Mẫu báo giá tour gửi khách và cách trình bày để khách chốt

Một mẫu báo giá tour gửi khách cần đủ 6 khối: thông tin khách và đoàn, lịch trình tóm tắt, bảng giá theo số khách, giá đã gồm và chưa gồm, điều kiện cọc và hủy, hạn hiệu lực của báo giá. Khách chốt nhanh khi đọc một trang là biết mình trả bao nhiêu, được gì, cọc khi nào và giá giữ đến ngày nào.

Bài viết đi qua từng khối, kèm một ví dụ báo giá đoàn có số cụ thể và những cách trình bày giúp khách ra quyết định. Tất cả đã có sẵn trong file mẫu Excel bên dưới, tải về dùng được ngay.

Tải mẫu báo giá tour (Excel)

Tải mẫu báo giá tour (Excel). Tải trực tiếp, không cần điền form.

File có hai trang:

• Báo giá: đủ 6 khối nói ở trên, đặt sẵn khổ A4 dọc để lưu PDF gửi khách.
• Hướng dẫn: 7 bước điền và gửi.

Cách dùng nhanh:

• Chỉ sửa các ô chữ xanh trên nền vàng. Ô chữ đen là công thức tự tính.
• Điền giá mỗi khách cho từng khoảng số khách và từng phương án khách sạn. Phần tạm tính tự lấy đúng mức giá theo tổng số khách của đoàn.
• Nhập ngày báo giá và ngày khởi hành: ngày về, hạn cọc, hạn thanh toán và các mốc phí hủy tự tính ra.
• Mọi tên khách, giá và mốc ngày trong file là ví dụ giả định. Anh/chị thay bằng số của công ty mình.

Nếu muốn lập báo giá có duyệt và chốt đơn ngay trên phần mềm thay cho file Excel, xem phần mềm quản lý bán tour và báo giá TourWell.

Báo giá tour khác bảng chiết tính giá tour ở đâu

Báo giá tour là văn bản gửi khách, ghi giá bán, dịch vụ đi kèm và điều kiện mua. Bảng chiết tính là giấy tờ nội bộ, ghi giá vốn từng dịch vụ và mức lãi để ra giá bán. Hai thứ dùng chung con số cuối cùng, nhưng người đọc khác nhau:

• Bảng chiết tính (nội bộ): giá phòng, giá xe, giá bữa ăn, vé tham quan, hướng dẫn viên, chi phí chung, mức lãi. Người đọc là sale, điều hành, kế toán, giám đốc.
• Báo giá (gửi khách): giá mỗi khách theo số khách, giá đã gồm và chưa gồm, lịch trình, điều kiện cọc và hủy. Người đọc là khách.

Lỗi hay gặp ở sale mới là gửi khách cả file chiết tính, hoặc chép nguyên các dòng giá vốn sang báo giá. Khách thấy giá phòng, giá xe từng dòng sẽ đi hỏi giá lẻ ở nơi khác rồi mặc cả từng khoản. Cách làm đúng: tính giá trên bảng chiết tính giá tour trước, rồi chỉ chép giá bán mỗi khách sang báo giá.

6 khối của một mẫu báo giá tour gửi khách

1. Thông tin khách và đoàn

Khối đầu tiên cho khách thấy công ty đã nghe đúng yêu cầu. Ghi:

• Tên khách hàng (công ty, trường học, gia đình) và người liên hệ.
• Tên chương trình, số ngày đêm, ngày khởi hành và ngày về.
• Số khách dự kiến, tách người lớn và trẻ em theo độ tuổi.
• Số khách cần phòng đơn, điểm đón.
• Số báo giá, ngày báo giá, tên và số điện thoại sale phụ trách.

Số báo giá nghe có vẻ thừa, nhưng khi khách đổi yêu cầu ba lần thì cả hai bên cần biết đang nói về bản nào. Đặt theo dạng BG-năm-số thứ tự là đủ.

2. Lịch trình tóm tắt

Báo giá chỉ cần lịch trình rút gọn: mỗi ngày một đến hai dòng, ghi điểm đến chính, bữa ăn đã gồm và nơi nghỉ đêm. Lịch trình chi tiết theo giờ gửi kèm thành file riêng.

