Puolo Trip chuyển mình đổi mới, sáng tạo và năng động khi sắp bước sang tuổi thứ 20
- Puolo Trip
- Website: https://puolotrip.com/
- Thị trường: Nội địa
- Sản phẩm đặc thù: Tour ghép lẻ, Tour Đoàn riêng, Booking vé tàu, Hotel, Combo
Puolo Trip được biết đến như là công ty chuyên về các tour biển đảo đi Phú Quốc, Hòn Sơn, Cha Diệp, Nam Du....
Sau gần 20 năm hình thành và phát triển Puolotrip đã mở rộng sản phẩm ra hầu hết các tour tour trong nước như: tour du lịch Đà Nẵng, tour du lịch Miền Tây, tour du lịch Nha Trang, tour du lịch Quảng Bình, và các tour đi nước ngoài đến Thái Lan, Malaysia, Hàn Quốc, Singapore....
Hướng tới tệp khách hàng ở khu vực phía Nam và miền Tây với dòng sản phẩm tiết kiệm. Để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, Puolo Trip tập trung vào giá trị kinh nghiệm và năng lực tổ chức sáng tạo với mong muốn khách hàng có được những trải nghiệm tốt nhất so với giá triền bỏ ra.
Đội ngũ Puolo Trip tại chi nhánh Cần Thơ
1.Thực trạng Puolo Trip trước khi triển khai phần mềm TourWell
Từ lâu anh Phan Văn Chuẩn, CEO của doanh nghiệp đã tìm kiểm một giải pháp quản trị để tạo đà tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình, nhưng vẫn chưa tìm được giải pháp như ý.
Sử dụng phần mềm không chuyên cho ngành du lịch, nhiều bất tiện!
Phần mềm CRM không chuyên cho ngành du lịch nên khó quản lý các sản phẩm đặc thù như tour, khách sạn, combo, vé lẻ...
Phần mềm CRM hiện tại chỉ đáp ứng được khâu chăm sóc và bán hàng. Khi chốt sale, nhân viên vẫn phải copy đơn hàng ra một google sheet để quản lý các tour ghép lẻ và bàn giao cho bộ phận điều hành.
Điều hành tour thủ công trên excel
Bộ phận điều hành tour thủ công trên excel và google drive khiến nhân viên điều hành mất nhiều thời gian để xử lý đặt dịch vụ, thanh toán, quản lý công nợ... và dễ dẫn đến sai sót (thiếu dịch vụ, đặt sai dịch vụ...) làm ảnh hưởng tới chất lượng chung của tour.
Minh hoạ việc quản lý tour và booking trên google drive dễ gây sai sót, mất thông tin
Bị mất hoặc sai lệch số liệu khi làm việc nhóm trên google drive
Đặc thù là tour ghép lẻ, google drive không quản lý hiệu quả và chính xác tình trạng chỗ. Ví dụ nhân viên sale nhập thiếu booking, khách hàng giữ mà không thanh toán không được xoá đi kịp thời... gây khó khăn để lấp đầy chỗ các tour ghép lẻ. Ngược lại là vấn đề bị bán quá số chỗ (overbooking) khiến điều hành bị động trong việc lấy thêm dịch vụ cho tour, nhất là vào dịp cao điểm
Mất thời gian cho việc phê duyệt thanh toán
Việc phê duyệt đề nghị thanh toán mất nhiều thời gian vì kế toán phải tra cứu thủ công các chứng từ tản mát trên email, nhóm chat zalo.... Không nắm được ngay đây là khoản chi cho tour nào, khách đã thanh toán đủ hay chưa, đơn giá có đúng không hay nhà cung cấp này còn hạn mức công nợ hay không. Nhân viên điều hành cũng mất thời gian cho việc bổ sung chứng từ, giải trình
Không theo dõi được doanh thu, lợi nhuận kịp thời
Mỗi dịp cuối tháng cần chốt KPI để tính hoa hồng cho nhân viên, Kế toán và quản lý mất rất nhiều thời gian để tổng hợp và đối soát số liệu. Nhân viên không được trả hoa hồng kịp thời ảnh hưởng tới tâm lý và động lực làm việc.
