khách và phương án trong một bảng tính, giá mỗi khách tự tính cho từng ô.

Lý do 2: Khách đi theo sale, không ở lại với công ty

Khách du lịch ngày nào cũng thấy quảng cáo tour của hàng chục công ty khác. Thứ giữ khách quay lại là mối quan hệ: sale nhớ khách đi đâu năm ngoái, gọi đúng lúc khách bắt đầu tính chuyến mới, xử lý nhanh khi khách không hài lòng.

Vấn đề là mối quan hệ đó thường nằm trong điện thoại riêng của sale. Sale nghỉ việc, danh bạ và lịch sử trao đổi đi theo. Công ty còn lại một file tên và số điện thoại, không biết khách đã đi tour nào, phàn nàn gì, hẹn gì.

Hai việc nên làm:

• Có mặt đều đặn với khách cũ: chào tour mùa sau đúng thời điểm khách đã đi năm trước, nhắc giấy tờ trước chuyến đi, hỏi cảm nhận sau khi khách về.
• Có chỗ cho khách phàn nàn và xử lý nhanh: hỏi ý kiến ngay sau chuyến đi, chuyển đúng người xử lý, trả lời khách trong ngày. Khách phàn nàn mà được xử lý nhanh, đúng mực thường có thiện cảm hơn với công ty.

Chậm thì mất gì: mỗi sale nghỉ việc mang đi một phần tệp khách đã tốn tiền quảng cáo mới có. Với CRM du lịch của TourWell, khách là của công ty: sale nghỉ thì chuyển khách cho người khác cùng toàn bộ lịch sử, và phần mềm nhắc sale gọi khách theo nhịp chuyến đi, không theo trí nhớ của từng người.

Lý do 3: Lãi mỏng mà biết lãi lỗ quá muộn

Lữ hành là nghề doanh thu lớn nhưng lãi gộp mỗi tour mỏng: phần lớn tiền khách trả đi thẳng sang khách sạn, nhà xe, vé máy bay. Trong khi đó lương nhân viên là khoản chi phí cố định lớn nhất của văn phòng. Lãi của công ty phụ thuộc vào hai thứ: mỗi tour có giữ được lãi như dự toán không, và mỗi người làm được bao nhiêu đoàn.

Ở công ty chưa chuyển đổi số, cả hai đều khó thấy:

• Dự toán ở file của điều hành, phiếu chi ở sổ của kế toán. Quyết toán phải dò hai bên nên đoàn về vài tuần mới có.
• Tiền tạm ứng, thu hộ, chi hộ của hướng dẫn viên ghi rải rác, đối soát mất cả tuần.
• Thời gian của nhân viên đi vào việc lặp lại: gõ lại danh sách khách, hỏi nhau khách cọc chưa, chờ kế toán báo tiền về mới dám xác nhận chỗ.

Chậm thì mất gì: một tour lỗ mà ba tuần sau mới biết thì cùng tuyến đó có thể đã bán thêm vài đoàn với cùng bảng giá sai. Cách đặt từng khoản thực chi cạnh dự toán để ra lãi lỗ của đoàn có trong bài quyết toán tour. Trên phần điều hành tour của TourWell, mỗi tour có báo cáo một trang gồm doanh thu, chi phí và lãi; ở phần kế toán, phiếu thu gắn với đơn hàng, phiếu chi trả nhà cung cấp gắn với tour, nên con số không phải chờ cuối tháng.

Áp lực mới từ quy định về hóa đơn và sổ sách

Đây là thông tin tổng hợp để tham khảo. Hãy hỏi thêm ý kiến bộ phận chuyên môn (kế toán, thuế) của doanh nghiệp. Nội dung này không phải khuyến nghị làm theo ngay.

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định khoản tiền thu trước khi cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền, trừ tiền đặt cọc đúng nghĩa. Tour gần như luôn thu tiền trước, nên kế toán cần biết ngay mỗi khoản khách chuyển là tiền cọc hay tiền thanh toán, thuộc đơn nào. Chi tiết có trong bài khi nào công ty lữ hành phải xuất hóa đơn tiền tour thu trước. Thêm vào đó, từ năm tài chính 2026, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC thay cho Thông tư 200/2014/TT-BTC. Sổ sách càng phải khớp với từng chứng từ, tiền thu chi ghi trong tin nhắn càng dễ thành rủi ro.

Lý do 4: Nhân sự thay đổi nhanh hơn tốc độ đào tạo

Nhiều chủ doanh nghiệp lữ hành thấy nhân viên trẻ đổi việc nhanh hơn trước, và đó là thực tế phải sống cùng. Câu hỏi không còn là giữ người bằng mọi giá, mà là người mới vào bao lâu thì làm được việc.

