Kế toán công ty du lịch: doanh thu, giá vốn từng tour, công nợ, hóa đơn

Kế toán công ty du lịch khác kế toán thương mại ở một điểm: tiền khách về trước, dịch vụ làm sau, còn chi phí phát sinh theo từng đoàn và trả cho hàng chục nhà cung cấp theo nhiều đợt. Vì vậy sổ sách phải trả lời được bốn câu hỏi cho từng tour: đã thu bao nhiêu và còn phải thu bao nhiêu, giá vốn của đoàn là bao nhiêu, còn nợ nhà cung cấp nào, hóa đơn đã xuất đúng thời điểm chưa.

Bài viết dành cho kế toán, kế toán trưởng và chủ công ty lữ hành. Đây là bài tổng, mỗi phần dẫn sang bài chi tiết.

Đây là thông tin tổng hợp để tham khảo. Hãy hỏi thêm ý kiến bộ phận chuyên môn (kế toán, thuế) của doanh nghiệp. Nội dung này không phải khuyến nghị làm theo ngay. Các ví dụ số trong bài là số giả định.

Chế độ kế toán áp dụng từ năm 2026

Từ năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày 01/01/2026, doanh nghiệp áp dụng Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp. Thông tư này thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC (trừ một số nội dung chuyển tiếp nêu tại khoản 2 Điều 31 của Thông tư 99).

Hai điểm công ty lữ hành hay hỏi:

• Năm tài chính không trùng năm dương lịch: theo trả lời của Cục Quản lý, giám sát kế toán, kiểm toán (Bộ Tài chính) ngày 14/01/2026, doanh nghiệp có năm tài chính từ 01/10/2025 đến 30/09/2026 chưa áp dụng Thông tư 99 cho năm đó, mà áp dụng từ năm tài chính bắt đầu 01/10/2026.
• Kế toán và thuế là hai việc: Thông tư 99 ghi rõ nghĩa vụ thuế xác định theo pháp luật về thuế. Con số lãi trên sổ kế toán và thu nhập chịu thuế có thể chênh nhau.

Số hiệu tài khoản cụ thể (doanh thu, giá vốn, phải thu, phải trả, chi phí dở dang) nên đối chiếu với phụ lục hệ thống tài khoản của Thông tư 99. Bài này nói về cách tổ chức số liệu theo tour, phần nào cũng cần dù dùng tài khoản nào.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể đang dùng chế độ kế toán riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Hãy hỏi kế toán trưởng công ty đang theo chế độ nào trước khi đổi cách hạch toán.

Bốn việc riêng của kế toán lữ hành

1. Doanh thu tour: tiền thu trước chưa phải doanh thu

Một đoàn bán từ tháng 3, đi tháng 6. Tiền về tài khoản tháng 3 và tháng 5, nhưng đến tháng 6 đoàn đi xong, dịch vụ mới hoàn thành. Theo nguyên tắc chung của chuẩn mực kế toán về doanh thu, doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi kết quả giao dịch xác định được một cách đáng tin cậy. Với tour ngắn ngày, thông thường là khi tour kết thúc.

Trong lúc chờ, tiền khách trả trước nằm ở khoản khách hàng trả trước (một khoản phải trả, không phải doanh thu). Nếu kế toán ghi doanh thu ngay khi nhận tiền, báo cáo tháng 3 sẽ đẹp giả, còn tháng 6 thì doanh thu thấp trong khi chi phí dồn về.

Với tour dài ngày nằm vắt qua hai kỳ báo cáo (ví dụ đoàn đi từ 28/12 đến 05/01), kế toán trưởng cần quyết định cách ghi nhận và áp dụng nhất quán. Đây là điểm nên hỏi kiểm toán hoặc tư vấn thuế của doanh nghiệp.

Điều nghiệp vụ cần làm hằng ngày: mỗi phiếu thu phải gắn với một đơn hàng, một tour. Nếu không, đến cuối kỳ kế toán không biết khoản trả trước nào thuộc đoàn đã về (chuyển sang doanh thu) và khoản nào thuộc đoàn chưa đi (giữ ở trả trước).

2. Giá vốn từng tour: gom chi phí theo mã đoàn

Giá vốn của một tour gồm mọi khoản chi để làm ra chuyến đi đó: xe, phòng, ăn, vé tham quan, vé máy bay, hướng dẫn viên, bảo hiểm, phát sinh trong tour. Cách làm phổ biến là theo dõi chi phí của từng đoàn như một khoản chi phí dở dang, đến khi tour kết thúc thì kết chuyển sang giá vốn cùng lúc ghi nhận doanh thu. Như vậy doanh thu và giá vốn của một đoàn rơi vào cùng một kỳ.

