VietrantourMục lục
Vietrantour làm nghề lữ hành từ năm 2002, đủ cả tour nội địa, outbound, inbound và MICE. Khi số đoàn, số chi nhánh và đại lý cùng tăng, công ty chọn đưa toàn bộ vòng đời một đoàn tour, từ báo giá đến quyết toán, về một hệ thống chung cùng TourWell.
Vietrantour là ai
Công ty Cổ phần Vietrantour thành lập năm 2002, trụ sở tại 33 Tràng Thi, Hà Nội. Sau hơn 23 năm, công ty có thêm chi nhánh Tuyên Quang cùng mạng lưới đại lý ủy quyền, và được khách hàng quen gọi bằng câu khẩu hiệu "Sự lựa chọn tin cậy".
Danh mục sản phẩm của Vietrantour trải rộng:
- Tour nội địa theo vùng miền, tour nghỉ dưỡng biển, văn hóa, sinh thái, mùa hoa.
- Tour quốc tế đi châu Á, châu Âu, châu Mỹ, châu Úc, châu Phi, gồm cả tour ghép lẻ và tour đoàn riêng.
- Golf, free & easy, combo cho khách tự do.
- MICE, du lịch khen thưởng và tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp.
- Dịch vụ lẻ: visa, vé máy bay, khách sạn, thuê xe từ 7 đến 45 chỗ.
Năm 2019, Vietrantour phục vụ 355.863 lượt khách, mức cao nhất của công ty tính đến thời điểm đó. Công ty nhiều lần được Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch vinh danh trong Top 10 doanh nghiệp lữ hành tốt nhất Việt Nam, là đối tác vàng của Tổng cục Du lịch Hàn Quốc (KTO) và Cơ quan Xúc tiến Du lịch Nhật Bản (JNTO), giành giải Nhất cuộc thi thiết kế sản phẩm du lịch Hàn Quốc "Korea Re:Discover" 2026 và ký hợp tác với Tổng cục Du lịch Thái Lan giai đoạn 2026–2029.
Khi công ty lớn lên, việc điều hành cũng nặng lên
Một công ty chạy song song cả nội địa, outbound và inbound thì mỗi ngày có rất nhiều đoàn ở các giai đoạn khác nhau: đoàn đang báo giá, đoàn chờ cọc, đoàn đang đặt dịch vụ, đoàn đang đi và đoàn chờ quyết toán. Với Vietrantour, khối lượng đó còn trải ra ở văn phòng Hà Nội, chi nhánh tỉnh và các đại lý.
Khi thông tin nằm rải rác ở nhiều bảng tính và nhiều nhóm chat, những việc quen thuộc trở nên tốn công:
- Sales phải hỏi điều hành để biết đoàn còn chỗ hay giá dịch vụ đã đổi chưa.
- Điều hành theo dõi booking khách sạn, xe, nhà hàng, vé máy bay bằng tay cho từng đoàn.
- Kế toán đợi đủ chứng từ mới tính được công nợ nhà cung cấp và lãi lỗ của đoàn.
- Ban giám đốc muốn nắm tình hình chung thì phải chờ các phòng tổng hợp lại.
Sau giai đoạn Covid, Vietrantour tuyển lại nhân sự và tăng tốc rất nhanh khi thị trường mở cửa. Lúc đó, một quy trình làm việc thống nhất để nhân viên mới bắt nhịp ngay càng trở nên cần thiết.
Một hệ thống cho cả vòng đời một đoàn tour
TourWell đưa các phòng ban của Vietrantour về làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu, theo đúng trình tự của một đoàn tour:
- Bán hàng: lưu hồ sơ khách lẻ và khách doanh nghiệp, theo dõi báo giá, lịch hẹn và lịch chăm sóc của từng sales.
- Điều hành: chiết tính giá tour, đặt dịch vụ với nhà cung cấp, quản lý lịch khởi hành, phân công hướng dẫn viên và xe.
- Kế toán: thu chi theo từng đoàn, công nợ khách hàng và nhà cung cấp, quyết toán đoàn.
- Quản lý: phân quyền theo chi nhánh và đại lý, báo cáo tổng hợp doanh số, lượt khách, lãi lỗ cho ban giám đốc.
Mỗi đoàn có một hồ sơ duy nhất. Sales tạo đơn, điều hành nhận việc và đặt dịch vụ, kế toán ghi nhận thu chi, tất cả trên cùng hồ sơ đó.
Những thay đổi trong cách làm việc
- Cùng xem một dữ liệu. Sales, điều hành và kế toán nhìn chung một hồ sơ đoàn, bớt hỏi qua lại và bớt nhập trùng.
- Biết lãi lỗ từng đoàn sớm hơn. Chi phí dịch vụ được ghi ngay khi đặt, nên khi đoàn kết thúc là có thể xem đoàn lãi hay lỗ.
- Chi nhánh, đại lý làm chung một quy trình. Văn phòng tỉnh và đại lý thao tác theo phân quyền riêng, trụ sở vẫn nắm được toàn bộ.
- Nhân viên mới bắt nhịp nhanh. Quy trình đã có sẵn trên hệ thống, người mới làm theo các bước thay vì học lại từ từng người.
- Ban giám đốc nắm tình hình mà không phải chờ. Báo cáo doanh số, lượt khách và công nợ có sẵn mỗi khi cần.
Giữ chữ "tin cậy" bằng cách làm việc chặt chẽ
Hơn 23 năm, Vietrantour xây được niềm tin của khách nhờ sự chỉn chu trong từng hành trình. Để giữ được điều đó khi số đoàn và số điểm bán ngày càng nhiều, việc điều hành phía sau cũng cần chặt chẽ như vậy. TourWell hân hạnh đồng hành cùng Vietrantour trên chặng đường ấy.
Công ty của anh chị cũng đang điều hành nhiều mảng tour, nhiều chi nhánh? Đặt lịch demo để xem TourWell vận hành trên chính quy trình của công ty mình.
