Mục lục
Kế hoạch mùa Tết của công ty lữ hành xoay quanh bốn việc: giữ đủ chỗ (phòng, vé, xe) từ sớm, thu cọc khách trước khi phải cọc nhà cung cấp, biết rõ hạn nhả chỗ của từng allotment, và lập lịch trả nhà cung cấp khớp với dòng tiền. Tết Đinh Mùi 2027 có mùng 1 vào thứ Bảy 06/02/2027, nên tính ngược lại, tháng 11/2026 là lúc chốt chỗ, tháng 12 là lúc thu cọc và nhả chỗ thừa, tháng 1/2027 là lúc chốt danh sách và trả tiền.
Bài viết dành cho chủ doanh nghiệp và trưởng phòng điều hành, có lịch việc theo từng tuần và checklist ở cuối bài. Các ví dụ dùng số giả định.
Hạn cọc, hạn nhả chỗ và điều kiện hoàn hủy trong bài là ví dụ minh họa. Mỗi nhà cung cấp có điều khoản riêng; luôn lấy theo hợp đồng và xác nhận bằng văn bản của nhà cung cấp.
Mốc ngày Tết Đinh Mùi 2027
- Giao thừa: tối thứ Sáu 05/02/2027.
- Mùng 1 Tết: thứ Bảy 06/02/2027.
- Lịch nghỉ Tết chính thức: chưa công bố ở thời điểm viết bài (27/10/2026). Khi có thông báo, cập nhật lại các ngày khởi hành cao điểm trong kế hoạch.
Mùa Tết với công ty lữ hành thường có ba đợt khách: đi trước Tết (thường là tour doanh nghiệp, tour tất niên), đi trong kỳ nghỉ Tết (gia đình, nhóm bạn, tour nước ngoài), và đi sau Tết (du xuân, lễ hội đầu năm). Mỗi đợt cần một kế hoạch chỗ và tiền riêng.
Bốn khái niệm cần thống nhất trước khi lập kế hoạch
Đội sale, điều hành và kế toán phải hiểu cùng một nghĩa, nếu không thì cùng một chữ "đã giữ" mỗi người hiểu một kiểu. Các thuật ngữ khác xem ở từ điển nghề lữ hành.
- Giữ chỗ (hold): nhà cung cấp tạm giữ phòng, vé, xe cho công ty đến một hạn nhất định, chưa thu tiền hoặc chỉ thu cọc nhỏ.
- Allotment: số phòng hoặc số chỗ nhà cung cấp dành riêng cho công ty theo hợp đồng, với hạn nhả chỗ (release date): trước hạn đó công ty trả lại chỗ chưa bán mà không mất tiền; sau hạn đó chỗ coi như đã mua.
- Cọc: tiền trả trước để xác nhận dịch vụ. Mùa Tết, nhiều nhà cung cấp đòi cọc cao hơn và sớm hơn ngày thường, và điều kiện hoàn cọc chặt hơn.
- Hạn trả nốt: ngày phải trả đủ tiền dịch vụ, thường trước ngày sử dụng.
Lịch việc theo tuần, từ tháng 11/2026 đến Tết
Tháng 11/2026: chốt chỗ và giá
Tuần 1 (02–08/11): xem lại mùa Tết năm trước
- Lấy danh sách đoàn Tết năm trước: tuyến, số khách, khách sạn, nhà xe, lãi gộp thực sau quyết toán.
- Đánh dấu những chỗ năm trước thiếu (hết phòng, hết vé) và những chỗ thừa (allotment không bán hết, mất cọc).
- Chủ doanh nghiệp quyết số chỗ mục tiêu cho từng tuyến và mức tiền tối đa công ty sẵn sàng cọc cho mùa Tết.
Tuần 2 (09–15/11): xin giá và điều khoản từ nhà cung cấp
- Gửi yêu cầu báo giá Tết cho khách sạn, nhà xe, hãng bay hoặc đại lý vé, đối tác land tour.
- Yêu cầu nhà cung cấp ghi rõ trong báo giá: giá phụ thu Tết, hạn cọc, tỷ lệ cọc, hạn nhả chỗ, điều kiện hoàn hủy.
- Gom báo giá về một chỗ cho cả công ty, không để mỗi điều hành giữ một hộp thư.
Tuần 3 (16–22/11): ký giữ chỗ và allotment
- Ký allotment cho các tuyến chính, ưu tiên nhà cung cấp năm trước phục vụ tốt.
- Lập bảng hạn nhả chỗ: mỗi allotment một dòng, ghi số chỗ, hạn nhả, số tiền mất nếu không nhả kịp.