Bản tóm tắt giúp khách đối chiếu nhanh các báo giá họ đang cầm: ngày nào đi đâu, ăn mấy bữa, ở đâu. Khách cân nhắc giữa nhiều nơi sẽ đặt đúng mấy dòng này cạnh nhau. Nên ghi thêm một câu: thứ tự điểm tham quan có thể đổi theo thời tiết nhưng không bớt điểm.

3. Bảng giá theo số khách

Đây là khối quan trọng nhất với khách đoàn. Lúc nhận báo giá, đoàn hiếm khi chốt được số khách chính xác. Nếu chỉ báo một mức giá cho 30 khách, đến khi đoàn còn 24 khách, sale phải báo lại và khách dễ nghĩ công ty "tăng giá".

Cách làm: chia số khách thành 3 đến 4 khoảng (ví dụ 15–19, 20–29, 30–39, 40–45 khách), mỗi khoảng một giá mỗi khách. Nếu khách còn phân vân hạng khách sạn, thêm phương án (3 sao, 4 sao). Bên dưới ghi:

• Giá trẻ em theo tỷ lệ phần trăm giá người lớn, kèm điều kiện (ví dụ ngủ chung giường bố mẹ).
• Phụ thu phòng đơn.
• Giá đã gồm thuế GTGT hay chưa.

Số khách dùng để tra giá là tổng người lớn và trẻ em có tính phí, chốt lần cuối theo danh sách khách khi thanh toán phần còn lại.

4. Giá đã gồm và chưa gồm

Phần lớn tranh cãi sau tour bắt đầu từ khối này. Hãy ghi cụ thể đến mức khách không phải đoán:

• Không ghi "ăn uống theo chương trình", mà ghi "5 bữa chính và 2 bữa sáng tại khách sạn".
• Không ghi "vé tham quan", mà ghi "vé tham quan trong lịch trình, gồm cáp treo Bà Nà".
• Ghi rõ hành lý theo hạng vé, số khách mỗi phòng, có nước uống trên xe hay không.

Phần chưa gồm cũng phải đủ: chi phí cá nhân, đồ uống trong bữa ăn, tiền bồi dưỡng hướng dẫn viên và lái xe, hành lý quá cước, phụ thu ngày lễ. Khách đọc phần chưa gồm trước khi ký sẽ ít bất ngờ hơn khách phát hiện ra giữa tour.

5. Điều kiện cọc và hủy

Khách doanh nghiệp thường phải trình báo giá cho kế toán hoặc giám đốc duyệt, nên điều kiện tiền bạc cần nằm ngay trên báo giá:

• Đặt cọc: tỷ lệ phần trăm, số tiền và hạn chuyển.
• Thanh toán phần còn lại: bao nhiêu ngày trước khởi hành, kèm danh sách khách đầy đủ.
• Phí hủy theo mốc ngày: ví dụ hủy từ 30 ngày trở lên trước khởi hành mất 10%, từ 15 đến 29 ngày mất 50%, từ 7 đến 14 ngày mất 80%, dưới 7 ngày mất 100% giá tour.

Nên ghi mốc bằng ngày cụ thể ("hủy từ 12/11 đến 26/11 mất 50%") thay vì chỉ ghi số ngày, để khách không phải tự đếm lịch. File mẫu tự tính các ngày này từ ngày khởi hành. Các mức phí trên chỉ là ví dụ: mốc thật phải khớp với hợp đồng lữ hành của công ty và điều kiện hoàn hủy của hãng bay, khách sạn.

6. Hiệu lực báo giá

Giá vé máy bay và phòng khách sạn đổi theo ngày, nhất là mùa cao điểm. Báo giá không có hạn thì khách có thể cầm báo giá tháng trước quay lại đề nghị giữ giá cũ.

Ghi hai điều:

• Báo giá có hiệu lực đến hết ngày nào (thường 5 đến 7 ngày, mùa Tết có thể ngắn hơn).
• Giá được giữ khi khách xác nhận phương án và chuyển cọc trước ngày đó.

Hạn hiệu lực còn có thêm một tác dụng: cho khách lý do để quyết định sớm, mà sale không phải thúc ép.