Ba nguồn chi phí hay bị sót:

• Khoản hướng dẫn viên ứng ra trả hộ (nước uống, vé phát sinh, tiền tip theo chương trình). Nếu chưa quyết toán tạm ứng thì giá vốn đoàn thiếu.
• Hóa đơn nhà cung cấp về muộn, có khi sau khi đoàn về vài tuần.
• Cọc giữ chỗ trả từ trước cho khách sạn, nhà xe, được cấn trừ khi thanh toán. Khoản cọc là tiền trả trước cho người bán, chỉ thành chi phí của tour khi cấn trừ vào dịch vụ của đoàn.

Việc đặt từng khoản thực chi cạnh dự toán, giải trình khoản chênh và khóa sổ đoàn được viết kỹ trong bài quyết toán tour: so dự toán với thực chi, ra lãi lỗ từng tour, kèm file mẫu Excel.

Ví dụ (số giả định)

Đoàn 30 khách, giá bán 6.000.000 đồng/khách, doanh thu chưa thuế giả định 180.000.000 đồng.

Lãi gộp của đoàn: 180.000.000 − 117.000.000 = 63.000.000 đồng, tức 35% doanh thu. Nếu quên khoản 3.600.000 đồng hướng dẫn viên chi hộ, lãi gộp bị ghi cao hơn thực tế. Cộng dồn qua vài chục đoàn mỗi tháng, chênh lệch đủ để làm sai quyết định giá bán mùa sau.

Cách đọc lãi gộp theo mảng, theo sale, theo chi nhánh nằm ở bài doanh thu và lợi nhuận công ty lữ hành: cách xem lãi lỗ từng tour.

3. Công nợ: khách trả theo đợt, nhà cung cấp thu theo đợt

Công nợ khách

Một đơn tour thường có ba mốc tiền: cọc khi đặt chỗ, thanh toán đợt 2 trước ngày đi, phần còn lại (nếu có) trong tour hoặc sau tour với khách doanh nghiệp. Công nợ khách của một đơn bằng tổng tiền đơn trừ các khoản đã thu, cộng các khoản đã hoàn lại cho khách.

Những tình huống làm công nợ khách lệch:

• Khách hoãn tour: tiền đã trả được bảo lưu sang chuyến sau. Nếu chỉ ghi chú bên ngoài sổ, đơn cũ vẫn treo "đã thu", đơn mới lại treo "chưa thu".
• Khách hủy tour: phải tách phần phí hủy công ty giữ lại theo hợp đồng và phần hoàn cho khách.
• Hướng dẫn viên thu tiền của khách trong tour: tiền đã ra khỏi túi khách nhưng chưa về quỹ công ty. Cần theo dõi riêng số tiền đang nằm ở hướng dẫn viên.

Công nợ nhà cung cấp

Phía chi cũng có nhiều đợt: cọc giữ phòng mùa cao điểm, thanh toán trước ngày đoàn đến, thanh toán nốt sau khi đối chiếu số khách thực tế. Một khách sạn có thể vừa đang giữ tiền cọc của công ty, vừa có hóa đơn chưa trả cho đoàn khác.

Ba việc giữ cho công nợ nhà cung cấp gọn:

1. Mỗi phiếu chi trả nhà cung cấp gắn với tour và phiếu đặt dịch vụ, không chi "cục".
2. Tiền cọc tại nhà cung cấp theo dõi như một quỹ riêng, cấn trừ khi thanh toán dịch vụ.
3. Mỗi khoản chi đi qua đề nghị thanh toán có người duyệt; chứng từ đã hoàn tất không xóa, chỉ điều chỉnh bằng chứng từ khác.

4. Hóa đơn tiền tour: thời điểm lập phụ thuộc tên khoản tiền

Từ 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn (thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP). Với dịch vụ, khoản 2 Điều 9 quy định: lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền; trừ khoản tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng.

Với nghề lữ hành, điều đó có nghĩa:

• Khoản "thanh toán đợt 1", "tạm ứng 50%": tiền thu trước, lập hóa đơn ngay khi nhận.
• Khoản tiền đặt cọc đúng nghĩa của Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, ghi rõ trong hợp đồng: chưa phải lập hóa đơn khi nhận.

Lưu ý: ghi nhận doanh thu trên sổ kế toán (mục 1) và thời điểm lập hóa đơn là hai việc theo hai bộ quy định khác nhau. Có thể đã xuất hóa đơn cho khoản thu trước nhưng chưa ghi doanh thu kế toán vì đoàn chưa đi.

Cách phân biệt tiền cọc và tiền thanh toán trước trong hợp đồng tour, ba tình huống hay gặp và mức phạt khi lập sai thời điểm có trong bài khách chuyển khoản trước chuyến đi: khi nào công ty lữ hành phải xuất hóa đơn?.