- Không cọc vượt mức tiền tối đa đã quyết ở tuần 1.
Tuần 4 (23–30/11): ra giá bán và mở bán
- Tính giá tour Tết từ giá vốn mới, gồm phụ thu Tết và tiền tip, lì xì cho hướng dẫn viên, tài xế nếu công ty có chính sách.
- Ra điều kiện bán Tết: tỷ lệ cọc của khách, hạn trả đủ, điều kiện hủy. Hạn khách trả phải đến trước hạn công ty trả nhà cung cấp.
- Mở bán các lịch khởi hành, cập nhật số chỗ còn nhận cho mọi sale.
Tháng 12/2026: thu cọc, nhả chỗ thừa
Tuần 5 (01–07/12): theo dõi lấp chỗ
- Mỗi tuần xem tỷ lệ lấp chỗ của từng lịch so với allotment đang giữ.
- Lịch nào bán chậm: đẩy bán, đổi kênh, hoặc chuẩn bị nhả chỗ.
Tuần 6 (08–14/12): đối chiếu cọc khách với cọc nhà cung cấp
- Kế toán lập bảng: tiền cọc đã thu của khách cho mùa Tết, tiền cọc đã trả nhà cung cấp.
- Nếu cọc đã trả cao hơn cọc đã thu nhiều, công ty đang ứng vốn cho mùa Tết; chủ doanh nghiệp quyết có tiếp tục giữ chỗ hay không.
Tuần 7 (15–21/12): đợt nhả chỗ thứ nhất
- Rà bảng hạn nhả chỗ. Allotment nào có hạn nhả trong 2 tuần tới mà chưa bán quá nửa thì nhả bớt, báo nhà cung cấp bằng văn bản.
- Đoàn doanh nghiệp đi trước Tết: chốt chương trình, ký hợp đồng, thu cọc đợt hai.
Tuần 8 (22–31/12): khóa giá và chính sách
- Ngừng nhận đơn giá thấp cho lịch đã gần đầy.
- Rà các đơn đã cọc nhưng chưa có danh sách khách đầy đủ. Tour nước ngoài cần tên đúng hộ chiếu và thời hạn hộ chiếu.
Tháng 1/2027: chốt danh sách và trả tiền
Tuần 9 (01–10/01): chốt danh sách đoàn
- Thu đủ tiền khách cho đoàn đi trước Tết.
- Chốt danh sách đoàn và rooming list, gửi nhà cung cấp, yêu cầu xác nhận lại bằng văn bản.
- Đợt nhả chỗ cuối cho các allotment còn hạn.
Tuần 10 (11–17/01): lịch trả nhà cung cấp
- Kế toán lập lịch trả cho toàn mùa Tết: mỗi phiếu đặt dịch vụ một dòng, ghi đợt, số tiền, hạn.
- So lịch trả với tiền khách dự kiến trả. Tuần nào thiếu thì xử lý ngay, đừng để sát Tết.
- Thu đủ tiền khách cho đoàn đi trong kỳ nghỉ Tết.
Tuần 11 (18–24/01): bàn giao hướng dẫn viên và lịch trực
- Phân công hướng dẫn viên, tài xế cho từng đoàn; chuẩn bị hồ sơ đoàn và tiền tạm ứng có ký nhận.
- Lập lịch trực Tết: ai trực điều hành, ai trực kế toán (để chi khẩn), số điện thoại của từng nhà cung cấp trực Tết.
Tuần 12 (25–31/01): trả nốt và xác nhận lần cuối
- Trả nốt các khoản đến hạn trước Tết. Ngân hàng và nhà cung cấp nghỉ Tết, chuyển khoản sát ngày dễ bị treo.
- Gọi xác nhận lần cuối với khách sạn, nhà xe cho mọi đoàn đi trong kỳ nghỉ.
Tuần 13 (01–05/02): đoàn chạy, công ty trực
- Đoàn đi trước Tết về; hướng dẫn viên nộp chứng từ trước khi nghỉ.
- Đội trực giữ liên lạc với các đoàn đi trong kỳ nghỉ Tết.
Sau Tết: quyết toán và rút kinh nghiệm
- Quyết toán từng đoàn trong vòng 7–10 ngày sau khi về.
- Đòi lại cọc treo của đoàn hủy, đối chiếu công nợ nhà cung cấp.
- Ghi lại cho năm sau: allotment nào bán hết, nào phải nhả, nhà cung cấp nào phục vụ tốt, tuyến nào lãi.
Cách làm từng bước của một đoàn, từ nhận bàn giao đến quyết toán, có trong bài quy trình điều hành tour từ A–Z.