Ví dụ: báo giá đoàn công ty đi Đà Nẵng 3 ngày 2 đêm

Ví dụ dưới đây dùng số giả định, không phải giá thị trường hay giá của khách hàng nào. Đây cũng là số đang điền sẵn trong file mẫu.

• Khách: Công ty TNHH ABC (giả định), 26 người lớn và 2 trẻ em 5–dưới 10 tuổi, 1 khách cần phòng đơn.
• Chương trình: Đà Nẵng – Hội An – Bà Nà, khởi hành 11/12/2026, về 13/12/2026, bay từ Hà Nội.
• Ngày báo giá: 02/11/2026, hiệu lực đến hết 09/11/2026.
• Giá mỗi khách người lớn, phương án A (khách sạn 3 sao) / phương án B (khách sạn 4 sao):
• 15–19 khách: 4.950.000 đ / 5.850.000 đ
• 20–29 khách: 4.650.000 đ / 5.550.000 đ
• 30–39 khách: 4.450.000 đ / 5.350.000 đ
• 40–45 khách: 4.350.000 đ / 5.250.000 đ
• Trẻ em 5–dưới 10 tuổi: 75% giá người lớn. Phụ thu phòng đơn: 900.000 đ (A), 1.400.000 đ (B).
• Tạm tính khi khách chọn phương án B: đoàn 28 khách rơi vào khoảng 20–29 khách, nên:
• 26 người lớn × 5.550.000 đ = 144.300.000 đ
• 2 trẻ em × 4.163.000 đ = 8.326.000 đ (75% giá người lớn, làm tròn đến nghìn)
• 1 phụ thu phòng đơn: 1.400.000 đ
• Tổng tạm tính: 154.026.000 đ
• Thanh toán: cọc 30% là 46.208.000 đ trước hết ngày 09/11/2026; phần còn lại 107.818.000 đ trước 01/12/2026.

Điểm đáng chú ý: nếu đến ngày chốt đoàn chỉ còn 19 khách, giá chuyển sang mức 15–19 khách đã báo từ đầu. Sale không phải giải thích vì sao giá đổi, vì khách đã thấy mức đó trên báo giá.

Cách trình bày để khách chốt

Báo giá đủ thông tin chưa chắc đã giúp khách quyết định. Những cách dưới đây làm báo giá dễ đọc và dễ duyệt hơn:

• Trang đầu đọc là hiểu. Giá mỗi khách, tổng tạm tính, hạn cọc và hạn báo giá nên nằm ở trang đầu. Người duyệt phía khách (giám đốc, kế toán) thường chỉ đọc trang này.
• Tối đa 2 đến 3 phương án. Nhiều hơn, khách bắt đầu so sánh lẫn lộn rồi hẹn "để bàn thêm". Các phương án nên khác nhau ở một điểm dễ hiểu (hạng khách sạn, có hay không vé máy bay), không khác nhau ở mười chi tiết nhỏ.
• Ghi rõ phương án gợi ý. Khách đoàn hay chọn phương án mà sale giải thích được lý do: hợp ngân sách, hợp lứa tuổi trong đoàn.
• Giá mỗi khách đi trước, tổng tiền đi sau. Khách so sánh theo giá mỗi người; tổng tiền dùng khi trình duyệt.
• Không để khách tự cộng. Phụ thu phòng đơn, giá trẻ em, phụ thu ngày lễ đều đã tính sẵn trong phần tạm tính.
• Gửi file PDF, không gửi Excel. File Excel dễ bị sửa và vỡ định dạng trên điện thoại. Giữ file Excel để sửa khi khách đổi yêu cầu.
• Kèm một tin nhắn tóm tắt. Khi gửi qua Zalo hoặc email, viết 3 đến 4 dòng: giá mỗi khách theo từng phương án, điều đã gồm đáng chú ý nhất, hạn báo giá, lúc sale sẽ gọi lại. Nhiều khách chỉ đọc tin nhắn, không mở file.
• Hẹn trước lần liên hệ tiếp theo. Ghi ngay trong tin nhắn: "Em sẽ gọi lại chị chiều thứ Năm để nghe ý kiến". Khách biết trước sẽ ít ngại nghe máy.