Về phía mua vào: hóa đơn của khách sạn, nhà xe, nhà hàng nên đòi đủ và đúng tên công ty, gắn với tour. Thiếu hóa đơn đầu vào thì chi phí có thể không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, dù trên sổ kế toán vẫn là giá vốn thật.

Lịch việc của kế toán lữ hành (gợi ý)

Hằng ngày

• Đối chiếu tiền về tài khoản với đơn hàng, lập phiếu thu gắn đơn.
• Lập hóa đơn cho các khoản thu trước (không phải tiền đặt cọc).
• Duyệt và chi các đề nghị thanh toán đến hạn.

Hằng tuần

• Danh sách đơn sắp đi nhưng chưa thu đủ, gửi sale nhắc khách.
• Số tiền hướng dẫn viên đang giữ hoặc đang ứng.
• Công nợ nhà cung cấp đến hạn tuần tới, số dư cọc tại từng nhà cung cấp.

Sau mỗi đoàn về (trong khoảng 7 ngày)

• Quyết toán tạm ứng hướng dẫn viên.
• Gom đủ hóa đơn, chứng từ nhà cung cấp; quyết toán tour, khóa sổ đoàn.
• Kết chuyển doanh thu và giá vốn của đoàn.

Cuối tháng

• Đối chiếu số dư khách hàng trả trước với danh sách đoàn chưa đi.
• Bảng lãi gộp từng tour đã về trong tháng.

Mẫu biểu dùng ngay

Thư viện mẫu biểu cho công ty lữ hành có mẫu quyết toán tour, mẫu báo giá và các mẫu khác, tải trực tiếp, không cần điền form.

TourWell giúp phần nào

TourWell không thay phần mềm kế toán thuế; sổ sách thuế vẫn làm trên phần mềm kế toán công ty đang dùng. Phần kế toán trên TourWell lo phần nghiệp vụ theo từng đơn, từng tour, tức là phần số liệu mà bốn mục trên cần:

• Phiếu thu lập từ đơn hàng, nhiều đợt cọc và thanh toán; đơn tự cập nhật đã thu, còn phải thu. Khách hoãn tour thì chuyển tiền sang bảo lưu, cấn trừ vào chuyến sau.
• Đề nghị thanh toán duyệt nhiều cấp (kế toán viên, kế toán trưởng, giám đốc), có người ký thay; phiếu chi trả nhà cung cấp tự trừ công nợ, gắn với tour và phiếu đặt dịch vụ.
• Quỹ cọc tại từng nhà cung cấp, cấn trừ khi thanh toán dịch vụ của tour.
• Thu hộ, chi hộ qua hướng dẫn viên: người cầm tiền khai số thực thu qua đường link, kế toán xác nhận đã thu và đã nộp về quỹ.
• Sale gửi yêu cầu xuất hóa đơn VAT ngay từ đơn, kèm thông tin người mua.
• Sổ quỹ tiền mặt và từng tài khoản ngân hàng; phiếu đã hoàn tất không xóa được, chỉ điều chỉnh bằng phiếu khác.

Bài chi tiết trong cụm kế toán lữ hành

• Khách chuyển khoản trước chuyến đi: khi nào công ty lữ hành phải xuất hóa đơn?
• Quyết toán tour: so dự toán với thực chi, ra lãi lỗ từng tour
• Doanh thu và lợi nhuận công ty lữ hành: cách xem lãi lỗ từng tour
• Sắp có: hạch toán theo Thông tư 99/2025, quản lý cọc và hoàn hủy, công nợ nhà cung cấp trả theo đợt, thu hộ chi hộ qua hướng dẫn viên, đối soát ngân hàng, quyết toán thuế cuối năm.

Hỏi đáp

Công ty du lịch áp dụng chế độ kế toán nào từ năm 2026? Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC. Doanh nghiệp nhỏ và vừa cần kiểm lại mình đang theo chế độ nào với kế toán trưởng.

Khách chuyển tiền tour trước ngày đi, có ghi doanh thu ngay không? Thông thường là không. Tiền đó là khách hàng trả trước; doanh thu tour ghi nhận khi dịch vụ hoàn thành, thường là khi đoàn kết thúc chương trình. Riêng hóa đơn có thể phải lập ngay khi thu tiền, theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Giá vốn tour gồm những gì? Mọi khoản chi để làm ra chuyến đi: xe, phòng, ăn, vé, vé máy bay, hướng dẫn viên, bảo hiểm, phát sinh trong tour, kể cả khoản hướng dẫn viên ứng ra trả hộ.

Tiền cọc trả trước cho khách sạn có phải chi phí không? Chưa. Đó là khoản trả trước cho người bán, chỉ thành chi phí của tour khi cấn trừ vào dịch vụ của đoàn.

Thiếu hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp thì sao? Trên sổ kế toán vẫn là chi phí thật của tour, nhưng có thể không được tính là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Nên hỏi bộ phận thuế từng trường hợp.