Doanh thu và lợi nhuận công ty lữ hành: cách xem lãi lỗ từng tour

Doanh thu cho biết công ty lữ hành bán được bao nhiêu; lợi nhuận cho biết công ty thật sự làm ra bao nhiêu. Muốn biết lợi nhuận đến từ đâu, phải tính lãi gộp của từng tour (doanh thu của đoàn trừ giá vốn: xe, phòng, ăn, vé, hướng dẫn viên, phát sinh), rồi xếp các tour theo mảng, theo sale, theo chi nhánh. Doanh thu cả công ty tăng vẫn có thể che vài tour lỗ; chỉ bảng lãi lỗ từng tour mới chỉ ra chúng.

Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp lữ hành, có ví dụ một tháng với số giả định.

Đây là thông tin tổng hợp để tham khảo. Hãy hỏi thêm ý kiến bộ phận chuyên môn (kế toán, thuế) của doanh nghiệp. Nội dung này không phải khuyến nghị làm theo ngay.

Doanh thu, lãi gộp và lợi nhuận khác nhau thế nào

• Doanh thu tour: tiền bán của đoàn, đã trừ giảm giá, cộng phụ thu (phòng đơn, dịch vụ thêm).
• Giá vốn tour: chi phí trực tiếp của đoàn: xe, khách sạn, ăn, vé tham quan, công tác phí hướng dẫn viên, bảo hiểm, suất FOC, phát sinh.
• Lãi gộp: doanh thu tour trừ giá vốn tour, là phần đoàn đó đóng góp cho công ty.
• Tỷ suất lãi gộp: lãi gộp chia doanh thu, để so đoàn lớn với đoàn nhỏ, tour 1 ngày với tour 5 ngày.
• Lãi còn lại sau chi phí vận hành: tổng lãi gộp của mọi tour trừ lương văn phòng, tiền thuê nhà, quảng cáo, phần mềm.

Lãi gộp của tour = Doanh thu tour − Giá vốn tour

Tỷ suất lãi gộp = Lãi gộp ÷ Doanh thu tour × 100%

Đây là số quản trị, không thay cho lợi nhuận trên báo cáo tài chính. Doanh thu và giá vốn phải cùng một cơ sở, cùng trước thuế GTGT hoặc cùng đã gồm thuế; lệch cơ sở thì lãi ra đẹp hơn thực tế.

Vì sao doanh thu cả công ty che mất những tour lỗ

Doanh thu có ngay khi sale chốt đơn. Lãi của tour phải chờ đoàn về, quyết toán xong mới chắc. Khoảng cách đó sinh ra bốn cái bẫy:

• Tour lãi bù tour lỗ. Tổng lãi tháng vẫn dương nên không ai để ý một đoàn lỗ.
• Mảng lãi mỏng đẩy doanh thu lên. Vé máy bay, đặt phòng lẻ làm doanh thu tăng nhanh nhưng lãi trên mỗi đồng doanh thu rất thấp.
• Giảm giá và phát sinh không ai ghi. Doanh thu vẫn vào sổ, phần lãi mất đi không hiện ở đâu.
• Số liệu đến muộn. Biết tour lỗ thì đoàn tiếp theo đã chạy theo đúng cách cũ.

Ví dụ: một tháng của công ty lữ hành, số giả định

Mọi số dưới đây là số giả định để minh họa cách đọc, không phải số liệu của khách hàng nào và không phải mức lãi chuẩn của thị trường. Đơn vị: triệu đồng, cùng tính trước thuế GTGT.

Công ty có ba mảng (tour đoàn riêng, tour ghép trong nước, vé máy bay và đặt phòng lẻ), ba sale, chi phí vận hành khoảng 180 triệu mỗi tháng.

Góc nhìn cả công ty

• Doanh thu: 2.700, tăng 20% so với tháng trước (2.250).
• Lãi gộp: 237,8, chỉ tăng khoảng 8% (tháng trước 220).
• Tỷ suất lãi gộp: 8,8%, giảm từ 9,8%.
• Lãi còn lại sau chi phí vận hành: 237,8 − 180 = 57,8, khoảng 2,1% doanh thu.