Với khách doanh nghiệp, khi gửi nên hỏi thêm một câu: "Báo giá này chị cần trình ai duyệt?". Biết người duyệt là ai giúp sale chuẩn bị đúng thông tin người đó cần. Ví dụ, kế toán bên khách thường hỏi hạn thanh toán và có xuất hóa đơn hay không. Những câu hỏi nên đặt cho khách ngay từ lúc tư vấn có trong bài «10 câu hỏi giúp người sale du lịch tăng tỷ lệ chốt và sự hài lòng của khách hàng».

Những lỗi khiến khách đọc báo giá rồi im lặng

Khách im lặng sau khi nhận báo giá thường không phải vì giá cao, mà vì báo giá khiến họ khó trả lời. Một số lỗi hay gặp:

• Báo một mức giá cho một số khách cố định, đoàn đổi số là phải chờ báo lại.
• Phần "đã gồm" ghi chung chung, khách phải hỏi lại từng mục và ngại hỏi.
• Không có hạn báo giá, khách không thấy lý do để quyết định trong tuần.
• Gửi file nhiều trang mà không có tin nhắn tóm tắt.
• Gửi xong không hẹn ngày liên hệ lại.

Cách theo dõi khách sau khi gửi báo giá, từ lần nhắn đầu tiên đến lúc khách trả lời, có trong bài «"Báo giá xong... khách không trả lời" và TIP giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi sale ngành du lịch». Bài «5 lỗi phổ biến mà người sale du lịch thường hay mắc phải» nói thêm về các lỗi trong cả quá trình tư vấn.

Khi nào nên chuyển báo giá khỏi Excel

File Excel đủ dùng khi mỗi tháng có vài đoàn và một, hai sale. Nên chuyển sang phần mềm khi thấy những dấu hiệu sau:

• Một khách có nhiều bản báo giá, sale không chắc bản nào là bản cuối.
• Giá tính ở file chiết tính, báo giá gõ ở file khác, sai một ô là lỗ cả đoàn.
• Báo giá cần trưởng nhóm hoặc kế toán duyệt, nhưng việc duyệt đi qua tin nhắn và không ai lưu lại.
• Khách chốt xong, điều hành và kế toán phải gõ lại thông tin đoàn.

Trên phần mềm quản lý bán tour TourWell, sale lập bảng tính giá theo các khoảng số khách và các phương án, đặt mức lãi mong muốn và thấy ngay giá bán. Khi khách ưng một phương án, TourWell tạo báo giá kèm lịch trình từng ngày, đi qua các cấp duyệt công ty đặt ra. Khách đổi ý thì làm phiên bản mới, bản cũ vẫn còn để đối chiếu. Báo giá đã duyệt chuyển thành đơn hàng mà không phải gõ lại; khách ký hợp đồng trên điện thoại, và sale theo dõi được từng đợt thanh toán của đơn.

Câu hỏi thường gặp về mẫu báo giá tour

Báo giá tour nên có hiệu lực bao lâu?

Thường 5 đến 7 ngày với tour trong nước. Mùa cao điểm, hoặc tour có vé máy bay giá đổi nhanh, có thể ghi ngắn hơn, ví dụ 3 ngày. Luôn ghi ngày cụ thể và điều kiện giữ giá: khách chuyển cọc trước ngày đó.

Có nên ghi giá vốn từng dịch vụ trên báo giá không?

Không. Báo giá ghi giá bán mỗi khách và danh sách dịch vụ đã gồm. Giá vốn và mức lãi để trong bảng chiết tính nội bộ.

Đoàn chưa chốt số khách thì báo giá thế nào?

Chia số khách thành vài khoảng và ghi giá mỗi khách cho từng khoảng. Số khách chính thức chốt theo danh sách khi khách thanh toán phần còn lại.

Báo giá gửi khách có cần ký và đóng dấu không?

Khách doanh nghiệp và cơ quan thường cần báo giá có chữ ký, dấu công ty để làm hồ sơ duyệt chi. Với khách lẻ, file PDF có đủ thông tin công ty và người phụ trách là đủ. File mẫu đã có sẵn phần ký xác nhận của hai bên.