2.Thách thức của Puolo Trip
Đổi mới trong thời đại 4.0
Để có thể cạnh tranh, giữ chân khách hàng với các công ty trẻ và năng động hơn; Puolo Trip cần một hệ thống vận hành hiệu quả, nhịp nhàng để cộng hưởng sức mạnh của ca 3 chi nhánh và vài chục nhân sự.
Hệ thống này cần được đồng bộ tất cả các khâu, giúp gia tăng hiệu suất của nhân viên, từ đó gia tăng năng suất của toàn hệ thống và đảm bảo chất lượng dịch vụ luôn ổn định.
Chuyển đổi từ phần mềm khác sang TourWell.
Việc chuyển đổi sang một phần mềm khác sẽ khiến nhân sự gặp khá nhiều khó khăn. Chưa kể phải nhập lại dữ liệu sang hệ thống mới. Một đội ngũ có kinh nghiệm về chuyển đổi có thể tư vấn và hỗ trợ kịp thời sẽ giúp tháo gỡ các nút thắt. Giúp nhân viên không bị 'nản' từ đó từng bước đẩy toàn bộ quy trình lên hệ thống
Vận hành nhiều chi nhánh cùng 1 lúc
Với 3 chi nhánh tại Hồ Chí Minh, Cần Thơ và An Giang với rất nhiều sản phẩm tour ghép lẻ được đẩy bán chung, Puolo Trip cần một hệ thống quản lý tình trạng chỗ tin cậy, chính xác và tiện để tra cứu tình trạng chỗ đang giữ, còn lại...giúp hợp tác hiệu quả, tối đa tỷ lệ lấp đầy tour.
Do mô hình tinh gọn, không có đội ngũ kế toán hùng hậu, kế toán trưởng tại trụ sở chính muốn quản lý được chặt chẽ tình trạng thu chi và sổ quỹ hàng ngày để đảm bảo không bị thất thoát, sai sót.
3.Giải pháp của TourWell
Quản lý marketing
Tất cả yêu cầu tư vấn (contact khách hàng) đều được đổ về một kho chung để phân phối hiệu quả, kịp thời cho nhân viên sale
Đồng bộ khâu bán hàng
Nhân viên sale có thể tạo đơn hàng, check tình trạng chỗ, gửi xác nhận cho khách một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Quản lý hiệu quả thu chi, thanh toán
Khâu thanh toán hỗ trợ đa dạng các hình thức như đặt cọc trước, hướng dẫn viên thu trong tour, nhà cung cấp thu hộ.... đồng thời đồng bộ với khâu đối soát và công nợ giúp quản lý chính xác được khâu tài chính kế toán
Kho nhà cung cấp
Được cập nhật đầy đủ với các báo giá hợp đồng, đầu mối liên hệ... giúp nhân viên sale và điều hành hợp tác hiệu quả, chủ động lên báo giá cho khách khi có yêu cầu mới
Đồng bộ điều hành & kế toán
Khi điều hành quyết toán tour, báo cáo sẽ được tự động đồng bộ sang khâu phê duyệt của kế toán để kiểm tra và chốt lợi nhuận tính hoa hồng cho sale
Báo cáo đa chiều
Báo cáo đầy đủ, đa chiều về hiệu quả marketing, hiệu quả nhân viên sale, hiệu quả lợi nhuận tour... từ đó giúp SẾP luôn nắm được chính xác tình hình sức khoẻ doanh nghiệp
4.Các kết quả đạt được
- Bắt đầu vận hành hệ thống từ tháng 2/2033, Puolo Trip đã trải qua một mùa hè rất thành công với các chỉ số kinh doanh ấn tượng và vững vàng mặc du một năm kinh tế rất khó khăn.
- Nhân viên làm việc hiệu quả và dễ dàng hơn nhờ giảm thiểu các tác vụ thủ công và luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ. Không còn tình trạng sai sót khi bàn giao thông tin qua lại giữa các bộ phận, phòng ban.
- Thưởng và hoa hồng được trả kịp thời giúp nhân viên hài lòng và thêm gắn bó với doanh nghiệp.
- Hoạt động kinh doanh hiệu quả, doanh nghiệp có thêm lợi nhuận để đầu tư thêm cho các hoạt động phúc lợi của nhân viên
Các thành viên Puolo Trip trong chuyến đi du lịch Malaysia tháng 10.2023
Puolo Trip trải qua một mùa hè đông khách và có thêm nhiều khách là hàng doanh nghiệp lớn