Nhìn doanh thu thì đây là tháng tốt. Nhìn lãi gộp thì công ty bán thêm một phần năm nhưng làm ra thêm chưa đến một phần mười.

Góc nhìn theo mảng sản phẩm

• Tour đoàn riêng: doanh thu 1.200 (44,4%), lãi gộp 120,8 (tỷ suất 10,1%), chiếm 50,8% tổng lãi gộp.
• Tour ghép: doanh thu 600 (22,2%), lãi gộp 90 (15,0%), chiếm 37,8% tổng lãi gộp.
• Vé máy bay, đặt phòng lẻ: doanh thu 900 (33,3%), lãi gộp 27 (3,0%), chiếm 11,4% tổng lãi gộp.

Mảng vé chiếm một phần ba doanh thu nhưng chỉ mang về hơn một phần mười lãi gộp, và phần lớn doanh thu tăng thêm tháng này đến từ vé. Không phải bỏ mảng vé, vì vé giữ chân khách quen. Nhưng cần biết mảng này dùng bao nhiêu người trước khi quyết định thêm người cho mảng nào vào mùa cao điểm.

Góc nhìn từng tour

Mảng tour đoàn lãi 10,1%, nghe ổn. Tách ra sáu đoàn:

• Đà Nẵng 4 ngày 3 đêm, 40 khách: doanh thu 300, giá vốn 255, lãi 45 (15,0%).
• Phú Quốc 3 ngày 2 đêm, 35 khách: doanh thu 280, giá vốn 240,8, lãi 39,2 (14,0%).
• Nha Trang 3 ngày 2 đêm, 38 khách: doanh thu 190, giá vốn 165,3, lãi 24,7 (13,0%).
• Sa Pa 3 ngày 2 đêm, 30 khách: doanh thu 120, giá vốn 106,8, lãi 13,2 (11,0%).
• Ninh Bình 1 ngày, 60 khách: doanh thu 90, giá vốn 87,3, lãi 2,7 (3,0%).
• Hạ Long 2 ngày 1 đêm kèm hội nghị, 44 khách: doanh thu 220, giá vốn 224, lỗ 4 (−1,8%).

Đoàn Hạ Long lỗ vì đâu. Chiết tính lập cho 50 khách, giá báo 5.500.000 đ/khách, dự kiến lãi 30 triệu (10,9%). Chi phí cố định (hội trường, âm thanh ánh sáng, trang trí gala, xe) là 70 triệu, chi phí theo đầu khách 3.500.000 đ. Khách mặc cả, sale giảm còn 5.000.000 đ/khách. Sát ngày đi, khách báo còn 44 người, nhưng hội trường và xe đã chốt theo 50.

• Giảm 500.000 đ × 50 khách: mất 25 triệu lãi.
• Bớt 6 khách: mất 30 triệu doanh thu, chỉ bớt 21 triệu chi phí theo đầu khách, mất thêm 9 triệu.
• Kết quả: 30 − 25 − 9 = lỗ 4 triệu.

Không khoản nào là sự cố. Đó là hai quyết định bình thường (giảm giá, chấp nhận bớt khách) mà không ai đặt cạnh bảng chiết tính lúc quyết.

Đoàn Ninh Bình lãi 3% vì báo giá gửi từ ba tháng trước, đến ngày đi giá xe và vé thuyền mùa lễ hội đã tăng. Lãi vẫn dương nhưng thấp hơn mức 6,7% công ty cần để trả chi phí vận hành (xem phần lãi sàn): đoàn này đang được các đoàn khác nuôi.

Góc nhìn theo sale

• Sale A: doanh thu 1.100, lãi gộp 66 (6,0%).
• Sale B: doanh thu 800, lãi gộp 96 (12,0%).
• Sale C: doanh thu 800, lãi gộp 75,8 (9,5%).

Thưởng theo doanh thu thì Sale A đứng đầu; theo lãi gộp thì Sale B mang về nhiều nhất. Nhưng Sale A bán nhiều vé: 600 trong 1.100 doanh thu là vé. Tách riêng phần tour, Sale A có doanh thu 500, lãi gộp 48 (9,6%), vẫn thấp hơn 12% của Sale B. Đến lúc này mới đáng ngồi lại với Sale A: có hay giảm giá để chốt không, có nhận bớt khách sát ngày mà không tính lại giá không.