Ở nhiều công ty lữ hành, quy trình nằm trong đầu một vài người làm lâu năm: cách tính giá đoàn, nhà cung cấp nào hay đổi giá, đoàn nào cần lưu ý gì. Người đó nghỉ, công ty mất luôn quy trình.

Chậm thì mất gì: mỗi lần thay người là vài tuần đến vài tháng năng suất thấp, và nhiều lỗi lặp lại. Khi quy trình đã nằm trên hệ thống, người mới học theo đúng các bước: bàn giao có đủ danh sách khách, dự toán có duyệt, đặt dịch vụ có xác nhận. Bài quy trình điều hành tour 8 bước, kèm checklist là ví dụ một quy trình viết ra được để người mới làm theo. Phần mềm cũng phải đủ gọn để người mới dùng được sau ít ngày; một công cụ rối, nhiều bước nhập sẽ tạo thêm việc đào tạo thay vì bớt đi.

Chờ thêm một năm thì mất gì: ví dụ với số giả định

Ví dụ dưới đây dùng số giả định cho một công ty lữ hành tầm trung, không phải số liệu của khách hàng nào. Anh/chị thay bằng con số của công ty mình.

• Đoàn không chốt vì báo giá chậm: 5 đoàn/năm × lãi gộp 20 triệu đồng/đoàn = 100 triệu đồng.
• Khách cũ không quay lại vì sale nghỉ: 2 sale nghỉ × 40 khách × 10% quay lại × 2 triệu đồng lãi/khách = 16 triệu đồng.
• Tour lỗ phát hiện muộn: 3 đoàn bán theo bảng giá sai × lỗ 8 triệu đồng/đoàn = 24 triệu đồng.
• Thời gian gõ lại, hỏi lại, dò sổ: 6 người × 1 giờ/ngày × 250 ngày × 60.000 đồng/giờ = 90 triệu đồng.
• Cộng: 230 triệu đồng một năm.

Con số thật của mỗi công ty sẽ khác, có thể lớn hơn hoặc nhỏ hơn nhiều. Điều phép tính cho thấy là các khoản mất này không nằm trên báo cáo nào, nên dễ bị xem là "chưa cần làm".

Vì sao "ngay" chứ không phải "khi nào rảnh"

• Công ty không bao giờ rảnh. Mùa cao điểm thì không ai có thời gian đổi cách làm; mùa thấp điểm là cơ hội duy nhất, và nó chỉ kéo dài vài tháng.
• Dữ liệu càng để lâu càng khó dọn. Mỗi năm thêm hàng nghìn khách, hàng trăm đoàn nằm rải trong file và tin nhắn.
• Khách và nhân viên mới đã quen làm việc trên điện thoại. Khách muốn xác nhận đơn, ký hợp đồng trên điện thoại; nhân viên trẻ không muốn chép tay sổ sách.
• Thị trường không chờ. Công ty lữ hành nào báo giá nhanh hơn, chăm khách cũ đều hơn, biết lãi lỗ sớm hơn sẽ có thêm lợi thế mỗi mùa.

Làm ngay không có nghĩa là làm tất cả cùng lúc. Lộ trình hợp lý là đi từ báo giá, đơn hàng sang điều hành rồi kế toán, mỗi giai đoạn 2–3 tháng, như trong bài lộ trình chuyển đổi số cho công ty lữ hành. Muốn biết các công ty khác đang thay đổi cách vận hành ra sao, xem 4 xu hướng chuyển đổi số trong vận hành công ty lữ hành.

Câu hỏi thường gặp

Công ty đang có lãi, mọi thứ vẫn chạy, có cần chuyển đổi số không?

Đang có lãi là lúc tốt nhất để làm, vì có tiền và có thời gian. Câu nên hỏi là: công ty có biết chính xác tour nào lãi, tour nào lỗ, khách nào sắp quay lại không. Nếu phải chờ cuối tháng mới biết thì đó là chỗ cần làm.

Chuyển đổi số có làm giảm số nhân viên không?

Mục tiêu chính không phải cắt người mà là để cùng một đội chạy được nhiều đoàn hơn khi thị trường tăng, và người mới làm được việc nhanh hơn. Công việc lặp lại như gõ lại, hỏi lại, dò sổ giảm đi, thời gian dành cho khách tăng lên.

Nên đợi qua mùa cao điểm rồi mới làm không?

Nên chuẩn bị ngay và bắt đầu chạy thật vào mùa thấp điểm gần nhất. Giai đoạn chuẩn bị (chọn người phụ trách, thống nhất quy trình, dọn dữ liệu) làm được cả trong mùa bận.

Chủ doanh nghiệp cần làm gì đầu tiên?

Chọn một người phụ trách có quyền quyết, và tự mình duyệt báo giá, duyệt chi trên hệ thống từ ngày đầu. Nhân viên nhìn cách giám đốc làm để biết việc này có thật sự quan trọng hay không.