Quy trình duyệt chi ở công ty lữ hành: ai duyệt khoản nào, hạn mức, duyệt khi giám đốc vắng

Quy trình duyệt chi ở công ty lữ hành là cách mỗi khoản tiền ra khỏi công ty đi qua ba vai: người đề nghị (gắn khoản chi với đoàn, phiếu đặt dịch vụ và chứng từ), người duyệt (theo loại khoản và hạn mức đã ghi thành văn bản) và người chi (kế toán, chỉ chi khi đã duyệt). Dự toán đoàn đã duyệt là căn cứ chính: khoản nằm trong dự toán, đúng lịch trả và dưới hạn mức thì duyệt nhanh ở cấp kế toán trưởng; khoản vượt dự toán, khoản cọc lớn và hoàn tiền khách thì lên cấp cao hơn.

Bài viết dành cho chủ công ty lữ hành, kế toán trưởng và trưởng phòng điều hành. Các hạn mức và ví dụ trong bài là số giả định; mỗi công ty tự đặt theo quy mô của mình.

Lưu ý: Phần thuế trong bài là thông tin tổng hợp để tham khảo. Hãy hỏi thêm ý kiến bộ phận chuyên môn (kế toán, thuế) của doanh nghiệp. Nội dung này không phải khuyến nghị làm theo ngay.

Vì sao công ty lữ hành cần quy trình duyệt chi riêng

• Nhiều khoản, hạn gấp: mùa cao điểm, một công ty vài chục nhân viên có thể có hàng chục khoản chi mỗi ngày, nhiều khoản là cọc phải trả trong ngày để giữ chỗ.
• Tiền ra trước khi có dịch vụ: cọc khách sạn, vé máy bay, ký quỹ allotment trả trước hàng tuần, hàng tháng. Trả sai thì đòi lại rất lâu.
• Nhiều người cùng có lý do để đề nghị: sale, điều hành, kế toán đều có thể đề nghị trả cùng một khoản cọc.
• Giám đốc hay đi công tác: nếu chỉ một người được ký, cả đoàn chờ tiền.
• Tiền đi qua hướng dẫn viên: tạm ứng, chi hộ trong tour, phải có người duyệt trước và người kiểm sau.

Bốn nguyên tắc của quy trình duyệt chi

1. Tách ba vai: người đề nghị không tự duyệt, người duyệt không tự chi. Ở công ty nhỏ, ít nhất người đề nghị và người chi phải là hai người.
2. Mỗi khoản gắn với một đoàn và một chứng từ gốc: phiếu đặt dịch vụ, xác nhận của nhà cung cấp, phiếu điều tour, hợp đồng với khách. Khoản không gắn được với đoàn là chi nội bộ và đi đường riêng.
3. Dự toán đã duyệt là hạn mức của đoàn: khoản trong dự toán chỉ cần kiểm đúng số, đúng lịch; khoản vượt dự toán phải có lý do và lên cấp cao hơn.
4. Chứng từ đã chi không xóa: sai thì điều chỉnh bằng chứng từ khác, để còn dấu vết ai sửa, vì sao.

Bảng phân quyền duyệt chi mẫu

Ví dụ cho một công ty lữ hành khoảng 20–30 nhân viên. Hạn mức là số giả định.

Ba điểm khi tự lập bảng cho công ty mình:

• Ghi thành văn bản và gửi cả công ty, không để "ai cũng biết".
• Hạn mức tính theo khoản, không theo hóa đơn: không chia nhỏ một khoản ra nhiều đề nghị để lọt dưới hạn mức.
• Xem lại mỗi năm hoặc khi công ty mở thêm chi nhánh, thêm mảng tour mới.

Ví dụ: một tuần cao điểm (số giả định)

Khoản thứ hai là lỗi hay gặp nhất mùa cao điểm: hai người cùng đề nghị một khoản cọc vì không ai biết khoản đó đã chi. Khi mọi đề nghị phải gắn với phiếu đặt dịch vụ, người duyệt thấy ngay đợt đó đã trả. Cách theo dõi các đợt trả theo từng nhà cung cấp có ở bài công nợ nhà cung cấp trả theo đợt; cách tính phí hủy trước khi hoàn tiền có ở bài tiền cọc và hoàn hủy tour.

Duyệt chi khi giám đốc đi vắng

• Người ký thay có văn bản: ghi rõ ai, ký thay những loại khoản nào, hạn mức bao nhiêu, từ ngày nào đến ngày nào.
• Duyệt từ xa được thì không cần ký thay: nếu đề nghị, chứng từ và lịch trả đều xem được trên điện thoại, giám đốc duyệt khoản lớn ở đâu cũng được.
• Hạn xử lý đề nghị: khoản có hạn cọc, hạn xuất vé ghi rõ hạn trên đề nghị; người duyệt xử lý trong ngày làm việc, khoản sắp hết hạn được ưu tiên.
• Xem lại sau khi về: giám đốc xem danh sách khoản người ký thay đã duyệt trong thời gian vắng.