Từ bốn góc nhìn ra ba việc cần làm

• Đặt mức lãi sàn cho báo giá tour đoàn; dưới sàn phải giám đốc duyệt.
• Ghi vào hợp đồng đoàn số khách tối thiểu và cách tính lại giá khi số khách giảm quá ngưỡng.
• Cập nhật bảng giá vốn trước mùa lễ hội; báo giá đã gửi quá 60 ngày thì kiểm lại trước khi chốt.

Cách tính lãi lỗ từng tour cho đúng

So ba mốc lãi của một tour:

1. Lãi mong muốn lúc báo giá, lấy từ bảng chiết tính. Cách lập có trong bài mẫu chiết tính giá tour trên Excel, cách tính từng bước.
2. Lãi dự kiến lúc khách chốt và dự toán được duyệt.
3. Lãi thực tế sau khi đoàn về và quyết toán xong, theo cách trong bài quyết toán tour: so dự toán với thực chi, ra lãi lỗ từng tour.

Lãi mất từ báo giá sang dự toán là do giảm giá, bớt khách, ước giá vốn sai. Lãi mất từ dự toán sang quyết toán là do phát sinh trong tour, nhà cung cấp phụ thu. Mỗi khâu thuộc về một bộ phận, như trong quy trình điều hành tour từ A–Z, 8 bước kèm checklist.

Khoản hay bị sót khi tính giá vốn: suất FOC, phòng và công tác phí hướng dẫn viên, phụ thu lễ Tết, khoản hướng dẫn viên chi chưa nộp chứng từ, hoa hồng đại lý. Hoa hồng đại lý tính là giảm doanh thu hay cộng vào giá vốn thì tùy công ty và kế toán thống nhất, miễn là mọi tour tính cùng một cách.

Gắn mỗi khoản thu chi vào một mã tour. Phiếu thu, phiếu chi, tạm ứng hướng dẫn viên đều ghi mã tour hoặc mã đơn. Khoản chi chung cho nhiều đoàn thì chia theo số khách hoặc số phòng-đêm, ghi rõ cách chia.

Ba góc nhìn lãi: theo mảng, theo sale, theo chi nhánh

Theo mảng sản phẩm

Chia mảng theo cách công ty đang bán (tour đoàn, tour ghép, inbound, outbound, MICE, vé, combo), mỗi mảng xem doanh thu, lãi gộp, tỷ suất và phần đóng góp vào tổng lãi gộp. Lãi theo mảng đổi theo mùa, nên so với cùng tháng năm trước, không so tháng 7 với tháng 11.

Theo nhân viên kinh doanh

KPI chỉ theo doanh thu cho sale lý do để giảm giá: doanh số lên, phần lãi mất đi công ty chịu. Mùa cao điểm còn có chuyện sale giữ hết phòng, chỗ xe tốt bằng giá thấp, sale khác hết dịch vụ để bán. Nên tính KPI theo cả doanh số và lãi gộp: doanh số cho biết sale có đủ khách, lãi gộp cho biết khách đó có mang tiền về. Chỉ so tỷ suất giữa các sale bán cùng mảng.

Theo chi nhánh

Mỗi đơn hàng phải ghi chi nhánh phụ trách ngay khi lập; thiếu bước này, câu hỏi "chi nhánh nào lãi" luôn có câu trả lời muộn một tháng. Đơn bán chung (trụ sở bán, chi nhánh điều hành) cần quy định trước lãi tính cho bên nào.

Đặt mức lãi sàn cho báo giá

Mức lãi sàn là tỷ suất lãi gộp thấp nhất để báo giá được gửi khách mà không cần cấp trên duyệt. Lấy chi phí vận hành mỗi tháng chia doanh thu dự kiến mỗi tháng, ra mức lãi gộp tối thiểu để hòa vốn. Trong ví dụ: 180 ÷ 2.700 = 6,7%. Cộng thêm phần lãi công ty muốn giữ lại, ví dụ ra mức sàn 10% cho tour đoàn.