Ví dụ: một allotment khách sạn mùa Tết, số giả định
Công ty ký allotment 20 phòng ở một khách sạn Đà Nẵng cho 3 đêm trong kỳ nghỉ Tết. Giá phòng Tết 2,4 triệu/đêm, cọc 30% khi ký, hạn nhả chỗ 21 ngày trước ngày nhận phòng; sau hạn đó phòng chưa nhả tính đủ tiền.
- Tổng giá trị allotment: 20 × 3 × 2,4 = 144 triệu. Cọc khi ký: 43,2 triệu.
- Đến 28 ngày trước nhận phòng, công ty mới bán 12 phòng.
- Nếu không nhả kịp, 8 phòng thừa × 3 đêm × 2,4 = 57,6 triệu là tiền mất.
- Nếu nhả 6 phòng, giữ 2 phòng để bán nốt, rủi ro còn tối đa 14,4 triệu.
Con số 57,6 triệu này chính là lý do cần bảng hạn nhả chỗ và người nhận việc theo dõi nó.
Cọc và dòng tiền: nguyên tắc "thu trước, trả sau"
Mùa Tết dễ thiếu tiền vì công ty phải cọc nhà cung cấp từ tháng 11 trong khi khách thường chốt muộn. Ba nguyên tắc:
- Hạn khách trả đứng trước hạn trả nhà cung cấp ít nhất một tuần cho mỗi đợt.
- Mức cọc tổng có trần, do chủ doanh nghiệp quyết từ đầu mùa, kế toán theo dõi hằng tuần.
- Cọc phải gắn với đoàn hoặc với allotment cụ thể, để khi đoàn hủy biết ngay cọc nào cần đòi lại hoặc chuyển sang đoàn khác.
Trên TourWell, mỗi phiếu đặt dịch vụ có lịch trả theo đợt, đến hạn thì đề xuất chi ngay; tiền cọc đặt tại nhà cung cấp và số dư còn lại được theo dõi, cấn trừ khi thanh toán dịch vụ tour; công nợ từng nhà cung cấp tính từ phiếu chi đã duyệt. Báo giá nhà cung cấp của cả công ty nằm một nơi, xin báo giá hàng loạt và nhập báo giá từ file. Chi tiết ở trang phần mềm quản lý nhà cung cấp du lịch.
Phía điều hành, phiếu đặt dịch vụ gửi qua email, nhà cung cấp mở đường link bấm xác nhận hoặc từ chối, mọi lần sửa số tiền đều lưu lại, và tổng các phiếu đặt luôn khớp tổng chi phí của tour. Xem thêm phần mềm điều hành tour.
Checklist mùa Tết (in ra dùng)
Tháng 11
Tháng 12
Tháng 1
Sau Tết
Hỏi đáp
Tết Nguyên đán 2027 là ngày nào? Mùng 1 Tết Đinh Mùi là thứ Bảy 06/02/2027, giao thừa tối thứ Sáu 05/02/2027. Lịch nghỉ Tết chính thức chưa công bố ở thời điểm viết bài; công ty nên cập nhật kế hoạch khi có thông báo.
Nên ký allotment mùa Tết từ khi nào? Càng sớm thì càng dễ có chỗ và giá tốt, nhưng cũng càng phải cọc sớm. Với Tết đầu tháng 2/2027, tháng 11/2026 là thời điểm hợp lý để chốt phần lớn allotment cho các tuyến chính, miễn là công ty theo dõi được hạn nhả chỗ.
Allotment khác giữ chỗ thông thường thế nào? Giữ chỗ thường là cho một đoàn cụ thể, có hạn ngắn. Allotment là số chỗ nhà cung cấp dành cho công ty trong một khoảng thời gian theo hợp đồng, kèm hạn nhả chỗ; quá hạn mà không nhả thì công ty phải trả tiền dù không bán được.
Khách hủy tour Tết thì xử lý cọc nhà cung cấp ra sao? Tùy điều khoản hợp đồng với từng nhà cung cấp: có nơi cho chuyển cọc sang đoàn khác, có nơi hoàn một phần, có nơi không hoàn. Điều kiện hủy bán cho khách nên được xây dựng dựa trên các điều khoản này, để phần công ty mất không lớn hơn phần thu được của khách.
Công ty nhỏ có cần lập lịch chi tiết theo tuần như vậy không? Không cần đủ mọi dòng, nhưng ba thứ nên có dù công ty lớn hay nhỏ: bảng hạn nhả chỗ, lịch trả nhà cung cấp so với tiền thu, và lịch trực Tết.