Duyệt chi và mốc thanh toán từ 5 triệu đồng

Theo Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (Điều 9 khoản 1 điểm c), khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Với quy trình duyệt chi, điều này có nghĩa:

• Người duyệt kiểm cách trả cùng lúc với số tiền: khoản từ 5 triệu đồng đi bằng chuyển khoản từ tài khoản công ty.
• Khoản lớn trong tour (bữa ăn cả đoàn, vé tham quan cả đoàn) nên được duyệt chuyển khoản trước cho nhà cung cấp, thay vì nằm trong tạm ứng tiền mặt của hướng dẫn viên; xem bài bàn giao hướng dẫn viên.
• Không chia nhỏ khoản để lọt dưới mốc 5 triệu đồng. Cách tính khi trả nhiều lần, nhiều hóa đơn trong một ngày, hãy hỏi bộ phận thuế của công ty.

Những lỗi hay gặp khi duyệt chi

• Chỉ giám đốc được duyệt mọi khoản, giám đốc đi vắng là cả công ty chờ.
• Duyệt qua tin nhắn, không gắn với đoàn, cuối mùa không ai biết khoản nào duyệt cho việc gì.
• Đề nghị không kèm chứng từ gốc, người duyệt ký theo niềm tin.
• Duyệt lại từng khoản đã nằm trong dự toán, giám đốc mất thời gian vào khoản không cần, bỏ sót khoản vượt dự toán.
• Hoàn tiền khách không ai kiểm phí hủy, hoàn nhiều hơn hợp đồng.
• Không có hạn xử lý, đề nghị cọc nằm chờ đến khi mất chỗ.

Chủ doanh nghiệp nên xem gì mỗi tuần

• Các đề nghị đang chờ duyệt và hạn của từng khoản.
• Các khoản vượt dự toán đã duyệt trong tuần, lý do.
• Các khoản người ký thay đã duyệt.
• Tiền tạm ứng hướng dẫn viên chưa hoàn, tiền cọc đang nằm ở nhà cung cấp.

Hai chỉ số cuối nằm trong bài 10 chỉ số chủ doanh nghiệp lữ hành nên xem mỗi tuần.

Duyệt chi trên TourWell

Trên TourWell, điều hành và kế toán lập đề nghị thanh toán để trả nhà cung cấp, tạm ứng hướng dẫn viên hoặc chi nội bộ. Đề nghị đi qua nhiều cấp duyệt theo vai trò (kế toán viên, kế toán trưởng, giám đốc), có người ký thay khi vắng mặt, và giám đốc duyệt được ngay trên điện thoại.

Phiếu chi trả nhà cung cấp gắn với tour và phiếu đặt dịch vụ, công nợ nhà cung cấp tự giảm; tiền cọc đã nạp cho nhà cung cấp được cấn trừ khi thanh toán dịch vụ của tour. Dự toán đoàn có ký duyệt, muốn sửa phải lùi bước duyệt và ghi lý do. Phiếu đã hoàn tất không xóa được, chỉ điều chỉnh bằng phiếu khác. Chi tiết ở trang phần mềm kế toán cho công ty du lịch.

Hỏi đáp

Quy trình duyệt chi gồm những bước nào? Ba bước, ứng với ba vai (ở công ty nhỏ, ít nhất người đề nghị và người chi là hai người khác nhau): người đề nghị lập đề nghị thanh toán gắn với đoàn và chứng từ gốc; người duyệt kiểm theo loại khoản và hạn mức; kế toán chi tiền và ghi sổ.

Ai nên duyệt chi ở công ty lữ hành? Tùy loại khoản và hạn mức. Khoản trong dự toán đã duyệt, đúng lịch trả có thể để kế toán trưởng duyệt; khoản vượt dự toán, cọc lớn và khoản trên hạn mức để giám đốc duyệt; hoàn tiền khách cần trưởng phòng kinh doanh kiểm phí hủy trước.

Giám đốc đi công tác thì duyệt chi thế nào? Duyệt từ xa trên điện thoại nếu phần mềm cho phép, hoặc giao người ký thay bằng văn bản ghi rõ loại khoản, hạn mức và thời gian. Khi về, giám đốc xem lại các khoản đã ký thay.

Hạn mức duyệt chi bao nhiêu là hợp lý? Không có mức chung. Công ty nên đặt theo quy mô và số khoản chi mỗi ngày, ghi thành văn bản và xem lại mỗi năm. Hạn mức tính theo khoản, không chia nhỏ khoản để lọt dưới hạn mức.

Khoản chi từ 5 triệu đồng có phải chuyển khoản không? Để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, khoản mua hàng hóa, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hãy hỏi bộ phận thuế về trường hợp cụ thể.