• Mỗi mảng một mức sàn. Mảng vé, đặt phòng lẻ có mức sàn riêng, thấp hơn.
• Dưới sàn vẫn bán được, nhưng phải có lý do (khách đi nhiều đoàn trong năm, lấp chỗ mùa thấp điểm), ghi cùng báo giá để quyết toán xong đối chiếu lại.
• Xem lại mức sàn mỗi quý.

Những con số chủ doanh nghiệp nên xem mỗi tuần

Bảy con số, xem vào một buổi cố định mỗi tuần:

1. Lãi gộp và tỷ suất của các tour quyết toán trong tuần, so với lãi dự kiến lúc dự toán.
2. Danh sách tour lỗ hoặc dưới mức sàn, mỗi tour một dòng lý do.
3. Lãi dự kiến của các tour khởi hành trong 2–4 tuần tới, lúc còn sửa được.
4. Báo giá được duyệt dưới mức sàn: bao nhiêu, của ai, lý do gì.
5. Chênh lệch quyết toán so với dự toán, chia theo nguyên nhân.
6. Số tour về quá 7 ngày mà chưa quyết toán. Chưa quyết toán là chưa biết lãi lỗ.
7. Tiền khách còn nợ của tour đã về và tạm ứng hướng dẫn viên chưa hoàn. Lãi trên giấy chưa phải tiền về công ty.

Mỗi tháng xem thêm lãi gộp theo mảng, theo sale, theo chi nhánh và lãi còn lại sau chi phí vận hành.

Khi nào nên thôi gom số bằng Excel

Excel đủ dùng khi mỗi tháng có vài đoàn. Khi chiết tính ở file của sale, dự toán ở file của điều hành, phiếu chi ở sổ của kế toán, muốn biết lãi một đoàn phải hỏi ba người, là lúc nên tính chuyển sang phần mềm.

Trên phần mềm điều hành tour TourWell, quyết toán đối chiếu dự toán với chi phí thực tế, ghi giải trình từng khoản chênh, và mỗi tour có báo cáo một trang gồm doanh thu, chi phí, lãi, xuất được Excel. Với công ty du lịch nhiều chi nhánh, đơn hàng ghi chi nhánh phụ trách ngay khi lập, báo cáo lãi gộp lọc được theo chi nhánh, màn hình ban giám đốc xếp hạng doanh thu từng chi nhánh so với kỳ trước.

Câu hỏi thường gặp về doanh thu, lợi nhuận và lãi lỗ từng tour

Tỷ suất lãi gộp bao nhiêu là ổn với một tour?

Không có con số chung. Mức lãi phụ thuộc mảng, tuyến, mùa và chi phí vận hành của từng công ty. Tính mức hòa vốn bằng chi phí vận hành chia doanh thu, rồi đặt mức sàn cao hơn. Các con số trong bài chỉ để minh họa.

Doanh thu tăng mà lợi nhuận giảm thì kiểm tra gì trước?

Theo thứ tự: mảng nào tăng doanh thu nhiều nhất và tỷ suất lãi của mảng đó; tour lỗ hoặc dưới sàn trong kỳ; báo giá duyệt dưới sàn; chênh lệch quyết toán so với dự toán.

Lãi lỗ từng tour có phải là lợi nhuận trên báo cáo tài chính không?

Không. Lãi lỗ từng tour là số quản trị. Lợi nhuận trên báo cáo tài chính còn trừ chi phí vận hành, chi phí tài chính, và phải theo quy định về ghi nhận doanh thu, chi phí được trừ. Phần đó do kế toán làm.

Kết luận

Doanh thu là con số để khoe, lãi gộp từng tour là con số để điều hành. Tính đủ giá vốn, so ba mốc lãi, xếp lãi theo mảng, sale, chi nhánh và xem bảy con số mỗi tuần, chủ doanh nghiệp sẽ biết tour nào lỗ trước khi nhận thêm một đoàn y như thế.

Đặt lịch demo để xem lãi lỗ từng tour trên TourWell, từ dự toán đến quyết toán, trên chính dữ liệu tour của công ty anh chị.